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Der Drucker gehört zur Standardausstattung im Büro und ist so wichtig wie PC und Telekom. Wie andere Geräte und Büroausstattung ist der Drucker mit dem gesamten Verbrauchsmaterial eine Betriebsausgabe. Möchten Sie den Drucker von der Steuer absetzen, geht es zunächst darum, diesen als Betriebsausgabe zu kennzeichnen. Doch wie erfolgt die Drucker Abschreibung beim Kauf? Wie können die Verbrauchsmaterialien geltend gemacht werden und wie wird die Betriebsausgabe Drucker in der Buchhaltung angegeben? Grundlegend kann der Drucker nicht nur von Unternehmen abgesetzt werden. Eine Abschreibung ist auch für Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Erfahren Sie in diesem Ratgeber, wie Sie Ihren Drucker absetzen können, auf welche Besonderheiten Sie achten müssen und wie umfangreich die Abschreibungsdauer ausfällt?
Wer kann den Drucker absetzen?
Die Drucker Abschreibung in der Afa Tabelle ist nicht nur für Unternehmen möglich. Auch Angestellte und Arbeitnehmer können Ihren Drucker von der Steuer absetzen. Ihnen steht jedes Jahr die Möglichkeit zur Verfügung, anfallende Druckerkosten in der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen. Über die Einkommenssteuer können Sie allerdings nur unter einer Voraussetzung den Drucker abschreiben. Er darf nicht nur privat, sondern muss auch geschäftlich genutzt werden. Damit die Betriebskosten des Gerätes vom zuständigen Finanzamt auch wirklich als Arbeitsmittel anerkannt werden, sollte eine Bestätigung des Arbeitgebers vorliegen, dass das Gerät für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit verwendet wird. In diesem Fall können Sie anteilig den Drucker von der Steuer absetzen.
Unter diesen Voraussetzungen sind folgende Kosten vom Drucker steuerlich absetzbar:
- Kosten für Druckertinte
- Kosten für Toner
- Kosten für Druck-Software
- Kosten für Papier
Diese Druckkosten können als Werbungskosten angegeben werden.
| Wichtiger Hinweis |
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| Stellt der Arbeitgeber keine entsprechende Bescheinigung aus, ist es empfehlenswert, dass Sie die Zeit, die Sie beruflich vor PC und Drucker verbringen, über ein Zeitfenster von einem Vierteljahr notieren. Diese Aufzeichnungen können Sie dann als Beleg beim Finanzamt einreichen. |
Haben Sie keinen Nachweis über Ihre Nutzungszeit des Druckers, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie das Gerät zu gleichen Teilen privat und geschäftlich verwenden. Demnach würde eine Anerkennung der Kosten in diesem Fall nur zu maximal 50 Prozent erfolgen.
Welche Berufsgruppen nutzen den Drucker überwiegend beruflich?
Sobald der Drucker zu 90 Prozent für den Beruf genutzt wird, sind die Ausgaben für Arbeitnehmer zu 100 Prozent absetzbar. Es gibt einige Berufe, in denen diese Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehören Lehrer, oft auch Steuerberater und beispielsweise freiberufliche Versicherungsberater. Auch Studenten können Kosten vom Drucker absetzen. In diesem Fall müssen ähnliche Voraussetzungen erfüllt werden wie bei einem Arbeitnehmer. Nutzt ein Student den Drucker mehr als 50 Prozent für das Studium, sind diese Kosten anteilig als Werbungskosten absetzbar.
Auch Studenten müssen sich bei den Anschaffungskosten an der Grenze von 410 Euro orientieren.
Übersteigen Sie diese Grenze muss die Drucker Abschreibung über die Dauer von drei Jahren erfolgen. Absetzbar sind für Studenten außerdem:
- Druckerpatronen bzw. Toner
- Druckerpapier
- Fotopapier
- Auch Kopien können steuerlich berücksichtigt werden.
Drucker Abschreibung in Unternehmen
Für Unternehmen jeder Größe und Branche sind Drucker ein klassisches Arbeitsmittel und können ganz einfach als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Um unter diesen Umständen den Drucker von der Steuer absetzen zu können, müssen Belege vorhanden sein. Diese Belege sind beispielsweise Kassenbons und Quittungen, die den Kaufpreis festschreiben.
Auch der Kauf eines Druckers kann berücksichtigt werden. Damit Sie als Unternehmer in voller Höhe nach dem Kauf den Drucker als Betriebsausgabe absetzen können, gilt es auf den Anschaffungspreis zu achten. In der Steuererklärung können Kosten für den Drucker nur dann zu 100 Prozent direkt nach dem Kauf abgeschrieben werden, wenn die Kosten die Grenze von 410 Euro netto nicht übersteigen. Das heißt, der Kaufpreis darf bei 487,90 Euro liegen.
Normale Drucker, zu denen Nadel- und Tintenstrahldrucker, aber auch Laserdrucker und Multifunktionsgeräte gehören, übersteigen diese Grenze in der Regel nicht.
Ist ein Drucker doch teurer, muss die Drucker Abschreibung nach der Afa Tabelle vorgenommen werden. Die Afa Tabelle des zuständigen Bundesministeriums sieht für den Drucker aktuell eine durchschnittliche Nutzungsdauer von drei Jahren vor. Dies entspricht dann auch der Abschreibungsdauer.
| So berechnen Sie die jährliche Drucker Abschreibung |
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Hat Ihr neuer Drucker 500 Euro in der Anschaffung gekostet, gehen Sie wie folgt vor, um den Drucker als Betriebsausgabe absetzen zu können:
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Ist der Drucker GWG oder Anlagevermögen?
Grundsätzlich gilt: Der Drucker ist auch in einem Unternehmen kein geringwertiges Wirtschaftsgut. Denn geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) müssen drei Anforderungen erfüllen:
- GWG müssen beweglich sein.
- Die GWG müssen sich abnutzen lassen.
- Die Wertgrenzen dürfen nicht überschritten werden.
Soweit so gut, doch es gibt weitere Voraussetzungen: Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt derzeit die angegebene Grenze von 800 EUR (vor 2018 waren es 410 Euro). Darüber hinaus müssen sie prinzipiell selbstständig nutzbar sein. Diese Voraussetzung erfüllt der Drucker nicht. Dadurch können Sie die Drucker Abschreibung nicht als GWG vornehmen, denn die Gerätenutzung ist meist an den PC gebunden.
Diese Drucker können Sie als GWG absetzen:
Eine Ausnahme bilden Multifunktionsgeräte. Sie haben neben dem Drucker einen Scanner und in der Regel auch eine Kopierfunktion im Angebot. Diese Kopierfunktion kann bei vielen Modellen ohne PC verwendet werden. Damit lässt er sich selbständig nutzen und kann als GWG betrachtet werden. Ansonsten ist der Drucker immer Teil des Anlagevermögens.
Berücksichtigung des Druckers in den Betriebsausgaben
Aus den oben genannten Gründen ist es für Kleinunternehmer und Selbstständige eher sinnvoll einen Multifunktionsdrucker zu kaufen. Die steuerliche Handhabung als GWG ist einfacher. Wer sparen will, sollte sich jedoch nicht nur von den Anschaffungskosten leiten lassen, sondern auch die Folgekosten bedenken. Viele Hersteller bieten ihre Geräte günstig an und verdienen später an den Original-Druckerpatronen, wie die Recherchen des Wirtschafts- und Verbrauchermagazins Markt zeigen. Ob und welche alternativen Druckerpatronen von Drittherstellern für die bekannten Marken verwendet werden können, erklärt der Ratgeber von Prindo.de.
Für Ihre Buchhaltung wichtig: In einem Unternehmen werden Drucker und Materialien hinsichtlich der Betriebsausgaben unterschiedlich berücksichtigt!
Der Drucker gehört zur Büroausstattung. Halten Sie sich an die Grundlagen der doppelten Buchführung, müssen Sie das Gerät auch hier berücksichtigen. Die Verbrauchsmaterialien der Drucker, wozu in erster Linie Papier und Patronen gehören, sind Büromaterialien. Sie müssen daher in einem anderen Bereich aufgeführt werden. Büromaterialien können immer unmittelbar nach dem Kauf als Betriebsausgaben in vollem Umfang berücksichtigt werden.
Fazit: Drucker Abschreibung spart für Unternehmer und Arbeitnehmer möglich
Sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer lohnt es sich, wenn sie steuerlich den Drucker absetzen. Arbeitnehmer können sich dadurch im Rahmen der Einkommenssteuer die Anschaffungskosten zurückholen. Auch Unternehmen sparen Steuern. Durch Drucker und Verbrauchsmaterialien sinken der Unternehmensgewinn und damit auch die Steuerlast.
Reine Drucker sind immer ein Teil des betrieblichen Anlagevermögens. Eine Ausnahme bilden hier ausschließlich Multifunktionsgeräte, die auch selbständig als Kopierer nutzbar sind.
Bildnachweise: Papier mit Drucker: fotofabrika - Fotolia.com, Berechnungen: Fabio Balbi - Fotolia.com, Mann vor Kopierer: jummie - Fotolia.com
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