Arbeitsmittel absetzen: Steuerliche Behandlung und Besonderheiten der Abschreibung

Um die verschiedensten beruflichen Tätigkeiten auszuführen, sind Arbeitsmittel erforderlich. Sie werden gebraucht, um Daten einzugeben, Notizen anzulegen und Aufgaben zu erfüllen. Alle Mittel, die zur Ausübung des Berufs bzw. geschäftlich benötigt werden, können bei der Steuererklärung angegeben werden. Sie mindern das zu versteuernde Einkommen, wodurch wiederum die Steuerlast sinkt. Erfahren Sie in diesem Ratgeber, wie Sie Arbeitsmittel absetzen können und welchen Besonderheiten dabei Arbeitnehmer und Selbständige unterliegen. Vor allem elektronische Arbeitsmittel und Möbel werden nach dem Prinzip der Abschreibung behandelt.

Voraussetzungen von Arbeitsmitteln

Damit auch das Finanzamt Gegenstände und Werkzeuge als Arbeitsmittel ansieht, müssen diese einige Voraussetzungen erfüllen. Dabei gilt: Grundsätzlich kann jeder Gegenstand ein Arbeitsmittel sein. Wichtig ist jedoch, dass es für das Finanzamt schlüssig ist, dass dieser Gegenstand für den eigenen Beruf gebraucht wird.

Ein Hausmeister kann einen Akkuschrauber als Arbeitsmittel absetzen, eine Schreibkraft, deren Tätigkeit sich auf Computerarbeit beschränkt, wird das nicht können. Hier kann gegenüber dem Finanzamt nicht plausibel erklärt werden, dass das Werkzeug vorwiegend der beruflichen Nutzung unterliegt. Arbeitsmittel können sowohl materielle als auch immaterielle Wirtschaftsgüter sein.

Materielle Wirtschaftsgüter	Immaterielle Wirtschaftsgüter
PC Drucker Schreibtisch Aktentaschen Werkzeug Literatur Berufskleidung	Handyvertrag Software Telefonanschluss Domains Patente

Berufsbekleidung ist immer wieder ein Streitfall, wenn Sie diese als Arbeitsmittel absetzen möchten. Während dies bei einiger Arbeitskleidung wie Arbeitssicherheitsschuhen und Arztkittel klar ist, geraten Steuerzahler bei Anzügen und Kostüm an die Grenzen. Auch wenn in einer Firma der Dresscode das Tragen eines Anzugs voraussetzt, können Sie diesen nicht als Arbeitsmittel absetzen. Bei Anzügen, aber auch bei Sakkos und Blusen geht das Finanzamt auch von einer starken privaten Nutzung aus. Hier ist es nicht möglich, die geschäftliche Nutzung zu beziffern, sodass eine Anerkennung als Arbeitsmittel nicht erfolgt.

Wie können Arbeitnehmer Arbeitsmittel von der Steuer absetzen?

Nicht nur Freiberufler und Selbständige, sondern auch Arbeitnehmer können Ihre Arbeitsmittel von der Steuer absetzen. In diesem Fall ist jedoch nicht von Betriebskosten, sondern von Werbungskosten die Rede. Auch hier gilt wieder: Die einzelnen Utensilien dürfen nicht vorwiegend privat in Anspruch genommen werden. Möchten Sie die Anschaffung und Nutzungskosten in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen, muss der Nutzungsanteil bei wenigstens 90 Prozent liegen. Nutzen Sie einen Schreibtisch 70 Prozent beruflich und 30 Prozent privat, ist dieser zwar ebenso steuerlich absetzbar, doch es ist dann von einer gemischten Aufwendung die Rede. Können Sie den Anteil der beruflichen Nutzung nicht genau beziffern, legt der Fiskus die 50-50-Regelung zu Grunde. Sie können also 50 Prozent der Kosten als Arbeitsmittel absetzen.

Tipp für Sie!

Werbungskosten sind übrigens auch Fahrkosten, die entstanden sind, um Arbeitsmittel zu kaufen. Auch diese können Sie bei der Steuererklärung angeben, um die Steuerlast zu mindern.

Wenn die Belege fehlen – so können Sie Ihre Arbeitsmittel absetzen

Im Alltag passiert es schnell, dass ein Beleg abhandenkommt. Für diesen Fall gibt es eine Sonderregelung. Arbeitnehmer können dann, wie Steuerberater gern erklären, auch ohne Nachweis Ihre Arbeitsmittel absetzen. Allerdings beträgt hier die maximal zulässige Summe nur 110 Euro.

Diese kann in der Anlage N angegeben werden. Bis zu dieser Höchstsumme müssen Sie keine Quittungen vorlegen. Meistens geben aber auch Arbeitnehmer deutlich mehr Geld für Arbeitsmittel aus, sodass es sich lohnt alle Quittungen und Rechnungen aufzuheben.

Sie können nicht nur die Anschaffung, sondern auch die durch die Nutzung entstehenden Kosten absetzen. Hierzu gehören eventuelle Reparaturen, Reinigungen, Energieverbrauch, Druckerpatronen, Toner und Papier. Bei immateriellen Wirtschaftsgütern wie Telefonanschlüssen sind auch die einzelnen Gespräche als Aufwendungen absetzbar.

Wie setzen Selbständige und Freiberufler Arbeitsmittel ab

Natürlich können auch Selbständige, Unternehmer und Freiberufler Arbeitsmittel als Betriebsausgabe absetzen. Auch hier ist wieder die geschäftliche Nutzung entscheidend. Unternehmen, die als Betriebsausgabe Arbeitsmittel absetzen dürfen, können diese steuerlich an verschiedenen Stellen geltend machen:

1. Sowohl Anschaffungskosten als auch Nutzungsgebühren enthalten in der Regel die Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können diesen Betrag in der Vorsteueranmeldung sowie der Umsatzsteuererklärung berücksichtigen und abziehen. Er mindert also die Umsatzsteuerlast.
2. Alle Kosten, die mit den Arbeitsmitteln in Verbindung stehen, sind Betriebskosten und werden vom Umsatz abgezogen. Sie mindern also den Gewinn und damit auch die zu zahlende Steuerlast.

Ob ein Unternehmen tatsächlich in einem Jahr alle Arbeitsmittel als Betriebsausgabe absetzen kann, hängt unter anderem davon ab, wie teuer die Gegenstände waren und ob es sich dabei um GWG oder Anlagevermögen handelt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter	Anlagevermögen
Von einem geringwertigen Wirtschaftsgut ist immer die Rede, wenn der Anschaffungspreis nicht höher als 410 Euro netto ist. Darüber hinaus muss es selbständig nutzbar und beweglich sein.	Dem Anlagevermögen werden Gegenstände zugeschrieben, die teurer sind als 410 Euro. Sie müssen diese über mehrere Jahre als Arbeitsmittel abschreiben. In der Regel erfolgt die Abschreibung immer linear. Das heißt: Die jährliche Summe, die Sie steuerlich geltend machen, ist gleich.

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut können Sie immer komplett in einem Jahr steuerlich als Arbeitsmittel absetzen. Das Anlagevermögen müssen Sie auf mehrere Jahre aufteilen. Um die Abschreibung zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber die Afa Tabelle entwickelt. Durch sie werden die voraussichtliche Nutzungsdauer und damit auch die Abschreibungsdauer vorgegeben. Für Büromöbel sieht die Tabelle einen Abschreibungssatz von 7,7 Prozent jährlich und damit eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor. Bei einem Fotokopierer geht der Fiskus nur von einer durchschnittlichen Nutzungsdauer von 5 Jahren aus. Damit erhöht sich der Abschreibungssatz auf jährlich 20 Prozent.

Natürlich kann es passieren, dass ein Gerät vor Ablauf dieser Zeit defekt ist. In diesem Fall kommt es zu einer außerplanmäßigen Abschreibung und der Restwert wird geltend gemacht. Um kleine Unternehmen zu fördern, erlaubt der Fiskus außerdem eine Sonderabschreibung. Diese beträgt maximal 20 Prozent und muss in den ersten fünf Jahren nach der Anschaffung vorgenommen werden. In diesem Fall profitieren Sie nochmals von einer zusätzlichen Entlastung.

Arbeitsmittel senken Steuerlast

Durch den Kauf und die Nutzung von Arbeitsmitteln sinkt die Steuerlast, sobald das Finanzamt sie als solche anerkannt. Während Unternehmen die Arbeitsmittel als Betriebsausgabe absetzen, nutzen Arbeitnehmer die Regelungen, die es für die Werbungskosten gibt. Die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit sind vom Fiskus definiert wurden. Demnach kann nur dann von Arbeitsmitteln die Rede sein, wenn diese auch tatsächlich für die berufliche Tätigkeit erforderlich sind. Größe Anschaffungen können dabei nicht mit einem Mal, sondern in Form der Abschreibung berücksichtigt werden.

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