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Für Kaufleute gelten handels- und steuerrechtliche Vorschriften, die genauestens regeln, wie lange bestimmte Schriftstücke und Nachweise über Geschäftsvorfälle aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschriften über die Aufbewahrungspflichten ergeben aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Welche Unterlagen für welche Dauer aufzubewahren sind, ergibt sich aus § 147 Abs. 1, 3 AO. Demnach müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die Unterlagen, die für ihr Verständnis notwendig sind, mindestens zehn Jahre lang zur Verfügung stehen. Gleiches gilt für Buchungsbelege und Unterlagen, die einer elektronischen Zollanmeldung beigefügt werden müssen. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt nach § 14 b (1) UStG ebenfalls für alle Eingangsrechnungen sowie für ein Doppel der Ausgangsrechnungen.
Jungunternehmer nutzen in der Anlaufphase ihres Unternehmens oft das Privatkonto für die betrieblichen Zahlungen. Dadurch müssen die privaten Bankbelege ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Für sechs Jahre aufzubewahren sind Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. deren Wiedergaben und alle anderen Unterlagen, die eventuell bei der Festlegung der Besteuerung eine Rolle spielen könnten. Bei der Berechnung des Ablaufs der Aufbewahrungspflicht ist zu berücksichtigen, dass nach § 147 Abs. 4 AO die Frist erst am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die entsprechende Unterlage entstanden ist.
In der betrieblichen Praxis entstehen häufig Probleme bei der Einschätzung des Charakters von Unterlagen. Welche Art von Schreiben zählt beispielsweise wirklich als Handelsbrief? Unter einem Handelsbrief versteht man Korrespondenz, die geführt wurde um ein Geschäft vorzubereiten, durchzuführen oder umzukehren. Schreiben, die zur Anbahnung eines Geschäfts dienen sollten (z. B. individuelle Angebote, Farbprospekte), die aber nicht erfolgreich waren, werden nicht als Korrespondenz eingestuft und müssen demnach auch nicht aufbewahrt werden.
Dürfen die Unterlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung der Unterlagen in digitaler Form ist gesetzlich folgendermaßen geregelt.
Beispiel
Johannes Meister, seines Zeichens Inhaber eines Unternehmens, das komplexe Geräte für den Maschinenbau herstellt, hat ein hohes Aufkommen an Buchungsbelegen und geschäftlicher Korrespondenz. Mittlerweile türmen sich große Berge an Schriftstücken auf und Herr Meister fragt sich, ob er das wirklich alles aufbewahren muss. Es erscheint ihm wesentlich einfacher, die Belege einfach einzuscannen und die Originale anschließend der Akten- und Datenvernichtung zu übergeben.
Gemäß § 147 Abs. 2 AO ist es erlaubt, die steuerlich relevanten Unterlagen auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufzubewahren, sofern es sich dabei nicht um Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Beigaben zu elektronischen Zollanmeldungen handelt. Wichtig dabei ist, dass die digitalisierten Daten ständig abrufbar sind. Sie müssen ohne jede Verzögerung stets lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Außerdem muss die Digitalisierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Wenn Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege digitalisiert werden, müssen sie bildlich mit den jeweiligen Originalen identisch sein. Bei allen anderen Unterlagen reicht eine inhaltliche Übereinstimmung. Seit einer Neuerung der AO müssen Daten, die ab dem 1. Januar 2002 in digitaler Form eingegangen sind, in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt und verfügbar gehalten werden.
Quellen:
- § 147 Abs. 1, 3 AO
- § 14 b (1) UStG
- § 147 Abs. 4 AO
- § 147 Abs. 2 AO
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