Der Datenzugriff bei Betriebsprüfungen – was das Finanzamt alles darf

Bei einer Betriebsprüfung werden vor allem die Lohnunterlagen der Arbeitnehmer, die Anlagenbuchführung sowie die Finanzbuchführung unter die Lupe genommen. Grundsätzlich muss man alle „steuerlich relevanten“ Daten vorlegen. Der Gesetzgeber hat aber nicht explizit geregelt, was genau darunter zu verstehen ist, so dass letztlich das Ermessen des Prüfers entscheidend.

Es gibt drei verschiedene Arten, wie das Finanzamt auf die gespeicherten Daten zugreifen darf.

Beim „unmittelbaren Datenzugriff“ erhält der Prüfer lediglich einen lesenden Zugriff auf die Buchhaltungs- und Stammdaten. Er darf aber auch die vorhandenen Programmfunktionen nutzen, um Verknüpfungen und Auswertungen durchzuführen. In der Praxis wird dem Prüfer meistens ein eigener Zugang mit Leseberechtigung eingerichtet.

Beim „mittelbaren Datenzugriff“ kann der Prüfer vom Unternehmen verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben ausgewertet werden. Das bedeutet beispielsweise, dass man anhand der Lohnbuchhaltung eine Liste aller Mitarbeiter vorlegen muss, die einen Dienstwagen haben.

Bei der „Datenträgerüberlassung“ ist man verpflichtet, dem Prüfer die Daten auf Datenträger (CD, DVD, USB-Stick, etc.) im sogenannten GdPdU-Format (Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auszuhändigen. Dieser überträgt die Daten auf seinen Notebook und wertet sie mit einem speziellen Analyseprogramm aus.

Welche dieser Möglichkeiten zur Anwendung kommt, entscheidet der Prüfer nach „pflichtgemäßen Ermessen“ unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit. Dabei ist auch ein wenig Fingerspitzengefühl des Prüfers gefragt. Allerdings gewinnt in der Praxis vor allem die Datenträgerüberlassung zunehmend an Bedeutung.

Alle Kosten trägt der Geprüfte

Der gesetzlich geforderte Datenzugriff bei Betriebsprüfungen kann mitunter für das geprüfte Unternehmen sehr teuer werden. Viele Anbieter von Buchhaltungsprogrammen verlangen eine Gebühr für die Freischaltung dieser Funktion. Andere Softwarefirmen hingegen erstellen die Datenträger selbst in ihren Rechenzentren und lassen sich diese Dienstleistung bezahlen. Alle Kosten, die durch den Datenzugriff entstehen, hat alleine das geprüfte Unternehmen zu tragen, während sich das Finanzamt mit keinem Cent daran beteiligt.

Bei Verweigerung drohen Sanktionen

Wer den Wünschen des Prüfers nach Datenzugriff nicht oder verspätet nachkommt, der muss mit teilweise empfindlichen Maßnahmen rechnen. Die neueste Wunderwaffe ist dabei seit 2009 das Verzögerungsgeld, welches mindestens 2.500 Euro beträgt. Es wird selbst dann nicht wieder aufgehoben, wenn man seine Mitwirkungspflicht schließlich doch erfüllt. Daneben stehen dem Finanzamt auch noch bewährte Zwangsmittel wie Schätzung und Zwangsgeld zur Verfügung. Zudem darf die Behörde eine Firmenbuchführung auch als nicht ordnungsgemäß im Prüfungsbericht brandmarken, falls kein Datenzugriff möglich war.

Quelle:

Dieser Artikel wurde von einem Außenprüfer des Finanzamtes zur Verfügung gestellt. Der Autor möchte aus beruflichen Gründen nicht genannt werden.

Danke an unseren Gastautor, sagt das Team von Betriebsausgabe.de

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.