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Dienstplanung ist schon lange Zeit eine nicht weg denkbare Aufgabe, vor allem in Arbeitsbereichen mit Schichtbetrieb. Heute muss man sich aber nicht mehr durch die Belegschaft telefonieren und alle Verfügbarkeiten erfragen oder etliche Daten in einer Excel-Tabelle zusammentragen. Die digitale Dienstplanung ist eine moderne Lösung für diese Bereiche des Personalmanagements, die uns hilft effektiver und motivierter zu arbeiten. Was sind die Vorteile dieser Dienstplan-Software?
Was ist digitale Dienstplanung?
Digitale Dienstplanung ist der nächste Schritt von analoger Dienstplanung zu Excel Tabellen zu einer Software-Lösung, die online von jedem Ort und Unterwegs zugänglich ist. Anbieter wie Papershift aus Karlsruhe (www.papershift.com) haben sich auf Personalmanagement-Software spezialisiert, die genau den Ansprüchen der jeweiligen HR-Gebiete entspricht.
In ihrer Dienstplanungs-Software lassen sich Arbeitsbereiche und Bedarfe genau definieren und freie Schichten werden ganz automatisiert oder manuell verteilt. Dazu tragen Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten und Wunschtermine in ihrer Dienstplan-App ein. Die Daten werden in einem Cloudspeicher gesichert. Dadurch hat man überall Zugriff auf den Dienstplan. Doch der digitale Dienstplan bietet noch viele weitere Vorteile:
Einfaches Einhalten rechtlicher Pflichten
Die Dienstplan-Software hilft dabei die Aufbewahrungspflicht und Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Alle gesammelten Daten werden zusammengestellt und archiviert, damit man sie für Nachweise nur noch ausdrucken und verschicken muss. Damit entsprechen sie den Vorgaben, wie lange gewisse Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
Gemeinsam mit der Zeiterfassungs-Software von Papershift kommt man damit auch den Vorgaben des 2019 getroffenen Entschlusses des Europäischen Gesetzhofes nach, dass man die Arbeitszeiten seiner Angestellten verpflichtend nachweisen muss.
Überstünden frühzeitig erkennen!
Um gar nicht erst dazu zu kommen, Überstunden aufzubauen und gegen das Arbeitszeitgesetz zu verstoßen, warnt die Dienstplan-App davor, wenn Soll-Stunden der Mitarbeiter erreicht werden. So kann man in diesem Fall umplanen und die Verfügbarkeiten anderer Angestellter ausnutzen oder das Personal aufstocken.
Effizientes Arbeiten
Ein großer Teil der Arbeit an einem Dienstplan wird durch die Software automatisiert. Anders als Excel berechnet sie nicht nur nach der Eingabe von umständlichen Formeln. Sie nimmt die Daten, die eingetragen wurden, und verarbeitet sie entsprechend der Einstellungen, die man seinen Ansprüchen nach getätigt hat.
Auch die manuelle Arbeit wird erleichtert. So werden Änderungen an den Verfügbarkeiten der Mitarbeiter oder an dem Dienstplan selbst in Echtzeit angezeigt. Damit kann man als Personalplaner sofort darauf eingehen, wenn ein Ausfall durch einen Ersatz abgedeckt werden muss. Das frühzeitige Handeln hilft dabei, die Zufriedenheit der Angestellten zu halten, die so nicht kurzfristig einbestellt werden müssen.
Fehlervermeidung
Manuelle Dienstplanerstellung ist eine schwierige Aufgabe, bei der viele Daten miteinander abgeglichen werden müssen:
- Wer hat wann Verfügbarkeiten angegeben,
- welche Qualifikationen hat dieser Mitarbeiter,
- in welcher Schicht müssen diese Fähigkeiten abgedeckt werden,
- wie viel hat dieser Angestellte diesen Monat bereits gearbeitet,
- was sind die Sperr- oder Wunschtermine des Angestellten?
Dabei kommt es häufig auch zu kurzfristigen Änderungen, die Einfluss auf alle bisher eingestellten Variablen haben. Dadurch wird das Erstellen eines Dienstplans per Hand zu einem fehleranfälligen Prozess. Hier können wir auf die Intelligenz und Rechenfähigkeit von elektronischen Systemen zurückgreifen, die automatisiert arbeiten und bei Doppelbelegungen und ähnlichen warnen.
Beidseitige Kommunikation
Die miteinander verknüpften Dienstplan-Apps machen es beiderseits einfach mit der Personalabteilung oder den jeweiligen Angestellten zu kommunizieren. Es braucht keine Telefonate oder E-Mails, um seine Verfügbarkeiten anzugeben oder abzufragen. Veröffentlichte Dienstpläne und Änderungen werden auf einem Klick mit allen geteilt. Auch die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter sind für die Planung auf einen Blick verfügbar.
Mit der Nutzung der Dienstplan-App integriert man seine Mitarbeiter in die Planung der Schichten. Sie können ihre Wunschtermine angeben, sich eigenhändig auf offene Schichten bewerben oder sich sogar selbstständig in den Dienstplan eintragen. Diese Mitkontrolle über ihre Arbeitszeiten hilft ihnen wiederum bei der Planung ihres Alltags und steigert ihre Zufriedenheit und Motivation.
Erweiterung durch Add-ons
Die Dienstplan-Software von Papershift ist durch eine Vielzahl an Add-ons erweiterbar. So gibt es zum Beispiel eine Zeiterfassungssoftware, bei der eine digitale Stechuhr genutzt wird, um die Arbeitszeiten der Angestellten zu erfassen. Diese so gesammelten Daten kann man nun in die Dienstplan-App einspeisen und sie noch effektiver gestalten. Andere Add-ons betreffen das Planen von Urlauben oder das Aufgabenmanagement.
Fazit
Das Nutzen einer digitalen Lösung, die spezifisch für die Planung von Dienstplänen erstellt wurde, hat viele Vorteile. Sie erleichtert unsere Arbeit und spart uns damit Zeit. Gleichzeitig ist sie dank ihrer Algorithmen in der Lage eigenhändig Dienstpläne zu erstellen und dabei auch Vorgaben wie Soll-Arbeitszeiten und Fehler wie Doppelbelegungen von Schichten zu achten. Die Software erlaubt und zudem von überall Zugriff auf den Dienstplan und lässt in Echtzeit Änderungen zu. Über die Nutzung der App fällt viel Kommunikations-Aufwand weg. Zudem haben Mitarbeiter eine höhere Selbstbestimmung und werden so zufriedener.
Bildnachweise: © tadamichi - stock.adobe.com, © Feodora - stock.adobe.com
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