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Agiles Arbeiten – was ist das eigentlich? Als Selbstständiger haben sicher auch Sie schon einmal von dieser relativ neuen Wortschöpfung im Zusammenhang mit innovativem Unternehmertum gehört. Doch es ranken sich zahlreiche Missverständnisse um die wahre Bedeutung des Ausdrucks, der immer häufiger als zukunftsweisender Mehrwert für familiengeführte Kleinbetriebe, Handwerker wie auch internationale Großkonzerne aller Branchen und Industrien von Wirtschaftsexperten ins Feld geführt wird. Und damit liegen sie nicht falsch: Korrekt verstanden und umgesetzt, können Sie durch agiles Arbeiten Ihre Mitarbeiter motivieren, Ihre Kunden binden und Ihren Umsatz steigern.
Was versteckt sich hinter einer agilen Arbeitsweise?
Wie so viele deutsche Vokabeln, leitet sich auch der Begriff „agil“ vom Lateinischen ab. Im alten Rom allerdings wurde „agilis“ wohl ausschließlich für besonders regsame, wendige Personen verwendet. Es dauerte bis in die 1990er-Jahre, dass das Adjektiv aufgrund vermehrter Software-Entwicklungen und einer einsetzenden Kundenfokussierung mit in den Bereich strategischer Unternehmensorganisation übertragen wurde. Erst seit gut einem Jahrzehnt zählt es zum Fachbegriff-Repertoire von Wirtschaftsunternehmen.
Eine oft verwendete Definition basiert auf der Beschreibung durch ein US-amerikanisches Business. Danach versteht sich agiles Arbeiten als
Basissystem zur Entwicklung einer überdurchschnittlichen Leistungsfähigkeit, sich ohne Zeitverlust an schnell verändernde Marktsituationen anzupassen.
Durch die Optimierung innerbetrieblicher Teamarbeit, einer Erweiterung der Entscheidungsbefugnis von Mitarbeitern und den Einsatz moderner Technologien soll in Echtzeit auf Kundenwünsche reagiert, entsprechend die Zufriedenheit beider Seiten und somit der Unternehmensgewinn gesteigert werden können.
Kurz: Es geht darum, Büroarbeit und Verwaltung zu vereinfachen, interdisziplinäre Zusammenarbeit zu optimieren, Effizienz zu vervielfachen.
Dabei kann die Prozessoptimierung in jedem Unternehmen laufend durchgeführt werden: Vom Betrieb eines Solo-Selbstständigen über eine mittelständische Handwerker-Firma bis zum großen Konzern. Denn es spielt keine Rolle, ob Sie Elektriker, Schreiner oder Software-Entwickler sind: Ihr Arbeitsalltag bringt viele große Herausforderungen mit sich, die durch ständige Veränderungen neue Anpassungen erforderlich machen, während die Arbeitsmethoden sich über Jahrzehnte etabliert haben und von Generation zu Generation mit nur wenigen Änderungen weitergegeben wurden.
Beispiel traditionelle Handwerksbetriebe
Da wir in einer immer schnelleren und vor allem digitalen Zeit leben, müssen auch traditionelle Herangehensweisen überprüft und schnell an neue Bedingungen angepasst werden, um ein Unternehmen konkurrenzfähig zu halten und Marktvorteile zu erreichen. Die Lösung muss daher zwingend automatisiert sein, sie muss IT- und Software-basiert funktionieren, ob im Büro oder auf der Baustelle.
Sind Sie beispielweise als Fliesenleger oder Zimmerer tätig, konzentrieren Sie sich natürlich täglich auf Ihren erlernten handwerklichen Beruf. Doch auch dieser Beruf hat in den letzten Jahren maßgeblich verändert. Handwerk geht auch digital. Sehen Sie sich beispielsweise die Handwerkersoftware vom Anbieter Sander und Doll an: Mit dieser passgenauen und spezialisierten Software heben Sie als Handwerker Ihre betrieblichen und kaufmännischen Prozesse auf ein neues Level. Lernen Sie Features kennen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern, während Sie Ihren Arbeitsaufwand insgesamt deutlich reduzieren können.
Solche Softwarelösungen gibt es mittlerweile für nahezu alle Berufszweige. Nicht nur für Handwerker, auch für freie Berufe und Akademiker.
Klingt gut? Hat aber einen Haken: Bereits der Anspruch auf die erforderliche Implementierung maßgeschneiderter Verhaltensweisen und Reaktionen in einem traditionellen Beruf zeigt, wie abstrakt das Gebilde des agilen Arbeitens ist. Es gibt keine Regeln zur Umsetzung. Vielmehr bietet es Ihnen einen mehrdimensionalen Ansatz mit flexiblem Spielraum, den Sie für einen langfristigen Erfolg des Systems individuell füllen müssen.
Flexibel contra agil
Apropos Flexibilität: Sie sind bereits agil, schließlich bieten Sie Ihren Mitarbeitern Homeoffice-Optionen und Remote Work? Damit sind Sie nicht agil, sondern flexibel. Denn entgegen weitläufiger Ansicht sind flexibles und agiles Arbeiten nicht identisch.
- Flexibilität: Arbeitnehmer können ihre Tätigkeiten zu individuell gewünschten Zeiten und an beliebten Orten ausführen.
- Agilität: Sämtliche Mitarbeiter vom Berufseinsteiger bis zu Ihnen als Geschäftsführung richten sich nach einer allgemeingültigen, offenen Arbeitsmethodik.
Hinweis: So sehr agiles Arbeiten derzeit angepriesen wird – sinnvoll ist es primär bei dynamischen Projekten mit ständig wechselnden Anforderungen an die endgültige Umsetzung. Für planungssichere Aufgaben mit klar definierten Vorgehensweisen hingegen eignen sich noch immer klassische Arbeitsstrategien von der Analyse über die Durchführung bis zur Zielerreichung.
Wie funktioniert agiles Arbeiten?
Die moderne Arbeitswelt erfordert einen Aufbruch alter Strukturen. Gesellschaftliche Umbrüche, das Fortschreiten der Digitalisierung, eine allgemeine Globalisierung erzwingen ein Umdenken bei Unternehmen, die auch langfristig noch erfolgreich wirtschaften möchten. Das Problem: Eine allgemeingültige Lösung für alle Unternehmen gibt es nicht – inwiefern und auf welche Weise Sie neue Leitlinien und Arbeitsweisen einführen, müssen Sie situationsabhängig entscheiden.
Eine zunehmend populäre Methode finden Sie im sogenannten iterativen Arbeiten, bei dem Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung anhand von Feedbacks Runde um Runde weiterentwickeln, bis es den Kundenanforderungen zu 100 Prozent entspricht. Dabei verbinden Sie Reaktionen auf auftretende Veränderungen mit vorausschauenden Aktionen in Hinblick auf künftige Ereignisse.
Eben diese Iterationen bilden die Basis für das agile Arbeiten. Das klingt Ihnen zu abstrakt? Keine Sorge: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Die Implementierung der innovativen Unternehmensstruktur können Sie Schritt für Schritt vornehmen – und auf erfolgreich getestete Methoden zurückgreifen.
In acht Schritten zum Erfolg
Das Wichtigste beim agilen Arbeiten: alle Mitarbeiter ins Boot zu holen. Gehen Sie also nicht zu schnell vor und ordnen Sie die neue Unternehmensstruktur nicht einfach an – leben Sie sie vor. Das heißt:
- Legen Sie Unternehmenswerte und -ziele fest
- Erstellen Sie einen klaren Zeitplan
- Garantieren Sie größtmögliche Transparenz
- Bilden Sie multidisziplinäre, selbstorganisierte Teams
- Übertragen Sie jedem Teammitglied Eigenverantwortung
- Sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation
- Leben Sie als Führungskraft agiles Arbeiten vor
- Holen Sie sich Kundenfeedback
Hinweis: Schnelle Anpassungen an Kundenwünsche erfordern stete Rückmeldungen aller Beteiligten zur Effektivität und Effizient der gewählten Arbeitsabläufe. Agiles Arbeiten bedeutet auch, sich selbst immer wieder kritisch zu hinterfragen.
Agile Arbeitsmethoden
Durch die zunehmende Aufmerksamkeit haben sich inzwischen verschiedene Methodiken zum agilen Arbeiten etabliert. Zu ihnen zählen:
Scrum-Ansatz
Die Scrum-Methode setzt auf interdisziplinäre, selbstorganisierte Teamarbeit, die sich stetig anpasst und weiterentwickelt. Sie basiert auf definierten Aktivitäten, erforderlichen Dokumenten und fest zugeteilten Rollen für größtmögliche Flexibilität.
Kanban-Board
Der japanische Begriff wird im Deutschen unter anderem mit „Tafel“ übersetzt. Auf ihr wird beim agilen Arbeiten der jeweilige Status bestimmter Tätigkeiten für alle ersichtlich in drei Spalten visualisiert und strukturiert dargestellt. So ersehen alle Mitstreiter auf Anhieb, welche Aufgaben
- erst angefordert
- gerade in Arbeit
- bereits erledigt
sind.
Design Thinking
Undefinierter, daher kreativer Ansatz zur Lösung komplexer Prozesse durch innovative Ideen mit eindeutigem Kundenfokus. Try-and-Error-Phasen werden bis zum einhundertprozentig zufriedenstellenden Endergebnis mit leichten Abwandlungen immer wieder wiederholt.
Dies sind nur drei der zahlreichen Methoden, auf die Sie bei der Suche nach Antworten zum agilen Arbeiten stoßen.
Hinweis: Werfen Sie vor der Einführung einer agilen Arbeitsweise einen Blick auf das Canvas-Business-Modell. Es unterstützt Sie bei der Anpassung bestehender Unternehmensmodelle an die neuen Methodiken.
Kein Weg ohne Hindernisse
Trotz seiner vielen offensichtlichen Vorteile hat sich agiles Arbeiten als innovative Form der Unternehmensführung noch nicht durchgesetzt. Unter anderem mag dies an einigen Hürden liegen, die Sie auf dem Weg zum Erfolg überwinden müssen:
Mentale Vorbereitung
Agiles Arbeiten funktioniert nur, sind Ihre Mitarbeiter für schnelle Richtungswechsel bereit und scheuen sich nicht vor der Verantwortung. Auch Sie müssen loslassen und Kompetenzen abgeben können.
Fehlende Sicherheit
Bei vielen, vor allem älteren Beschäftigten rufen die dynamischen Prozesse des agilen Arbeitens Unsicherheiten hervor. Bieten Sie trotz des ständigen Umbruchs klare Strukturen und bei Fragen immer ein offenes Ohr.
Mangelhafte Infrastruktur
Stellen Sie die benötigte Ausrüstung bereit. Garantieren Sie hochwertige Qualität und ausreichende Quantität bei Hard- und Softwarelösungen.
Die Vorteile überwiegen
Mit Offenheit zur ständigen Weiterentwicklung können Sie auch in unsicheren Zeiten auf das aktuelle Marktgeschehen reagieren und Ihre Produktivität dabei sogar steigern. Durch die jederzeitige Anpassungsfähigkeit Ihrer Teams an Veränderungen minimieren Sie die Anfälligkeit Ihres Unternehmens und steigern die Qualität der Ergebnisse. Zuletzt binden Sie Kunden und Mitarbeiter an sich und werden auf dem umkämpften Markt für Fachkräfte durch eine moderne Betriebsstruktur mit wenig Hierarchie und viel Digitalisierung junge Talente von Ihrer Marke überzeugen.
Stimmt die Einstellung des gesamten Unternehmens, sind Sie alle bereit für Neues, haben Sie den wichtigsten Schritt zum erfolgreichen agilen Arbeiten schon getan. Probieren Sie es aus! Notfalls können Sie immer wieder zurückkehren in Ihre altbekannten Strukturen. Sie sind ja flexibel!
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