Buchhaltung und Jahresabschluss automatisieren – mit diesen Lösungen sind auch Corona-Änderungen kein Problem

Welche Dokumente umfasst der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist eine Pflicht jedes ordentlichen Kaufmanns und ein Bestandteil der handelsrechtlichen Rechnungslegung. Die Vorschriften für seine Erstellung werden durch das Handelsgesetzbuch (HGB) vorgegeben

Bestandteile des Jahresabschlusses sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Unternehmens – der Abschluss stellt somit die Aktiva und Passiva sowie die Gewinne und Verluste eines Unternehmens während des laufenden Geschäftsjahrs dar. Vor dem Bilanzstichtag sind alle Buchungen, die sich auf dieses Geschäftsjahr beziehen, abzuschließen.

Welchen Zweck erfüllt der Jahresabschluss?

Im Handels- und Finanzrecht erfüllt der Jahresabschluss zwei Funktionen. Zum einen stellt er eine verbindliche Auskunft für Geschäftspartner, Kunden und andere Stakeholder des Unternehmens über die finanzielle und wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens dar, an denen sie sich in ihren geschäftlichen Entscheidungen orientieren können. Aus diesem Grund ist der Jahresabschluss durch einen unabhängigen Steuerberater oder eine Wirtschaftsprüfungskanzlei zu überprüfen und freizugeben. Außerdem sind die Bilanz und die GuV die Grundlagen für die Ermittlung der Steuerlast des Unternehmens.

Der Jahresabschluss und alle dafür relevanten Dokumente werden dem Finanzamt über das Steuerportal ELSTER auf digitalem Wege übermittelt – eine Versendung in Papierform ist seit 2013 nicht mehr vorgesehen.

Kapitalgesellschaften unterliegen außerdem der Publikationspflicht für ihren Jahresabschluss. Wenn sie ihn nicht im Handelsregister und im Bundesanzeiger veröffentlichen, müssen sie damit rechnen, dass das Bundesamt für Justiz ein Verfahren gegen sie eröffnet.

Welche Unternehmen sind zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet?

Zur Erstellung eines Jahresabschlusses sind alle Kapital- und Personengesellschaften verpflichtet. Auch Gründer im ersten Geschäftsjahr sind davon nicht ausgenommen. Zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit müssen sie eine inhaltlich und formal korrekte Eröffnungsbilanz erstellen, die später zusammen mit den Geschäftsdaten des laufenden Jahres die Grundlage für den Jahresabschluss bildet.

Ausnahmeregelungen sieht das HGB lediglich für Freiberufler und Kleinbetriebe sowie für Einzelkaufleute vor. Freiberufler und Gewerbetreibende, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind von der doppelten Buchführung und der Erstellung des Jahresabschlusses befreit. Das Finanzamt verlangt von ihnen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), in der ihre Umsätze und Gewinne ausgewiesen werden. Einzelkaufleute müssen keinen Jahresabschluss erstellen, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von maximal 600.000 Euro und Überschüsse von maximal 60.000 Euro erzielen konnten.

Innerhalb welcher Fristen müssen Unternehmen ihren Jahresabschluss erstellen?

Für die Übermittlung ihres Jahresabschlusses an das Finanzamt gelten festgelegte Fristen. Im Normalfall müssen die Finanzbehörden den Abschluss und alle zugehörigen Dokumente innerhalb von drei Monaten erhalten haben.

Da das Geschäftsjahr in Deutschland in der Regel mit dem Kalenderjahr zusammenfällt, ist der Bilanzstichtag der 31. Dezember – den Jahresabschluss müssen sie somit bis zum 31. März an das Finanzamt schicken. Eine vom Kalenderjahr abweichende Definition des Geschäftsjahres muss durch das Finanzamt genehmigt werden und kommt nur für Unternehmen in Frage, die ins Handelsregister eingetragen sind.

Eine auf sechs Monate bis zum 30. Juni verlängerte Abgabefrist gilt für sogenannte kleine Kapitalgesellschaften. Dabei handelt es sich um Kapitalgesellschaften, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren mindestens zwei von insgesamt drei Größenmerkmalen erfüllen:

• Ihre Umsatzerlöse im vergangenen Geschäftsjahr betragen maximal 9.690.000 Euro.
• Ihre Bilanzsumme beläuft sich nach Abzug von als Aktiva ausgewiesenen Kapitalfehlbeträgen maximal 4.840.000 Euro.
• Im Jahresdurchschnitt beschäftigen sie nicht mehr als 50 Mitarbeiter.

Anträge auf Fristverlängerungen werden durch die Finanzämter bis zum 28. Februar 2021 akzeptiert. In der Regel sind sie auf höchstens 14 Monate begrenzt. Nach dem Ablauf dieser Frist erheben die Finanzbehörden automatische Säumniszuschläge von mindestens 25 Euro täglich – die Obergrenze ist auf 25.000 Euro festgelegt. Gleichzeitig gibt es für die Finanzbeamten nur noch einen geringen Ermessensspielraum für weitere Fristverlängerungen.

Welche generellen Änderungen sind für den Jahresabschluss 2020 relevant?

Veränderungen der steuerlichen Vorgaben spielen für den Jahresabschluss praktisch in jedem Geschäftsjahr eine Rolle. Im Jahr 2020 sind die folgenden allgemeinen Veränderungen von Bedeutung:

• Die kalte Steuerprogression soll durch höhere Eckwerte der Einkommenssteuertarife abgefedert werden.
• Der gesetzliche Mindestlohn hat sich im laufenden Jahr pro Arbeitsstunde auf 9,35 Euro brutto erhöht. In Tarifverträgen wurden zum Teil höhere Sätze vereinbart, die im Jahresabschluss ebenfalls ausgewiesen werden müssen. Unternehmen, die die gesetzlichen Vorgaben zum Mindestlohn verletzen, erwarten sehr hohe Geldstrafen von bis zu 500.000 Euro.
• Die steuerliche Berücksichtigung von Jobtickets, die keine steuerfreie Zusatzleistung zum Gehalt der Mitarbeiter sind, beläuft sich auf 25 Prozent ohne und auf 15 Prozent mit Berücksichtigung der Entfernungspauschale.
• Der Verpflegungsaufwand für Dienstreisen wurde für ganze Tage von 24 auf 28 Euro sowie für An- und Abreisetage von zwölf auf 14 Euro angehoben.
• Für Betriebsfahrzeuge mit Elektroantrieb, die nach dem 19. Dezember 2019 erworben wurden, gelten Sonderabschreibungen in Höhe von 50 Prozent.

Nicht in direkter Verbindung zum Jahresabschluss stehen einige weitere Punkte, die für die Informationspflicht gegenüber dem Finanzamt jedoch trotzdem relevant sind:

• Für elektronische Kassensysteme gilt seit Anfang 2020 die Pflicht zur Ausstattung mit technischen Sicherheitseinrichtungen, die Manipulationen verhindern sollen und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein müssen. Der Erwerb solcher Kassensysteme vor dem 01. Januar 2020 ist dem Finanzamt bis zum 31. Januar 2021 mitzuteilen – für später gekaufte Systeme ist eine einmonatige Meldepflicht vorgesehen.
• Betreiber von digitalen Marktplätzen haften für Umsatzsteuerschulden der Shop-Betreiber auf der Plattform, die folglich eine Bescheinigung des Finanzamts über die korrekte Abfuhr der Umsatzsteuer zu erbringen haben. Ohne diese Bestätigung ist der Online-Handel auf solchen Plattformen künftig nicht mehr möglich.
• Belege können ab 2020 erstmals auch in gängigen Datenformaten wie beispielsweise PDF oder JPG ausgestellt werden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.

Welche Änderungen durch die Corona-Krise gibt es?

Auch die Corona-Krise hat zu neuen Anforderungen an das Reporting von Unternehmen geführt. Der Gesetzgeber fordert eine handels- und steuerbilanzielle Abbildung der Corona-Folgen. Die meisten Änderungen in diesem Kontext betreffen allerdings Unternehmen, die nicht nur einen Jahresabschluss, sondern auch einen Lagebericht erstellen müssen. Einige Veränderungen durch Corona sind jedoch für alle Unternehmen in ihrem Jahresabschluss relevant:

• Steuersenkungen und Steuerstundungen müssen auch in den Jahresabschlüssen ausgewiesen werden.
• Unternehmen, die sich im Rahmen der Corona-Hilfen Sozialversicherungsbeiträge ihrer Mitarbeiter erstatten lassen, weisen bereits beantragte Erstattungen in ihrer Bilanz als Aktiva aus. Zum Teil erfolgen solche Erstattungen bereits zu einem Zeitpunkt, zu dem das betreffende Unternehmen die sachlichen Voraussetzungen dafür noch nicht erfüllt – in diesem Fall erscheinen diese Zahlungen bis zu ihrer zweckgerechten Verwendung als „sonstige Verbindlichkeiten“ auf der Passivseite der Bilanz.
• Das Kurzarbeitergeld hat keinen direkten Einfluss auf die Bilanz, sondern wird dort als durchlaufender Posten aufgeführt.
• Aufstockungen des Kurzarbeitergeldes durch das Unternehmen werden dem laufenden Personalaufwand zugerechnet.

Automatisierung des Jahresabschlusses durch ein ERP-System

Durch ein ERP-System lassen sich die Erstellung des Jahresabschlusses automatisieren und der Aufwand dafür beträchtlich reduzieren. Ein solches System ermöglicht, alle betriebswirtschaftlich relevanten Prozesse in einem Unternehmen miteinander zu integrieren, zu steuern und auf die entsprechenden Dokumentationen und Datenbestände zurückzugreifen.

ERP-Systeme bieten in der Regel branchenspezifische Lösungen und folgen einem modularen Aufbau, so dass sie sich passgenau für die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens konfigurieren lassen. Die Zusammenstellung und Aufbereitung der Daten für den Jahresabschluss erfolgen mit einem solchen System in automatisierter Form. Aktuelle steuerliche Anforderungen und Veränderungen inklusive der Auswirkungen der diversen Corona-Maßnahmen werden durch entsprechende Software-Updates eingepflegt.

Ein ERP-System hat in der Regel entweder direkt oder über API-Schnittstellen Zugriff auf alle Datenbestände innerhalb des Unternehmens. Auch die Datenübermittlung an den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie der Versand des Jahresabschlusses an das Finanzamt erfolgt direkt aus dem System heraus. In jedem Fall ist die Einführung eines ERP-Systems ein wichtiger Digitalisierungsschritt im Unternehmen.

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