Abrechnung von Abonnements und SEPA-Umstellung

Von Lars E.
Letzte Aktualisierung am: 15. Februar 2022
Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

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Abonnements sind ein interessantes Geschäftsmodell, das im E-Commerce immer häufiger Anwendung findet. Bestellungen und Dienstleistungen werden dabei wiederkehrend sowie zeit-, menge- oder nutzungsabhängig abgerechnet. Die Abrechnung von wiederkehrenden und flexiblen Rechnungen, das sogenannte Recurring billing, ist jedoch nicht unproblematisch. Denn die gängige Kundenverwaltungssoftware kann wiederkehrende Rechnungen meist nicht automatisiert generieren. Für den Abo-Commerce werden daher spezielle Abrechnungssysteme benötigt, bei welchen einige Dinge zu beachten sind. Darüber hinaus kommen im Zuge der SEPA-Umstellung Neuerungen auf Anbieter von Abo-Produkten zu.

Abonnement als erfolgsversprechendes Konzept

Der E-Commerce hat Abonnements als Geschäftsmodell für sich entdeckt. Online-Shops bieten Abo-Dienste inzwischen in allen erdenklichen Bereichen an – von Kosmetik über Kleidung bis hin zu Lebensmitteln. Aber auch Cloud-Anbieter wie Spotify nutzen das Abonnement-Prinzip. Die Vorteile dieses Geschäftsmodells liegen auf der Hand: Das Abo-Prinzip ermöglicht Unternehmen kalkulierbare, wiederkehrende Erträge und langfristige, stabile Kundenbeziehungen. Sie können flexibel auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und unterschiedliche Leistungspakete anbieten, so dass die Kunden nur noch das bezahlen, was sie auch wirklich nutzen möchten.

Das Problem mit der Abrechnung der Abo-Produkte

Der große Nachteil ist die komplexe Abrechnung der Abo-Produkte. Unternehmen benötigen hierfür ein spezielles Abrechnungssystem, denn mit einer üblichen Kundenverwaltungssoftware ist die Abrechnung wiederkehrender Rechnungen in der Regel nicht möglich. Sie kann wiederkehrende Rechnungen meist nicht automatisieren, so dass die Abrechnung mit hohem Aufwand manuell erfolgen muss. Große Unternehmen lösen dieses Problem meist mit einem eigens entwickelten Abrechnungssystem. Dies kommt für kleine und mittelständische Unternehmen jedoch kaum in Frage, weil die Entwicklungskosten zu hoch und Erweiterungsmöglichkeiten zu aufwendig sind. Für sie sind Recurring Billing Anbieter die Lösung, welche Abrechnungssysteme für Abo-Produkte entgeltlich zur Verfügung stellen. Die Recurring Billing Dienste, wie zum Beispiel pactas.com, bieten Komplettlösungen für die Abrechnung wiederkehrender Rechnungen, weil sie mit einem Payment-Service-Provider verbunden sind. Diese Dienste automatisieren so die wiederkehrenden Kundenabrechnungen von der Rechnungsstellung bis zur Zahlungsabwicklung.

Ein vollumfängliches Abrechnungssystem

Unternehmen, die sich für ein Abo-Modell entscheiden, brauchen ein Abrechnungssystem, das sie im gesamten Billing Prozess vollumfänglich unterstützt. Es muss sich selbst auch individuell und flexibel an das jeweilige Geschäftsmodell anpassen lassen und die Facetten des Abo-Commerce beherrschen. Zu den wichtigsten Funktionen des Abrechnungssystems gehören:

verschiedene Abrechnungsmodelle wie wiederkehrende Rechnungen, Leistungs- und Verbrauchsabhängige Abrechnungen
die Möglichkeit für Probe-Abos
die Möglichkeit zur Integration von Preis- und Rabattstaffeln
unterschiedliche Zahlungsmethoden wie Lastschrift, Zahlung auf Rechnung und PayPal.

Abo-Commerce und SEPA-Lastschrift

Ein beliebtes Zahlungsverfahren beim Abo-Commerce ist das Lastschriftverfahren. Im Zuge der SEPA-Umstellung zum 01.02.2014 tun sich jedoch einige Fragen in Bezug auf die Umsetzung der Online-Lastschrift bei Abo-Modellen auf. Denn die SEPA-Umstellung macht das Lastschriftverfahren deutlich komplizierter als bisher. Nicht nur die Stammdaten der Kunden müssen auf IBAN und BIC umgestellt werden. Für die SEPA-Lastschrift sind eine schriftliche und vom Kontoinhaber unterschriebene Vereinbarung, das sogenannte Mandat, und die Zuweisung einer Mandatsreferenznummer zwingend notwendig. Auch das Unternehmen selbst benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Weiterhin muss ein einheitlicher Text für die Einzugsermächtigung vorhanden sein, und das XML-Format ist zu verwenden. Die weitreichendste Neuerung ist sicherlich die Vorankündigung. Denn SEPA-Lastschriften müssen dem Kontoinhaber 14 Tage vor der Abbuchung angekündigt werden. Neben dem zusätzlichen Arbeitsaufwand bestehen auch noch Unsicherheiten, die sich auf die Verwaltung und Erteilung der SEPA-Mandate bei Online-Lastschriften beziehen. Zurzeit ist immer noch unklar, ob eine Zahlung aufgrund einer digital erteilten Einzugsermächtigung als autorisierte Zahlung betrachtet wird. Denn die eigentlich erforderliche physikalische Unterschrift des Kontoinhabers ist im E-Commerce kaum praktikabel. In Bezug auf die Verwaltung der SEPA-Mandate gibt es verschiedene Lösungswege:

eine kaufmännische Buchhaltungslösung,
eine separate Verwaltungssoftware,
eine direkte Verwaltung im Shopsystem
oder in der Payment-Lösung des eigenen Recurring Billing Anbieters.

Unternehmen, die bereits mit einem Recurring Billing Anbieter oder einem Payment-Service-Providers zusammenarbeiten, sollten sich möglichst bald erkundigen, ob von dessen Seite eine Lösung für das SEPA-Lastschriftverfahren bereits angedacht ist.

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.