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Unternehmer lassen sich häufig Quittungen mit dem Stichwort „Bürobedarf“ ausstellen, um diese als Betriebsausgabe und somit gewinnmindernd geltend zu machen. Prinzipiell stellt der Bürobedarf auch eine Betriebsausgabe dar, er sollte jedoch im Sinne der eindeutigen und unmissverständlichen Rechnungslegung genauer bezeichnet werden. Gerade bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern könnte eine umgangssprachliche Bezeichnung wie „Bürobedarf “ auf einem Zahlungsbeleg zu einer Verwerfung des Vorsteuerabzugs führen. Der Grund dafür liegt im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG – Mindestbestandteil einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag über 100 EUR) sowie in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (§ 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Gesamtbetrag bis 100 EUR). In beiden Fällen ist es notwendig die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen aufzuführen. Da Bürobedarf weder eine Menge noch die Art der gelieferten Gegenstände bezeichnet, könnte diese Angabe zum Nichtabzug von Vorsteuer führen. Die Streichung des Vorsteuerabzugs hat jedoch nicht die Verwehrung der Betriebsausgabe an sich zur Folge.
Zum Bürobedarf zählen u. a.:
Ordner, Stifte, Papier, Kopiererpapier, Heftstreifen, Locher, Scheren, Schreibwaren und Büroartikel allgemein usw. Dabei können Auslegungsunterschiede bei einzelnen Produkten entstehen.
Die Buchhaltung kann beispielsweise eine Druckerpatrone für einen Tintenstrahldrucker als Reparatur und Instandsetzung von Betriebs- und Geschäftsausstattung und somit nicht als Bürobedarf einordnen. Dies hat jedoch keine Auswirkung auf den Abzug der Betriebsausgabe, sondern stellt eine Ausweisfrage dar. Eine derartige Zuordnung führt jedoch nicht zur Veränderung des Gewinns.
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