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Die Umsatzsteuersonderprüfung ist bei so gut wie allen Unternehmern gefürchtet. Der Grund dafür ist einfach: Selbst bei der sorgfältigsten Buchführung findet der Betriebsprüfer häufig etwas und dann drohen saftige Nachzahlungen, die schon so manchen Unternehmer ruiniert haben.
Korrigierte Rechnungen
Es ist grundsätzlich zulässig, dass Sie Eingangsrechnungen abändern oder Informationen ergänzen, beispielsweise wenn einer der Mindestbestandteile einer Rechnung fehlt. Damit der Prüfer solche Änderungen akzeptiert, sollten Sie sie stets handschriftlich vornehmen und mit Ihrem Kürzel versehen, damit sie nachvollzogen werden können. Wichtiger als das ist jedoch, dass Sie eine Bestätigung vom Rechnungsaussteller erhalten, dass er mit der Änderung der Rechnung einverstanden ist.
Hierfür haben Sie zwei einfache Möglichkeiten. Am wenigsten Arbeit macht es, wenn Sie die Änderung mit Ihrem Geschäftspartner kurz per Mail oder Fax absprechen und seine Antwort ausdrucken und aufbewahren. Alternativ können Sie ihm auch eine Kopie der geänderten Rechnung schicken und eine Bestätigung hierüber anfordern. Solche Bestätigungen legen Sie am besten gemeinsam mit der jeweiligen Rechnung ab, denn so vermeiden Sie Rückfragen des Steuerprüfers bei der Prüfung schon von vornherein.
Leistungsbeschreibung ist zu ungenau
Besonders bei Leistungen, die sehr umfangreich waren, bietet es sich auf den ersten Blick an, diese zusammenzufassen. Wenn der Prüfer jedoch der Meinung ist, dass anhand der Leistungsbeschreibung die abgerechnete Leistung nicht exakt nachvollzogen werden kann, kann er mit dem Finanzamt den Vorsteuerabzug schnell streichen. Achten Sie daher bei Ihren Eingangsrechnungen immer darauf, dass der Rechnungssteller die Leistung ausreichend ausführlich beschrieben hat. Er darf jedoch zu diesem Zweck auf ein anderes Dokument verweisen, beispielsweise auf eine Leistungsbeschreibung oder ein Angebot, in dem die Leistung genauer definiert ist.
Fehlende Mindestbestandteile auf Rechnungen
Oft werden Unternehmern kleine Fehler in Rechnungen zum Verhängnis, sodass sie teilweise enorme Steuern nachzahlen mussten. Ein Steuerberater empfiehlt sich deshalb für jeden Unternehmer.
Jede Rechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen (welche dies genau sind, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema „Pflichtangaben auf Rechnungen“). Sie ergeben sich aus § 14 UStG und nur wenn all diese Inhalte auf der Rechnung stehen, berechtigt sie Sie zum Vorsteuerabzug. Fehlt auch nur einer davon, kann der Prüfer mit etwas Pech bereits den Vorsteuerabzug streichen.
Wirken Sie dem entgegen. Prüfen Sie am besten gleich beim Eingang der Rechnung, ob diese Inhalte vorhanden sind. Streichen Sie sie mit einem Textmarker oder einem Bleistift an. So können Sie sichergehen, dass Ihre Rechnung alle Anforderungen erfüllt. Fehlen Angaben, müssen Sie die Rechnung erst einmal nicht bezahlen. Sie können die Zahlung so lange zurückhalten, bis der Rechnungssteller Ihnen eine korrigierte Rechnung ausstellt. Dies gilt allerdings nur, wenn auf der Rechnung auch die Umsatzsteuer ausgewiesen wird (Rechnungen von Kleinunternehmern sind damit von der Regelung ausgenommen).
Steuernummer ist falsch
Auch eine falsch angegebene Steuernummer könnte Ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug kippen, wenn der Prüfer dies bemerkt – schließlich gehört die Steuernummer zu den Mindestbestandteilen. Allerdings gibt die Umsatzsteuerrichtlinie vor (Abschnitt 192, Abs. 3, S. 4 UStR), dass es Ihnen nicht zugemutet werden kann, dass Sie Steuernummern oder inländische Umsatzsteueridentnummern auf ihre Richtigkeit hin überprüfen. Diese Richtlinie verpflichtet Sie übrigens auch dazu, die in der Rechnung enthaltenen Angaben zu überprüfen.
Elektronische Rechnungen ohne Signatur
Elektronische Rechnungen mussten bis vor kurzem strenge Anforderungen an eine qualifizierte Signatur erfüllen. Überprüfen Sie bei allen elektronischen Rechnungen, ob eine solche Signatur vorliegt. Andernfalls kann Ihnen der Prüfer den Vorsteuerabzug streichen. Diese Signaturpflicht ist zwar erst kürzlich gekippt worden, doch für die vergangenen Steuerjahre gilt diese Regelung natürlich nach wie vor.
Quelle: ProFirma 06/2010, S. 52/53
Bildnachweise: Betriebsprüfer: Robert Kneschke - Fotolia.com, Brille und Stift: Minerva Studio - fotolia.com
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