Bewirtungskosten absetzen – Steuerersparnisse durch Geschäftsessen optimal nutzen

Viele Unternehmen bauen darauf, wichtige Gespräche und Verhandlungen mit Geschäftspartnern sowie Kunden bei einem ruhigen Geschäftsessen zu führen. Während eines Essens im Restaurant  ist die Stimmung häufig entspannter, was sich in der Unternehmenspraxis bewährt hat. Selbständige, aber auch Freiberufler können die daraus entstehenden Betriebskosten absetzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Geschäftsessen mit dem Steuerberater, einem Geschäftspartner oder  ein Meeting mit einem Kunden gehandelt hat. Durch die Restaurantbesuche entstehende Kosten sind Bewirtungskosten.

Doch was versteht das Finanzamt unter Bewirtungskosten und können auch die Spesen auf Reisen berücksichtigt werden? In diesem Ratgeber erhalten Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Definition von Bewirtungskosten

Damit Sie Bewirtungskosten absetzen können, müssen Sie natürlich wissen, welche Aufwendungen unter diesen großen Posten fallen. Grundsätzlich gehören nicht nur Restaurantbesuche dazu. Das Finanzamt sieht in erster Linie Kosten, die geschäftlich für die Verpflegung anfallen, als Bewirtungskosten an. Zur Verpflegung gehören dabei Mahlzeiten aller Art, also sowohl Mittagessen als auch Abendessen sowie sämtliche Speisen und Getränke. Ferner können Sie folgende Posten als Kosten für Bewirtung absetzen:

• Trinkgeld
• Gebühren für die Garderobe
• Unterhaltungskosten

Die Höhe der Verpflegungskosten richtet sich natürlich nach Art der Veranstaltung. Sie können nicht nur die Verpflegungskosten aus einer Besprechung, die beispielsweise als Mittagessen geplant war, als Bewirtungskosten von der Steuer absetzen, sondern auch Aufwendungen für Bewirtungen, die vom Unternehmen veranlasst wurden. Als letzteres sind Weihnachtsfeiern mit den Mitarbeiter, aber auch Jubiläen und gemeinsame Restaurantbesuche steuerlich absetzbar.

Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein kostenfreies Mittagessen in der Kantine, wird auch dies dem Verpflegungsaufwand zugesprochen. Unternehmen dürfen das als Kosten für Bewirtung absetzen.

Vom Finanzamt gestellte Voraussetzungen

Auch wenn es so scheint als ob das Finanzamt bei diesem Punkt die Spendierhosen anhätte, müssen genaue Voraussetzungen erfüllt werden, damit Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen können. Entscheidend ist hier unter anderem die Restaurant Rechnung. Folgende formale Grundvoraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Sie müssen den Anlass des Geschäftstermins notieren.
• Es muss eine gültige Rechnung vorliegen. Hier wird ausschließlich die maschinelle Gaststättenquittung akzeptiert. Alle Getränke und Speisen müssen einzeln aufgeführt sein.
• Die Teilnehmer müssen namentlich festgehalten werden.
• Auf der Rechnung für Essen muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Restaurants genannt sein.
• Die Quittung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen.
• Sie als Unternehmer müssen die Rechnung unterschreiben.
• Beträgt der Rechnungsbetrag mehr als 150 Euro, muss der Gastwirt namentlich vermerkt werden.

Der Rechnungsbetrag muss sowohl die Netto- und die Bruttosumme als auch die enthaltene Umsatzsteuer einzeln aufschlüsseln.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Betriebe jeder Branche die Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen. Die Betriebsausgabe Bewirtungskosten wird stets sofort abgesetzt. Auch bei einem großen Geschäftsessen mit hoher Rechnungssumme dürfen Sie einmalig die Bewirtungskosten abschreiben. Die Afa-Tabelle spielt keine Rolle.

Behandlung von Trinkgeld

In Deutschland ist es üblich, dass Servicekräfte im Restaurant ein Trinkgeld erhalten. Grundsätzlich gehören, wie oben erwähnt, auch Trinkgelder zu den Bewirtungskosten. Allerdings sind sie nicht in voller Höhe, sondern zu maximal 70 Prozent absetzbar. Doch das Finanzamt möchte auch hier einen Nachweis. Natürlich kann ein Trinkgeld keiner maschinellen Quittung entnommen werden. Aus diesem Grund muss es handschriftlich ergänzt werden, wenn Sie dieses als Bewirtschaftungskosten absetzen möchten.

Möchten Sie ein Geschäftsessen, das am Wochenende oder einem Feiertag stattgefunden hat, als Bewirtungskosten absetzen, wird das Finanzamt diese Rechnungen oft nicht anerkennen. Natürlich schaut die Behörde bei Bewirtungsrechnungen genauestens hin und prüft individuell, ob ein Betrieb die Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen darf. Ein Kriterium, das auf einen Anlass schließen lässt, der privat ist, ist das Datum, an dem das Essen stattfand. Hier werden vor allem Feiertage und Wochenenden besonders kritisch betrachtet und oft nicht anerkannt.

Kosten werden nicht zu 100 Prozent anerkannt

Grundsätzlich  können Sie zwar Bewirtungskosten absetzen, aber nicht in vollem Umfang. Der Gesetzgeber legt fest, dass Sie maximal 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe abziehen können. Auf den restlichen 30 Prozent bleiben Sie dagegen sitzen. Sie werden als private Ausgabe vom Finanzamt betrachtet. Ist Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, können Sie die in der Rechnung enthaltene Mehrwertsteuer aber in vollem Umfang absetzen. Sie wird als Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen, die Sie zahlen müssen.

Bislang gibt es in Deutschland keine maximale Summe, die als Bewirtungskosten angesehen werden. Allerdings prüfen die Finanzbehörden anhand verschiedener Kriterien, ob die Summe angemessen ist. Gerade außerordentlich hohe Restaurantrechnungen werden hier genauestens unter die Lupe genommen. Ob die angegebenen Bewirtungskosten zum Unternehmen passen, wird anhand folgender Kriterien ermittelt:

• Bewirtungsumfang
• Unternehmensgröße
• Unternehmensumsatz Gewinn

Oft versuchen die Finanzämter auch festzulegen, wie wichtig es für ein Unternehmen ist, sich auf diese Art und Weise gegenüber Geschäftspartnern zu präsentieren. Zudem gibt es Unterschiede zwischen den  möglichen Orten, an denen ein Geschäftstermin stattfindet. Während ein gut bürgerliches Restaurant in der Regel ohne Einschränkungen akzeptiert wird, wird ein Essen im Nobelrestaurant schon anders angesehen – vor allem wenn der Steuerzahler ein kleiner Handwerksbetrieb ist.

Können auch Arbeitnehmer Verpflegungsaufwendungen absetzen?

Nicht nur Unternehmer und Selbständige können Bewirtungskosten absetzen. Unter Umständen und strengen Auflagen ist das auch für Arbeitnehmer möglich. In diesem Fall ist meist von Werbungskosten die Rede. Werden Arbeitnehmer von Ihrem Chef auf Geschäftsreise geschickt, können Sie die Reisekosten absetzen. Dies ist über die Einkommenssteuererklärung möglich. Grundsätzlich betrifft das auch Bewirtungskosten auf Geschäftsreise.

Wichtig ist aber immer, dass der Bewirtung ein beruflicher Anlass zu Grunde liegt. Hier haben es Außendienstmitarbeiter natürlich leichter als Angestellte, die ausschließlich im Büro eines Unternehmens ihren Arbeitsalltag verbringen. Arbeitnehmer, die auf Montage tätig sind und keine Entschädigung vom Arbeitgeber erhalten, profitieren bei der Steuererklärung von pauschalen Nachlässen, die nach der jeweiligen Reisedauer angegeben werden.

Die Angabe lohnt sich

Erfüllen Sie die formalen Voraussetzungen, sollten Sie immer versuchen, Ihre Bewirtungskosten abzusetzen. Sicherlich schaut der Fiskus hier sehr genau hin und prüft die Angaben umfassend, doch werden die Aufwendungen anerkannt, mindern sie auch die Steuerbelastung für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler. Bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten werden vom Gesamtbetrag anerkannt. Die restlichen Aufwendungen stuft das Finanzamt als private Kosten ein. Werden die Kosten vom Finanzamt nicht anerkannt, können Sie Widerspruch gegen den Bescheid einlegen. Allerdings sollten Sie hier im Voraus prüfen, ob es bereits Gerichtsurteile gibt. In der Vergangenheit haben sich die Gerichte in Deutschland immer wieder mit Bewirtungskosten, die unter verschiedenen Rahmenbedingungen entstanden sind, auseinandergesetzt.

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