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Alle Aufwendungen, die mit einer beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen, dürfen von der Steuer abgesetzt werden. Zu diesen absetzbaren Kosten zählen neben dem Firmenwagen, Arbeitsmitteln und anderen auch jene, die für Beleuchtungsmittel aufgewendet werden. Wie die Kosten für Beleuchtung von der Steuer abgeschrieben werden können, hängt von der Art der Aufwendung und deren Höhe ab.
Sofort abziehbare Aufwendungen
Werden für die Leuchtmittel nur geringe Kosten aufgewendet – z.B. eine Schreibtischlampe für das Büro mit einem Wert von unter 250 Euro (ohne Umsatzsteuer) – mindern sie den Gewinn eines Selbstständigen oder eines Freiberuflers sofort.
Die Schreibtischlampe muss nicht in einem Verzeichnis aufgeführt werden. Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist es aber wichtig, dass die Rechnung oder der Kaufbeleg aufbewahrt werden, wobei auch ordnungsgemäße elektronische Rechnungen ausreichen. Anders als bei Arbeitsmitteln erkennt das Finanzamt hier keinen Pauschbetrag ohne Einreichung der Belege an.
Wie wird Beleuchtung als geringwertiges Wirtschaftsgut behandelt?
Kostet die Lampe zwischen 250 und 1.000 Euro, wird die Schreibtischlampe steuerlich als ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandelt. In diesen Fällen besteht ein Wahlrecht. Der Selbstständige oder der Freiberufler kann die Kosten sofort abziehen oder die Lampe in einen Sammelposten einstellen.
Wird die Lampe in einem Sammelposten eingestellt, muss sie im Anlageverzeichnis aufgeführt werden. Der Aufwand der Lampe wird über fünf Jahre linear abgeschrieben. Dies bedeutet, dass der Gewinn im Jahr der Anschaffung und in den folgenden vier Jahren um jeweils 50 Euro gemindert wird.
Auch in diesem Fall gilt, dass der Kaufbeleg oder die Rechnung für eine Prüfung durch das Finanzamt aufbewahrt werden müssen.
Wie wird eine Leuchtreklame abgeschrieben?
Handelt es sich um einen Gegenstand, der teurer als 1.000 Euro ist, muss dieser zwingend aktiviert werden. Aktivieren bedeutet, dass der Gegenstand in der Einnahmenüberschussrechnung aufgenommen und dort abgeschrieben wird.
Bei dem Gegenstand kann es sich z.B. um eine Leuchtreklame handeln. Der Ansatz des Gegenstandes erfolgt zu den Nettoanschaffungskosten. Für eine rechtskonforme Abschreibung der Lichtreklame muss die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bekannt sein.
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Gegenstände, die im Steuerrecht zwingend abgeschrieben werden müssen, richtet sich nach einer speziellen AfA-Tabelle. Diese wurde vom Bundesfinanzministerium herausgegeben und ist allgemeingültig. Neben einer allgemeinen AfA-Tabelle gibt es aber auch spezifische ergänzende Tabellen für bestimmte Branchen und Wirtschaftszweige.
Nach der AfA Tabelle wird zum Absetzen der Leuchtreklame eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von neun Jahren veranschlagt. Dies bedeutet, die Nettoanschaffungskosten sind auf insgesamt neun Jahre zu verteilen.
Ein Beispiel soll die Ausführungen verdeutlichen:
Ein Freiberufler hat sich eine Leuchtreklame gekauft, um damit auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen. Die Anschaffungskosten für diese Leuchtreklame haben insgesamt Kosten von 1.785 Euro verursacht.
Um die Leuchtreklame mit dem steuerlich richtigen Wert abzuschreiben, muss die Lampe mit den Nettoanschaffungskosten aktiviert werden. In dem Beispiel betragen die Nettoanschaffungskosten 1.500 Euro. Werden diese ins Verhältnis zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von neun Jahren gesetzt, ergibt sich ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 166,66 Euro.
Steuerlich zu beachten ist auch die pro-rata-temporis-Regel. Dies bedeutet die Gegenstände dürfen im Jahr der Anschaffung nur zeitanteilig abgeschrieben werden. Ausgangspunkt ist der Zeitpunkt der Anschaffung. Wird die Leuchtreklame am 01. April gekauft, kann die Abschreibung in diesem Jahr nur für neun Monate vorgenommen werden. In dem Beispiel ergibt sich für das Jahr der Anschaffung ein Betrag von 124,95 Euro.
In den kommenden acht Jahren wird die Leuchtreklame mit 166,66 Euro abgeschrieben. Die ersten drei Monate, die im Jahr der Anschaffung nicht berücksichtigt werden konnten, werden im letzten Jahr berücksichtigt. Dann ergibt sich eine Restabschreibung von 41,71 Euro.
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