Laptop absetzen und Steuern sparen

Ohne PC oder Laptop ist der Alltag kaum mehr vorstellbar. Die Geräte haben sich zu den Basics in Beruf und Freizeit entwickelt. Entsprechend groß ist das Angebot. Ausgestattet mit moderner Software und Hardware vom Feinsten schlagen gute Laptops schnell mit weit mehr als 500 Euro zu Buche. Wer sich für den Kauf eines neuen Laptops entscheidet, stellt sich oft die Frage: Wie lässt sich der Laptop absetzen? Nicht nur Unternehmen haben die Möglichkeit, durch den Kauf des Gerätes Steuern zu sparen bzw. die Steuerlast zu mindern. Ob und wie sich ein Notebook absetzen lässt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unter anderem ist hier entscheidend, welchen Beruf der Steuerzahler ausübt und ob ein Unternehmen oder eine Privatperson den Laptop von der Steuer absetzen möchte.

Laptop ist ein klassisches Arbeitsmittel

Der Laptop gilt, solang er geschäftlich bzw. beruflich genutzt wird, als Arbeitsmittel. Als solches wird auch steuerlich behandelt und damit ist der Laptop steuerlich absetzbar. Laut dem § 9 EStG dienen Arbeitsmittel der Ausübung des Berufs und sind für diesen erforderlich. Die damit verbundenen finanziellen Belastungen werden in Form der Werbungskosten berücksichtigt. Über die Werbungskosten können sich also auch Arbeitnehmer und Studenten die Ausgaben für einen Laptop vom Fiskus wiederholen, zumindest anteilig.

Wie umfangreich Sie den Laptop von der Steuer absetzen können, hängt vor allem davon ab, wie intensiv Sie diesen beruflich nutzen. Können Sie dem Finanzamt glaubhaft machen, dass der Laptop ausschließlich beruflich genutzt wird, können Sie diesen zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Sobald eine private Nutzung vorliegt, kann dieser nur noch anteilig geltend gemacht werden. Viele Berufsgruppen erledigen einen großen Teil ihrer Arbeit von Zuhause aus. Dazu gehören beispielsweise Lehrer und auch Steuerberater. Hierfür nutzen sie im Home-Office häufig einen Laptop, da dieser einfach als mobiles Gerät bei Bedarf mit ins Büro oder die Schule genommen werden kann.

Tipp für Sie
Zu 100 Prozent können Sie einen Laptop absetzen, wenn die berufliche Nutzung wenigstens 90 Prozent ausmacht. Liegt die berufliche Nutzung unter dieser Grenze, ist eine Aufteilung in privaten sowie beruflichen Nutzungsanteil erforderlich.

Für Werbungskosten gilt im deutschen Steuerrecht eine Höchstgrenze von 4500 Euro als zulässig. Bis zu einer Summe von 1000 Euro verzichtet das Finanzamt auf umfassende Belege.

Übrigens können Sie nicht nur von den Anschaffungspreis vom Laptop absetzen, sondern auch die laufenden Kosten. Hierzu gehören Aufwendungen für Software und neue Hardware. Auch diese sind je nach Umfang der beruflichen Nutzung verschieden absetzbar.

Steuerliche Behandlung der Betriebsausgabe Laptop

Neben Arbeitnehmern können natürlich insbesondere Gewerbetreibende und Unternehmen den Laptop absetzen. Dies gilt auch für Berater, die selbständig tätig sind, aber keine Angestellten haben und Freiberufler. Wie eine klassische Firma können Sie zum einen den Laptop abschreiben und zum anderen das Notebook absetzen. Hier muss zwischen Abschreibung und Absetzen unterschieden werden.

Geht es darum, den Laptop als Betriebsausgabe absetzen zu können, ist in erster Linie der Preis entscheidend, denn kostet das Gerät mehr als 410 Euro netto, handelt es sich beim Laptop um Anlagevermögen. Er wird also nicht mit einer Einmalsumme abgeschrieben. Entscheidend ist dann die Nutzungsdauer. Von der Afa Tabelle wird die Abschreibungsdauer vorgegeben. Sie beträgt bei einem Laptop 3 Jahre.

Das heißt:

• Kostet Ihr Laptop beispielsweise 600 Euro, teilen Sie diese Summe durch eine Nutzungsdauer von 3 Jahren.
• Es ergibt sich eine jährliche Summe von 200 Euro, die Sie als Laptop absetzen können.
• Damit Sie korrekt Ihren Laptop abschreiben können, schlüsseln Sie die Abschreibung in der passenden Anlage auf.

Wie ein Tablet kann aber auch ein Laptop ein geringwertiges Wirtschaftsgut sein. Dies ist nur unter strengen Voraussetzungen der Fall:

1. Ihr Laptop darf nicht teurer als 410 Euro netto sein.
2. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind immer beweglich und selbständig nutzbar.
3. GWG werden nicht ins Anlagevermögen eingeschlossen.

Vorteil ist, dass die Abschreibung von einem GWG innerhalb eines Jahres abgeschlossen ist. Es besteht zudem die Möglichkeit, dass Sie von der Vorsteueranmeldung Ihren Laptop als Betriebsausgabe absetzen. Relevant ist in diesem Fall die enthaltene Mehrwertsteuer. Sie beträgt beim Laptop wie bei anderen Geräten 19 Prozent. Sie können diese von Ihrer vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen, um die damit verbundene Steuerlast zu minimieren.

Steuerliche Behandlung von Verbrauchsmaterialien

Meist fallen mit dem Kauf eines Laptops weitere Aufwendungen an, die Sie berücksichtigen und als Betriebskosten absetzen können. Hierzu gehören beispielsweise Druckerpatronen und Software. Haben Sie Ihren Laptop beispielsweise um einen kleinen Drucker ergänzt,  um Unterlagen für Kunden oder Geschäftspartner auszudrucken, können Sie auch Druckerpatronen und Toner steuerlich absetzen. Gleiches gilt für Papier und Software, die Sie auf den Laptop einspielen. Verbrauchsmaterialien werden steuerlich genauso behandelt wie der Laptop selbst.

Nutzen Sie diese ausschließlich beruflich, können Sie das Verbrauchsmaterial auch zu 100 Prozent bei der Steuer geltend machen. Geben Sie beim Laptop nur eine berufliche Nutzung von 50 Prozent an, sollten Sie sich daran auch bei den Verbrauchsmaterialien orientieren. Eine Ausnahme kann hier sicherlich Software sein, die ausschließlich Ihrem Beruf dient.

So ermitteln Sie den Anteil der beruflichen Nutzung

Möchten Sie einen Laptop absetzen, den Sie nicht nur geschäftlich nutzen, bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an:

• 50:50-Anteil
• PC-Fahrtenbuch
• Schätzung

Gerade bei einem Laptop ist es schwer nachzuweisen, wie hoch der berufliche Nutzungsanteil genau ist. Um die Vorgehensweise zu erweitern, kann sich der Steuerzahler für den 50:50-Anteil entscheiden. Das heißt: Vom Finanzamt werden 50 Prozent der insgesamt angefallenen Kosten als Werbungsausgaben anerkannt. Liegt ihre berufliche Nutzung deutlich darüber, müssen Sie dies nachweisen und gegenüber dem Finanzamt glaubhaft verdeutlichen. Dies ist beispielsweise mit einem PC-Fahrtenbuch möglich. In diesem speziellen PC-Fahrtenbuch dokumentieren Sie die PC-Nutzung im Detail. Der Aufwand eines solchen Fahrtenbuchs ist enorm, sodass dem Finanzamt meist drei Monate ausreichen, damit Sie in tatsächlichem Umfang Ihren Laptop absetzen können. Eine berufliche Nutzung kann alternativ geschätzt werden. In diesem Fall ist es hilfreich, gegenüber dem Finanzamt zu verdeutlichen, welche beruflichen Tätigkeiten Sie ausführen.

Steuerliche Geltendmachung lohnt sich für Unternehmen und Arbeitnehmer

Sowohl der Kauf als auch die Nutzung des Laptops sind steuerlich absetzbar und lohnen sich gleichermaßen für Arbeitnehmer, Freiberufler, Selbständige und Unternehmen. Abschließend finden Sie hier noch einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Sie können den Laptop absetzen, wenn er beruflich genutzt wird.
• Eine steuerliche Berücksichtigung der enthaltenen Mehrwertsteuer ist auch bei Ihrer Vorsteueranmeldung möglich.
• Eine Behandlung als GWG kann nur bis zu einer Preisgrenze von 410 Euro netto erfolgen.
• Kostet der Laptop mehr als 410 Euro netto, gilt das Gerät als Anlagevermögen. Die Abschreibungsdauer beträgt dann 3 Jahre.

Bildnachweise: Laptop mit Notizzettel: Lukas Gojda - Fotolia.com, Telefonierender Mann mit Laptop: VadimGuzhva - Fotolia.com, Papier mit Drucker: fotofabrika - Fotolia.com