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Compliance-Regelwerke gehören längst zu den wichtigsten Anforderungen und Wertvorstellungen, die Unternehmen an sich und ihre Mitarbeiter in Bezug auf das Verhalten in der Öffentlichkeit und in Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden stellen. Dabei handelt es sich keinesfalls um lose oder unverbindliche Regeln. Unter dem Druck der öffentlichen Meinung und nicht zuletzt unter dem Eindruck von massiven Gerichtsentscheidungen haben viele Branchen ihre Compliance-Richtlinien immer weiter verschärft.
Unternehmen und Entscheider, die die Verfügung über Werbegeschenke haben, müssen einen branchenweit gültigen Verhaltenskodex kennen und beachten, um keine existentiellen Störungen ihrer Geschäftsbeziehungen zu riskieren.
Kritische Branchen unter Generalverdacht
Es gibt neben der öffentlichen Verwaltung, die seit jeher sehr anfällig für den Verdacht von Verstössen gegen Compliance-Vorgaben und den nachlässigen Umgang mit Werbegeschenken und Zuwendungen ist, einige Branchen in der Wirtschaft, bei denen die Einhaltung absoluter Regeltreue besonders stark gefragt ist.
Bevor Sie also einem Geschäftspartner oder einem potentiellen Kunden Werbeartikel oder sonstige Aufmerksamkeiten und Geschenke zukommen lassen, vergewissern Sie sich unbedingt darüber, ob in der betroffenen Branche besonders restriktive Richtlinien gelten. Ist das der Fall, müssen Sie selbst mit kleinen Geschenken und Aufmerksamkeiten, teilweise sogar mit bloßen Andeutungen und Formulierungen, äußerst vorsichtig sein. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, können Sie sich auch direkt an einen Compliance Manager wenden, um Unsicherheiten zu klären.
Zu den Branchen mit strengen Compliance-Regeln gehören im Grund alle Wirtschaftszweige, in denen Lieferanten und Einkäufer aufeinander treffen. Viele Zulieferer möchten einen guten und engen Kontakt zum Einkäufer des Kunden pflegen, damit dieser bei Bestellungen in Zukunft immer zunächst an den bisherigen Lieferanten denkt und möglichst nicht nach neuen Alternativen sucht.
Daher bekommen Einkäufer häufig wertvolle Weihnachtsgeschenke, etwa eine Flasche Wein, Konzertkarten, Fußball-Dauerkarten oder sonstige Geschenke, die dem privaten Hobby des Einkäufers zugute kommen. Auch Werbegeschenke verfehlen ihre Wirkung in der Regel nicht. Doch Vorsicht bei der Annahme von Geschenken: Sie kann den Job kosten.
Achten Sie darauf, wenn Sie jemandem beschenken oder ein Geschenk entgegen nehmen.
Wichtig: Solange es sich tatsächlich um die Pflege einer privaten und echten Freundschaft handelt und absolut kein Bezug zu einer Vorteilsnahme besteht, kann niemand angeprangert werden. Eine Vorteilsannahme ist nach deutschem Recht eine strafbare Handlung.
Neben der komplizierten Beziehung zwischen Einkäufern und Lieferanten sind aber auch Geschäftsbeziehungen von Dienstleistern zu Auftraggebern betroffen, wie sie etwa in der IT-Branche häufig anzutreffen ist. Software- und IT-Konzerne werden derzeit nicht nur aufgrund der aktuellen Datenschutz-Diskussion ständig von der Öffentlichkeit und von Landesbeauftragten für Datenschutz kritisch beäugt, sondern auch weil im Rahmen der Digitalisierung große Summen fließen.
Ebenfalls unter ständiger Aufsicht stehen der Finanz- und Banken-Sektor sowie alle börsennotierten Aktiengesellschaften. Diese müssen besonders hohe ethische Standards einhalten und werden zudem nicht nur durch die firmeninterne Compliance, sondern auch durch strenge gesetzliche Vorgaben und Aufsichtsbehörden, wie etwa die BaFin, überwacht. Dabei sind sogar die Mitarbeiter und Direktoren des BaFin einem Verhaltenskodex verpflichtet.
Beim Umgang mit Banken und großen Konzernen sollten Sie also besonders sensibel mit Zuwendungen und Werbeartikeln umgehen. Viele Banken haben nach der Finanzkrise den Anspruch, in der Öffentlichkeit auf keinen Fall ein negatives Bild abzugeben. Dazu kommt, dass viele Banken auch für das wirtschaftliche Gesamtsystem eine sogenannte systemische Bedeutung haben und daher besonders anfällig für jede Art von Korruption und Vorteilsnahme sein könnten.
Mitarbeiter der Pharma- und Healthcare-Branche tragen besondere Verantwortung
Auch im Gesundheitssektor, in der Healthcare- und Pharmaindustrie gilt ein strenger Verhaltenskodex für die Mitarbeiter. Hier sieht die Öffentlichkeit sehr genau hin, ob beispielsweise Pharma-Vertreter versuchen, mit Hilfe von Incentives und Werbegeschenken einen Vorteil für ihre Medikamente bei Ärzten und Großabnehmern wie Krankenhäusern und Gesundheitskonzernen zu erzielen. Teilweise gelten hier Transparenz-Vorgaben, was Zahlungen und Sponsorings angeht. Das Recherchezentrum Correctiv.org geht aber davon aus, dass nur jeder vierte Arzt offenlegt, wie viel Geld er von Pharmaunternehmen bekommt.
Eine Branche, in der die Streuung von Werbeartikeln und Geschenken weit verbreitet ist, ist die Event-Branche. Doch auch hier sollten Sie als Werbetreibender vorsichtig sein. Nicht alles, was man schnell mit dem eigenen Logo bedrucken und günstig verteilen kann, ist harmlos. Auch sollten Empfänger immer darauf achten, ob die Annahme eines Werbegeschenkes steuerpflichtig ist oder nicht. Gleiches gilt bei Arbeitnehmern für regelmäßige Sachbezüge, die einen geldwerten Vorteil darstellen.
Welche Artikel sind unproblematisch?
Grundsätzlich sind Werbeartikel dafür da, die gute Geschäftsbeziehung zu unterstreichen und als kleine Aufmerksamkeit zu dienen. Dabei müssen aber immer die Regeln der Branche und des Geschäftspartners beachtet werden. Sehr hilfreich kann es sein, die meist öffentlichen und online verfügbaren Compliance Regeln vorab zu studieren.
Unproblematisch dürften kleine Streuartikel wie Kugelschreiber oder branchenspezifische Giveaways sein, die einfach nur das Unternehmen in Erinnerung bewahren sollen. Beim Blick auf das Angebot von spezialisierten Online-Anbietern von Werbeartikeln sieht man häufig ein großes Sortiment an Artikeln, die im Einzelwert in kleinen Euro- oder Cent-Bereichen liegen und daher als kleines Geschenk weitestgehend unbedenklich sein sollten.
Wichtig ist dabei, dass der materielle Wert dieser kleinen Präsente keine strafbare Höhe erreicht und zweitens den internen Vorgaben zum Compliance nicht entgegenläuft. Werbetreibende sollten auch vorab wissen, ob der Beschenkte die Präsente melden muss, wenn diese eine bestimmte Höhe im Wert überschreiten. Dadurch kann vermieden werden, den Geschäftspartner in eine unkomfortable und heikle Position zu bringen.
Absolute Tabus und No-Go-Geschenke
Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass hochwertiges Geschenke wie Autos, Computer oder Reisen in keiner Branche mehr zulässig sind. Dazu gehört das Golf-Wochenende für Ärzte durch einen Pharmakonzern ebenso wie der kostenfreie Laptop. Der Wert eines Geschenkes ist zwar oft gar nicht ausschlaggebend für einen Verstoß gegen Compliance Richtlinien. Doch bei bestimmten Summen ist die Intention des Schenkenden eindeutig und kein Richter wird sich erzählen lassen, dass ein Auto, eine Luxusreise keine Vorteilsannahme darstellen.
Bei Beamten gibt es weitere Sonderregeln. Hier sollte jede Art von Werbegeschenken als problematisch anzusehen sein. Darüber hinaus sollten alle Artikel und Events, die auf irgendeine Weise moralisch und ethisch zu beanstanden sind, unbedingt vermieden werden. Jede Art finanzierter Besuche von Veranstaltungen, Clubs oder teure Geschenke, die auch den Verdacht der Vorteilsgewährung fördern könnten, sind tabu.
Bildnachweise: Geschenktüten: © Olaf Wandruschka - Fotolia.com, Strichfigur: © Strichfiguren.de - Fotolia.com
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