Betriebskosten absetzen: Wohnnebenkosten helfen beim Steuern sparen

Wer zur Miete wohnt, kennt die Situation: Neben der normalen Kaltmiete müssen sogenannte Betriebskosten gezahlt werden. Diese fallen nicht nur für Privatpersonen an, die Wohnraum mieten, sondern auch für Unternehmen. Die Betriebskosten definieren die sogenannten Nebenkosten,  mit denen auch jeder Immobilienbesitzer zu kämpfen hat. Dazu gehören Aufwendungen für Sanierungen, Reinigungskräfte, Hausmeister, Wasser, Abwasser und Versicherungen. Einen Teil dieser Nebenkosten kann der Vermieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Manchmal vereinbaren Mieter und Vermieter auch eine Nebenkostenpauschale und verzichten dann auf eine exakte Abrechnung der Nebenkosten. In der Summe ergibt sich aus den vielen einzelnen Posten schnell eine „zweite kleine Miete“. Was im ersten Moment ärgerlich ist und das eigene Portemonnaie unnötig belastet, kann beim genauen Hinsehen dabei helfen, Steuern zu sparen, denn Sie können die Betriebskosten absetzen.

Doch wie lassen sich Betriebskosten von der Steuer absetzen? Gibt es hier Höchstgrenzen und welche Ausgaben werden genau bei diesen Aufwendungen berücksichtigt? Wir haben die wichtigsten Fakten zusammengefasst und zeigen die Unterschiede, die zwischen Wohnung und Büro sowie der Nutzungsart anfallen.

Was genau sind Betriebskosten?

Egal ob zuhause oder in einer Firma: Mit der Nutzung von Immobilien fallen Betriebskosten an. Hierbei handelt es sich um Verbrauchskosten. Für einen Mieter werden sie als Nebenkosten gebündelt, der Hausbesitzer muss sie stattdessen einzeln bezahlen. Typische Betriebskosten, die steuerlich absetzbar sind, sind:

• Aufwendungen für haushaltsnahe Angestellte wie Hausmeister, Reinigungskraft, Gärtner
• Handwerkerkosten, die durch Renovierung, Erhaltungsmaßnahmen und Modernisierung entstanden sind
• Wärmeableser
• Winterdienst
• Schornsteinfegerkosten
• Kosten, die durch Wartungen entstanden sind
• Kosten, die infolge der Ungezieferbekämpfung berechnet werden
• Versicherungen und Grundsteuer
• Heizkosten
• Wasser, Abwasser
• Stromkosten

In den klassischen Nebenkosten einer Wohnung sind die Abgaben an den Energieversorger für den Wohnraum an sich oft nicht enthalten. Allerdings können die Vermieter Energiekosten auf den Mieter umlagern, nämlich die, die durch Lampen und Stromverbrauch im Flur sowie Gemeinschaftsräumen entstanden sind.

So viel können Sie maximal als Betriebskosten absetzen

Möchten Sie als Arbeitnehmer Betriebskosten von der Steuer absetzen und damit Ihre Steuerlast minimieren, ist das über die Einkommenssteuererklärung möglich. Zwar können Sie prinzipiell die Kosten absetzen, aber nicht in voller Höhe. Zulässig sind maximal 20 Prozent der in Rechnung gestellten Betriebskosten. Da es hier große Abweichungen gibt, hat der Fiskus zudem eine Maximalsumme von 1200 Euro festgelegt. Jährlich kann ein Arbeitnehmer, der zur Miete wohnt und die Wohnung privat nutzt, mit dieser Summe seine Steuerlast drücken.

Sie dürfen nur Ihre Betriebskosten von der Steuer absetzen, wenn darin genau aufgeschlüsselt ist, um welche Kosten es sich handelt und wie hoch diese im Einzelnen sind. Die meisten Vermieter beauftragen hiermit einen Dienstleister, der die Zähler in den Wohnungen abliest und anschließend für alle Mietparteien die Abrechnung erstellt.

Ihr Recht

Gerade bei privaten Vermietern ist es möglich, dass Sie als Mieter keine genaue Abrechnung über Ihre Betriebskosten erhalten. Damit Sie diese Kosten absetzen können, sollten Sie jedoch darauf bestehen. Es ist Ihr Recht, eine detaillierte Abrechnung zu erhalten. Nutzen Sie dieses auch!

Die Praxis zeigt: Mieter erreichen den jährlich zulässigen Höchstbetrag für die Betriebskosten oft nicht. Aus diesem Grund können hier weitere Ausgaben berücksichtigt werden. Dazu gehören Aufwendungen für Handwerker. Haben Sie in Ihrem Wohnzimmer von einem Handwerker neues Laminat verlegen lassen, können Sie den Arbeitslohn steuerlich geltend machen. Auch das wird dann zu den Betriebskosten gezählt und ist absetzbar. Sie müssen hierüber jedoch einen entsprechenden Nachweis gegenüber dem Finanzamt vorlegen. Demnach benötigen Sie eine korrekte Rechnung, aus der die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden hervorgeht.

Wann sind Betriebskosten Werbungskosten?

Unter gewissen Voraussetzungen können Sie Betriebskosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen. Dies ist der Fall, wenn Sie aufgrund Ihres Berufs einen zweiten Haushalt führen müssen. Sämtliche Kosten, die mit der doppelten Haushaltsführung in Verbindung stehen, sind Belastungen, die der Fiskus anerkennt und die Ihre Steuerlast mindern. Sie reduzieren also das Einkommen, das Sie versteuern müssen. Dabei werden die Betriebskosten hier mit den Aufwendungen für Arbeitsmittel zusammengefasst.

Vorgehensweise bei Unternehmen: So wird die Betriebsausgabe Betriebskosten behandelt

Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen im eigenen Immobilieneigentum befindet oder die Geschäftsräume mietet, kann es die Betriebskosten absetzen. In diesem Fall handelt es sich um klassische Betriebsausgaben. Wie Steuerberater wissen, können Unternehmen auf verschiedenen Wegen Betriebskosten als Betriebsausgabe absetzen.

Alle entstehenden Nebenkosten, die typische Betriebskosten sind, werden vom erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Sie mindern also den Gewinn, den das Unternehmen versteuern muss. Bei Nebenkosten von Geschäftsräumen und Ladenlokalen können Sie 100 Prozent der Betriebskosten als Betriebsausgabe absetzen. Handelt es sich um ein häusliches Arbeitszimmer, muss dagegen genau geschaut werden, wie intensiv die geschäftliche Nutzung ist. Ist Mehrwertsteuer beispielweise in den Handwerkerarbeiten oder den Reinigungs-Dienstleistungen enthalten, kann diese als Vorsteuer geltend gemacht werden. Sie wird also von der Umsatzsteuer, die das Unternehmen zahlen muss, abgezogen. Dadurch mindert sich die hier entstehende Steuerlast. Durch den geringeren Gewinn müssen Sie als Selbständiger zudem weniger Gewerbesteuer und Einkommenssteuer zahlen.

Betriebskosten abschreiben: Vorgehensweise und Begriffsbesonderheiten

Oft ist in Unternehmen die Rede davon, dass Betriebskosten abgeschrieben werden. Die Aussage liegt vor allem der Verwendung von Synonymen zu Grunde, denn in einem Unternehmen werden Betriebsausgaben, die beispielsweise für Büromaterial, Werkzeug oder Einrichtung anfallen, oft mit den Betriebskosten gleichgesetzt. Natürlich können Sie auch daraus resultierende Betriebskosten absetzen. Die Vorgehensweise ist hier aber anders. Eine Abschreibung kommt immer nur in Frage, wenn Sie einen Gegenstand geschäftlich nutzen. Wird er ausschließlich vom Unternehmen für geschäftliche Zwecke genutzt, ist eine Abschreibung zu 100 Prozent möglich. Ist die Nutzung zu 50 Prozent privat und zur anderen Hälfte gewerblicher Form, erfolgt die Abschreibung anteilig.

Betriebskosten, die abgeschrieben werden können, sind sowohl materielle als auch immaterielle Wirtschaftsgüter. Entscheidend sind hier meist die Anschaffungskosten. Anhand dieser wird festgelegt, ob es sich um ein GWG oder Anlagevermögen handelt. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden mit einer Summe im Jahr der Anschaffung abgeschrieben. Die Kosten für das Unternehmen dürfen hier aber 410 Euro netto nicht übersteigen. Ansonsten ist vom Anlagevermögen die Rede. Die Abschreibung erfolgt hier nach der in der Afa Tabelle vorhandenen Nutzungsdauer, die auch die Abschreibungsdauer festlegt.

Sichern Sie sich Steuereinsparungen

Auch wenn die Absetzbarkeit von Betriebskosten Einschränkungen durch den Fiskus unterliegt, sollten Sie diese Aufwendungen immer angeben. Sie können Ihre Steuerbelastung trotzdem erheblich mindern. Betriebskosten, die durch die Immobiliennutzung entstehen, können sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern abgesetzt werden. Wichtig ist, dass sich Arbeitnehmer an der jährlichen Höchstgrenze von 1200 Euro orientieren. Maximal 20 Prozent der Gesamtsumme dürfen private Steuerzahler als Betriebskosten absetzen.

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