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In Zeiten des ortsunabhängigen Arbeitens und der Digitalisierung, benötigen immer mehr Angestellte und Selbstständige ihr Smartphone auch geschäftlich. Emails schreiben und versenden, Anrufe entgegennehmen und Informationen einholen, egal wo man ist – durch die smarte Technik profitieren unterschiedliche Berufsgruppen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, in der Steuererklärung Handykosten absetzen zu können. Im Rahmen der Werbungskosten können Sie Telefonkosten absetzen und selbst die Anschaffung eines neuen Gerätes steuerlich geltend machen. Dabei ist es wichtig, dass alle Aspekte der Telefonkosten berücksichtigt werden und auch der Kaufpreis spielt eine Rolle. Wie Sie das Handy absetzen, warum Sie das Gerät manchmal abschreiben müssen und inwiefern die AfA Tabelle hilfreich ist, erfahren Sie im Folgenden.
Handykosten absetzen – Pauschale gegen Einzelnachweis
Um Handykosten absetzen zu können, gibt es mehrere Möglichkeiten. Zum einen kann man die jährliche Werbungskostenpauschale von 1000 Euro nutzen, die der Fiskus jedem Steuerzahler zugesteht. Will man allerdings alle Gesprächskosten absetzen, die geschäftlich anfallen, muss man nachweisen, dass man das eigene Smartphone nicht nur privat, sondern auch beruflich nutzt. Denn manchmal übersteigt man mit allen Werbungskosten – zu denen beispielsweise auch Fahrtkosten für Dienstreisen gehören – die Werbungskostenpauschale. In solch einem Fall lassen sich die Handykosten nicht mehr vollumfänglich steuerlich absetzen.
In diesem Fall kann man die berufliche Nutzung des Smartphones durch das Finanzamt anerkennen lassen. Der Anteil der beruflichen Nutzung muss nachgewiesen sein. Bei bestimmten Berufsgruppen gesteht der Gesetzgeber diese berufliche Nutzung per Definition schon zu. Angestellte oder Selbstständige aus der Medien- oder Kommunikationsbranche haben es nicht schwer, die berufliche Nutzung ihres Mobiltelefons zweifelsfrei nachzuweisen. Auch
- Pfarrer,
- Wissenschaftler oder
- Außendienstmitarbeiter
können diesen Aspekt ohne Weiteres in ihrer Steuererklärung berücksichtigen. Sogar Mediziner mit Bereitschaftsdiensten können die berufliche Nutzung ohne Probleme nachweisen, genauso wie Fernfahrer oder andere im Verkehr Tätigen. In diesen Fällen, wenn keine Einzelnachweise vorgelegt werden, wird pauschal eine berufliche Nutzung von 20% angenommen. Dabei lassen sich pro Monat maximal 20,00 Euro Handykosten absetzen.
Wird das Smartphone über diese 20% hinaus beruflich genutzt, besteht die Möglichkeit, die Telefonkosten absetzen zu lassen, indem man Einzelnachweise für die einzelnen, geschäftlichen Gespräche beibringt. Diese Nachweise können für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erbracht werden. Wer möchte, kann den Zeitraum auch strecken, doch dem Finanzamt reichen die drei Monate als exemplarischer Auszug für das ganze Jahr. Bei stichhaltiger Begründung wird der Kostenanteil dieser drei Monate für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt.
Aus den Einzelnachweisen müssen im Detail hervorgehen:
- Tag des Telefonats
- Teilnehmer des Gesprächs
- Zielort des Anrufs
- Gebühren des Gesprächs
- Dauer des Telefonats
Liegen dem Finanzamt diese Erläuterungen vor, kann man die Gebühren absetzen, anteilig an der geschäftlichen Nutzung.
TIPP: Während Sie die Einzelnachweise bei Ihrem Mobilfunkanbieter beschaffen können, lohnt es sich, für den Nachweis der beruflichen Nutzung ein Smartphone-Tagebuch zu führen. Dort notieren Sie jede mit Ihrem Smartphone ausgeführte Tätigkeit mit Dauer, privater oder beruflicher Nutzung und dem Grund der Nutzung. Den Auszug der drei Monate können Sie mit den Nachweisen bei Ihrem Finanzamt vorlegen.
Möchten Sie die Telefonkosten absetzen, sollten Sie außerdem wissen, welche Detailkosten darin enthalten sind. Es können nicht nur die Gesprächskosten abgesetzt werden. Auch Grundgebühren, Gerätekosten und Anschlussgebühren können über die Steuererklärung wieder hereingeholt werden. Im Rahmen der Werbungskosten lassen sich all diese Kosten absetzen. Hier kann man also bereits bei der Wahl des passenden Mobilfunkvertrages die steuerliche Absetzbarkeit berücksichtigen. Besonders, wer von unterwegs arbeitet und deshalb eine große Bandbreite für die Internetverbindung benötigt, zahlt häufig hohe Grundgebühren. Nicht wenige Selbstständige versuchen an diesem Punkt zu sparen. Wer sich bewusst ist, dass er diese Grundgebühr steuerlich absetzen kann, wählt den teureren Vertrag, profitiert im Alltag und holt sich das Geld über die Steuererklärung wieder.
Handykosten absetzen – Betriebsausgabe Handykosten
Im Rahmen der Werbungskosten, die all die Ausgaben abdeckt, die Angestellte beruflich tätigen, lassen sich auch die Handykosten absetzen. Allerdings gilt bei Geräten mit einem Kaufpreis über 410 Euro eine Besonderheit. Diese können Sie nicht auf einen Schlag in der Steuererklärung geltend machen. Stattdessen müssen Sie diese Handykosten abschreiben. Mit Hilfe der AfA Tabelle ermitteln Sie, in welchem Zeitraum das Handy anteilig steuerlich absetzbar ist. Im Falle eines Smartphones wie dem iPhone müssen Sie das Handy abschreiben, und zwar über einen Zeitraum von fünf Jahren.
Für Unternehmer und Freiberufler fallen Handykosten und Neugeräte unter die Betriebskosten. In diesem Rahmen können auch Unternehmer Kosten für Handy- und Telefongebühren absetzen. Hohe Kosten für Grundgebühre werden über die Betriebskosten abgerechnet und verringern das zu versteuernde Einkommen. Selbstständige können also durch die Wahl eines teureren, aber komfortablen Mobilfunkvertrages ihre eigene Steuerlast drücken. Im Falle einer Neuanschaffung müssen sie das Handy abschreiben, wenn der der Nettokaufpreis höher als 410 Euro ist. Ein Smartphone zwischen 150 und 410 Euro wird erst einmal ins Anlagevermögen überschrieben und wird am Ende des Jahres mit den anderen geringfügigen Wertgegenständen voll abgeschrieben. Ein Steuerberater kann Auskunft geben, in welchem Umfang und über welchen Zeitraum das Smartphone abgeschrieben werden muss und wie die Betriebsausgaben in der Steuererklärung am besten dargestellt werden.
TIPP: Wird ein Geschäftshandy zwischendurch für private Gespräche genutzt, sind die daraus entstehenden Vorteile, also die Telefonate, steuerfrei und müssen in der Steuererklärung nicht berücksichtigt werden.
Handykosten absetzen – vergleichen und sparen
Geschäftlich geführte Telefonate können steuerlich abgesetzt werden. Allerdings müssen diese zunächst aus eigener Tasche bezahlt werden. Damit die Auslagen so gering wie möglich bleiben, kann ein Handytarif Vergleich helfen, bares Geld zu sparen. Verschiedene Online Rechner helfen, den richtigen Tarif für die individuelle Nutzung zu finden und so einen möglichst günstigen Vertrag abzuschließen. Auch Aspekte wie der Kundendienst, die Option auf ein neues Gerät oder die Netzabdeckung sollten dabei nicht unberücksichtigt bleiben.
Bevor Sie einen Vertrag mit einem Neugerät für den symbolischen Euro abschließen, sollten Sie prüfen, ob Sie durch eine Abschreibung über die Steuererklärung nicht sparen können. Gerade Selbstständige können die Abschreibung über die Betriebsausgaben über mehrere Jahre geltend machen und holen sich das ausgegebene Geld so vom Fiskus zurück. Statt also über den Handyvertrag am Ende mehr als den Kaufpreis für das Gerät zu bezahlen, lohnt es sich, zunächst tiefer in die Taschen zu greifen und am Ende des Jahres in der Steuererklärung die Handykosten absetzen zu lassen.
Bildnachweise: Smartphone in der Hand vor Laptop: Konstantin Yuganov - Fotolia.com, junger Mann mit Smartphone: baranq - Fotolia.com, Ringordner: Marlon Bönisch - Fotolia.com
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