Computer absetzen – so wird die Steuerlast richtig vermindert

Wer eine eigene Firma hat und somit geschäftlich Einkäufe verrichtet, kennt das leidige Thema des Jahresabschlusses der Ein- und Ausgaben des Unternehmens. Der zu versteuernde Gewinn ist dann die Grundlage zur Berechnung der endgültigen Steuerlast. Diese Aufwendungen können jedoch geschickt verringert werden durch ein smartes Vorgehen bei der Abschreibung von Anschaffung für die eigene Firma. In der heutigen Zeit ist Arbeitsmittel Nummer Eins der Computer. Wenn man die anfallenden PC Kosten absetzen möchte, gibt es verschiedenste Kriterien zu beachten. Die wichtigsten Aspekte werden in diesem Artikel nachvollziehbar und so einfach wie möglich erklärt.

Steuerlich absetzbar – Was bedeutet das?

Die Begriffe „Werbungskosten“, „Abschreibung“ sowie „Betriebskosten“ sollten jedem Geschäftsmann ein Begriff sein. Den Zusammenhang betriebswirtschaftlich zu erkennen und für seinen Vorteil zu nutzen, kann jedoch verwirrend sein. Doch das Thema rund um „steuerlich absetzbar“ ist bei Weitem nicht so kompliziert wie es auf den ersten Blick wirkt. Um die Thematik Computer von der Steuer absetzen besser verstehen zu können, werden nun zunächst die wichtigsten Begriffe diesbezüglich geklärt.

• Betriebskosten: Betriebskosten sind im Paragraphen 1 Absatz 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu finden. Darunter zu verstehen, sind Ausgaben, die mit der Nutzung eines Grundstücks, den darauf befindlichen Gebäuden nebst Nebengebäuden sowie den Anlagen und Einrichtungen zustande kommen. Für die Nutzung muss ein Nachweis bezüglich Gültigkeit und Rechtskonformität in Form eines Grundbucheintrages des Besitzers oder einem gültigen Mietvertrag vorliegen. Es dürfen nur Kosten zur Instandhaltung, Entwässerung, Ungezieferbekämpfung und dergleichen zu den Betriebskosten gerechnet werden. Lohnabrechnung für Verwaltung oder Stromversorgungen sind nicht enthalten.
• Werbungskosten: Werbungskosten sind im Einkommenssteuergesetz Paragraph 9 festgehalten. Darunter zählen folgende Bestandteile:

Schuldzinsen und Renten, Mehraufwendung für eine etwaige doppelte Haushaltsführung, Aufwände für Kosten an einem Berufsverband, Kosten für Arbeitsmittel oder auch die sogenannte Aufwendung für Abnutzung (AfA) – also alles, was Sie als Kosten absetzen lassen. Dabei inbegriffen auch die Betriebsausgabe Computer.

• Abschreibung: Die Abschreibung ist der Betrag, der am Jahresende vom vorsteuerlichen Gewinn abgesetzt wird. Die Abschreibungsdauer wird mithilfe der AfA (= Abschreibung für Anlagevermögen) ermittelt. Ebenso die Höhe der jährlichen Abschreibung. Wenn Sie einen Computer abschreiben, gibt es prinzipiell zwei Verfahren: Zum einen die lineare und zum anderen die degressive Abschreibung. Auch innerhalb dieser Kategorien gibt es verschiedene Richtlinien unter welchen Kriterien sich der Computer absetzen lässt und wie dieses dann vonstattengeht. Mehr dazu können Sie weiter unten nachlesen.

Bei der Abschreibung ist zu beachten, dass nicht alles, was gekauft wird, auch vom Finanzamt als Werbungskosten akzeptiert wird. Vor allem bei der EDV Abschreibung ist die Nutzung zu beachten. Sie müssen nachweisen können, dass das Gerät nicht privat genutzt wird und sich somit der Computer als Betriebsausgabe absetzen lässt. Ist dies gewährleistet, so kann die sogenannte Nutzungsdauer – also die Zeit, in der der PC verwendet wird – aus der AfA Tabelle herausgelesen werden.

Diese basiert auf Erfahrungswerten und wird von der Bundesrepublik Deutschland erstellt. Nutzungsdauer und Abschreibungsdauer (das ist die Zeit, in der Sie das Gerät von dem Gewinn des Unternehmens subtrahieren können) sind im Regelfall gleich. Danach wird der Betrag berechnet, der jährlich abgezogen werden kann.

Dies geschieht mit folgender Formel:

Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten : Nutzungsdauer

Um nun den Computer von der Steuer absetzen zu können, sollten zunächst die Bedingungen beziehungsweise die Einordnung in die richtige Gruppe bezüglich Abschreibung geklärt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) oder Anlagevermögen? Was ist was?

Um den Computer als Betriebsausgabe absetzen zu können, ist der Unterschied zwischen GWG oder Anlagevermögen signifikant wichtig. Jeder gute Geschäftsmann/jede gute Geschäftsfrau sollte trotz Steuerberater die Einordnung für eine bessere betriebswirtschaftliche Übersicht beherrschen. Im Allgemeinen lässt sich zwar sagen, dass sich sowohl die geringwertigen Wirtschaftsgüter als auch das Anlagevermögen von der Steuer absetzen lassen, jedoch ist die Art der Abschreibung unterschiedlich.

Während Geringwertige Wirtschaftsgüter einen Wert in puncto Anschaffung/Herstellung von maximal 410 Euro netto haben, beginnt das Anlagevermögen bei 1000 Euro. Für den Bereich zwischen diesen beiden Beträgen gibt es eine Wahlmöglichkeit, die im weiteren Verlauf noch genauer erläutert werden soll. Beim Anlagevermögen ist eine Abschreibung über mehrere Jahre hinweg vorgeschrieben, während innerhalb der Geringwertigen Wirtschaftsgüter eine Wahl verschiedener Möglichkeiten besteht. Zu beachten ist, dass GWG zwar Teile des Anlagevermögens darstellen können, andersherum ist dies jedoch nicht möglich.

Wie man den Computer abschreiben kann unter Anwendung des richtigen Verfahrens wird nun genauer dargestellt:

• GWG bis maximal 150 Euro: Hierbei wird sofort der volle Kaufpreis oder die vollen Herstellungskosten abgezogen. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist nicht möglich. Eine gesonderte Auflistung im Anlagevermögen des Jahresabschlusses wird nicht durchgeführt.
• GWG 150 – 410 Euro: Eine Wahlmöglichkeit zwischen einem Sammelposten und dem sofortigen Abzug wird gewährt:

Sofort mit voller Höhe	Im Sammelpool
Die EDV Abschreibung wird sofort vom steuerlichen Gewinn abgezogen, dennoch erfolgt ein Eintrag im Anlagevermögen.	Es wird eine Art Liste mit allen Utensilien der Büroelektronik eines Jahres angelegt und am Jahresende als Anlagevermögen über fünf Jahre hinweg abgeschrieben. Der Sammelpool ist im Anhang des Jahresabschlusses zu als Anlagevermögen zu vermerken.

GWG 410 – 1000 Euro: Auch hier liegt die Wahl beim Gewerbetreibenden beziehungsweise dem Freiberufler.

Sammelpool	„normales“ Anlagevermögen
Es wird eine Art Liste mit allen Utensilien der Bürogeräte eines Jahres angelegt und am Jahresende als Anlagevermögen über fünf Jahre hinweg abgeschrieben. Der Sammelpool ist im Anhang des Jahresabschlusses zu als Anlagevermögen zu vermerken.	Jedes Kaufobjekt wird laut der AfA Tabelle mit dem Wert der Nutzungsdauer berechnet und so über mehrere Jahre hinweg ordnungsgemäß abgeschrieben.

Anlagevermögen über 1000 Euro: Alle gekauften Computer, die in Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten mehr als 1000 Euro betragen, werden wie oben (siehe Tabelle) beschrieben, mit der Nutzungsdauer abgeschrieben und dem daraus resultierenden Wert abgeschrieben.

Kann man nur Computer absetzen?

Nein – zu der EDV Abschreibungen gehören noch andere technische Geräte innerhalb des Büros. Allerdings keine Maschinen, die zur Produktion gedacht sind. Die nachstehende Übersicht soll die Möglichkeiten der Absetzbarkeit verdeutlichen:

• Laptop absetzen
• Monitor absetzen
• Internet
• Internetkosten
• Telefonkosten

Dabei ist allerdings zu beachten, dass Internet sowie Telefonkosten nicht zur „normalen“ Abschreibung gehören, sondern unter Umständen eine gesonderte Buchung darstellen, auf die an dieser Stelle jedoch nicht weiter eingegangen werden soll. Ein kompetenter Steuerberater kann diesbezüglich basierend auf den Eigenschaften Ihres Unternehmens nähere Informationen bezüglich der Buchführung und Kontenbuchungen geben.

Computer abschreiben – das wichtigste auf einen Blick

Wie bereits oben beschrieben, gibt es verschiedene Verfahren zur richtigen Abschreibung von EDV Geräten. Je nach Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten wird eine der Variante angewendet. Die AfA Tabelle gibt einen Richtwert für die Nutzungs- und damit auch der Abschreibungsdauer vor. Daraus wird dann im weiteren Verlaufe die Höhe berechnet, mit der Sie die PC Kosten besetzen können. Die richtige Buchung sowie der Jahresabschluss sollten von einem Fachmann erstellt werden. Prinzipiell ist es für die Abschreibung egal, ob es sich um einen Computer, einen Laptop oder ein Tablet handelt.

Bildnachweise: Geschäftsfrau am Computer: Antonioguillem - Fotolia.com, Fotographen mit Laptop: StockPhotoPro - Fotolia.com, Berechnungen: Fabio Balbi - Fotolia.com