Geschäftsessen absetzen – so helfen Restaurant Besuche beim Steuern sparen

Geschäftsessen sind bei Unternehmern und Führungskräften beliebt. In angenehmer Atmosphäre können Sie gemeinsam mit Geschäftspartnern und Kunden über geschäftliche Belange sprechen und die Grundlagen für einen Vertragsabschluss schaffen. Doch wie werden die Verpflegungskosten in der Buchhaltung erfasst? Können Sie von der Steuer einfach ein Geschäftsessen absetzen und wie schaut es mit Alkohol und Reisekosten aus? Erfahren Sie hier die wichtigsten Fakten rund um das Thema „Bewirtungskosten absetzen“. Grundsätzlich sind diese Aufwendungen nämlich steuerlich absetzbar, aber nur wenn sie einige grundlegende Voraussetzungen berücksichtigen.

Um welches Geschäftsessen handelt es sich?

Möchten Sie Bewirtungskosten absetzen, muss zunächst eine zentrale Frage beantwortet werden. Nämlich, ob es sich um ein Essen mit einem Geschäftspartner oder einen Mitarbeiter handelt. Das Finanzamt behandelt beide Fälle unterschiedlich. Möchten Sie mit einem Geschäftspartner das Geschäftsessen von der Steuer absetzen, ist dies meist problemlos möglich. Sind die Verpflegungskosten stattdessen durch einen Restaurantbesuch mit einem Mitarbeiter angefallen, wertet das Finanzamt das ebenso wie eventuelle Reisekosten, die vom Arbeitgeber übernommen werden, als geldwerten Vorteil.

Grundsätzlich können Sie Essen absetzen, aber nur bis zu 70 Prozent der Gesamtrechnung. Das heißt: Es werden hier nicht nur die Kosten für die Bewirtung im Allgemeinen berücksichtigt, sondern auch die Aufwendungen für Zigarren und Alkohol wie Schnaps, Bier und Wein. Die übrigen 30 Prozent der Rechnung müssen Sie übrigens aus eigener Tasche zahlen. Sie sind weder als Betriebskosten noch als Werbungskosten absetzbar.

Weiterhin können Sie nur dann ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen, wenn Sie dafür ein Restaurant aufgesucht haben. Finden die Geschäftstermine in Ihrer heimischen Küche statt, bleiben Sie auf den Kosten für die Verpflegung sitzen.

Was sind Geschäftspartner?

Das Finanzamt sieht all die Personen als Geschäftspartner an, die eine geschäftliche Beziehung zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen pflegen. Dazu gehören beispielsweise:   Lieferanten Berater (Unternehmens- und Steuerberater gleichermaßen) Kunden Subunternehmer andere Vertragspartner

Sie können auch dann das Essen absetzen, wenn es sich um einen potenziellen Geschäftspartner handelt. Das Finanzamt prüft hier im Nachhinein nicht nach, ob es auch tatsächlich zu einer geschäftlichen Beziehung kam. Wichtig ist aber, dass die Rechnung, die Sie mit der Steuererklärung einreichen, den gesetzlichen Mindestanforderungen entspricht. Ist dies nicht der Fall, können Sie auch nicht die Kosten absetzen. Die wichtigste Voraussetzung, damit Sie ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe absetzen können, ist die Restaurantrechnung. Schon kleinste Fehler sorgen hier dafür, dass das Finanzamt es Ihnen verweigert, das Essen absetzen zu können.

So muss die Restaurantrechnung aussehen

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sich immer, wenn ein Essen im Restaurant geschäftlich ist, eine maschinelle Rechnung ausstellen lassen. Der Großteil der Restaurants in Deutschland ist hier gut gewappnet und kann durch moderne Kassen eine richtige Bewirtungsrechnung für das Finanzamt ausstellen. Auf dieser sind alle Speisen und Getränke einzeln aufgeführt. Sie können also beispielsweise auf Nachfrage der Behörde nachweisen, wie viel Alkohol getrunken wurde. Ebenso wichtig sind formelle Daten. Möchten Sie das Geschäftsessen als Betriebsausgabe absetzen, müssen auf der Rechnung folgende Daten stehen:

1. Korrekter Name sowie vollständige Restaurantanschrift
2. Wahlweise USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) oder Steuernummer des Gastronomiebetriebs
3. Rechnungsempfänger, also Ihre Firma, mit Namen und Anschrift

Letzteres kann der Kellner auch handschriftlich ergänzen. Es zeigt jedoch, dass der Restaurantbesuch nicht privat war. Weiterhin müssen, wie auf jeder anderen Rechnung, die ein Unternehmen ausstellt, weitere Angaben zu finden sein. Hierzu gehören eine maschinell vergebene Rechnungsnummer und das Bewirtungsdatum. Ist letzteres mit dem Datum identisch, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, kann darauf auch verzichtet werden. Der Rechnung muss die genaue Menge der Verpflegung entnommen werden können. Die Anzahl der Vorspeisen spielt hier ebenso eine Rolle wie die Menge der getrunkenen Tassen Kaffee. Kann das Finanzamt die Menge nicht nachvollziehen, können Sie auch nicht das Geschäftsessen abschreiben. Abschließend müssen aus der Rechnung Netto- und Bruttosumme sowie die Summe der enthaltenen Mehrwertsteuer berücksichtigt werden.

Doch damit nicht genug – das Finanzamt möchte es noch genauer wissen. Auf der Bewirtungsrechnung müssen Sie auch die Teilnehmer des Essens vermerken. Damit hier keine Unstimmigkeiten entstehen, ist es prinzipiell ratsam, auch die Unternehmensnamen aufzuschreiben. So können Sie jeden Geschäftspartner anschließend eindeutig zuweisen. Vermerken Sie des Weiteren den Anlass des Geschäftsessens. Die richtigen Bewirtungsrechnungen sind so gestaltet, dass Sie genügend Platz, beispielsweise auf der Rückseite, haben, um solche Angaben zu ergänzen.

Besonderheit bei der Vorsteuer

In jeder Restaurantrechnung ist Mehrwertsteuer enthalten. Diese ist für ein Unternehmen als Vorsteuer absetzbar. Dabei gibt es hier eine Besonderheit. Während Sie die Bewirtungsrechnung an sich mit maximal 70 Prozent als Betriebsausgabe Geschäftsessen berücksichtigen können, ist das bei der enthaltenen Mehrwertsteuer zu 100 Prozent möglich. Zu verdanken haben Sie das den Richtern des Finanzgerichts München. Diese haben nämlich eine bislang geltende 70-Prozent-Regelung gekippt. Beim Vorsteuerabzug sind demnach nur die Einschränkungen gültig, die auch in der 6. EU-Richtlinie definiert wurden. Ausnahmen hiervor gibt es keine und demnach kann die Mehrwertsteuer der Restaurantrechnung zu 100 Prozent abgeschrieben werden.

Führen Sie keine doppelte Buchhaltung, sondern lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durch, müssen Sie die Bewirtungskosten zeitnah vermerken. Dies wird von Seiten des Gesetzgebers gefordert. Ausnahmeregelungen gelten hier nur für Betriebe, die auf eine spezielle Software zurückgreifen.

Besonderheiten beim Essen mit Mitarbeitern

Laden Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter für eine Besprechung zum gemeinsamen Mittagessen im Restaurant ein, müssen Sie vor allem auf folgendes achten. Mitarbeiter gehören nicht zu den Geschäftspartnern. Hier können Sie die Kosten zu 100 Prozent als Geschäftskosten absetzen. Die Finanzbehörden zeigen sich hier auch nicht allzu streng, sodass die Regelungen lockerer sind als bei einem Termin mit einem Geschäftspartner. Trotzdem müssen Sie auf Nummer sicher gehen. Fragt das Finanzamt im Rahmen einer Steuerprüfung beispielsweise nach drei Jahren nach, warum dieses Essen stattfand, müssen Sie darüber Auskunft geben können. Es ist daher immer empfehlenswert, eine Restaurantrechnung mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen.

Laden Sie einen Mitarbeiter als Belohnung beispielsweise für einen großen Vertragsabschluss ein, geht das Finanzamt von einem geldwerten Vorteil aus. Dieser ist aber nur dann steuerfrei, wenn er die Grenze von 44 Euro monatlich nicht übersteigt. Ansonsten müssen auf diese Summe sowohl Beiträge zur Sozialversicherung als auch Lohnsteuer gezahlt werden.

Das Finanzamt unterscheidet bei Mitarbeitern zwischen Belohnungs- und Arbeitsessen. Arbeitsessen werden aber nur in Kombination mit einem entsprechenden Einsatz anerkannt. Arbeitsessen stellen dabei nie einen geldwerten Vorteil dar.

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