Elektronische Rechnungen: Einfacher, aber nicht simpel

Vielfach gehen und gingen Berichte durch die Medien, die Aussagen über die besonders starke Vereinfachung bei elektronischen Rechnungen treffen. Doch ganz so leicht, wie es oftmals den Anschein hat, ist es eben doch nicht.

Bisherige Lage bei elektronischen Rechnungen

Bisher war der Empfang elektronischer Rechnungen mit vielfältigen Auflagen versehen, um die Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu erhalten. Dazu gehörte in erster Linie die qualifizierte elektronische Signatur. Diese musste vom Rechnungsempfänger auf ihre Korrektheit überprüft werden, wofür entsprechende Software eingesetzt werden musste. Weiterhin musste die Signatur elektronisch archiviert werden, damit das Recht auf den Vorsteuerabzug dauerhaft erhalten blieb. Das sorgte in der Vergangenheit dafür, dass die elektronische Rechnung nicht den breiten Zuspruch in Unternehmen fand, den man sich erhofft hatte. Nun werden diese Auflagen gestrichen und sollen den Aufwand für Unternehmen senken.

Künftige Regelungen sind einfacher, aber nicht simpel

Künftig entfällt zwar diese aufwändige Überprüfung und Archivierung der Signatur, dennoch bleiben Unternehmer in der Pflicht. Sie müssen glaubhaft darlegen können, dass der Inhalt der Rechnung weder bei der Übermittlung, noch nach deren Empfang verändert wurde. Weiterhin muss die Rechnung elektronisch archiviert werden. Sie muss jederzeit lesbar gemacht werden können. Es reicht nicht aus, die Rechnung auszudrucken. Insofern müssen Unternehmen auch weiterhin vielfältige Auflagen erfüllen und im Zweifel wird erst bei der Betriebsprüfung klar, ob die Rechnungen allen Anforderungen gerecht werden. Sie sollten deshalb gründlich überlegen, ob Sie elektronische Rechnungen tatsächlich akzeptieren oder doch lieber auf die papierhafte Übermittlung setzen. Ihre Lieferanten dürfen nämlich elektronische Rechnungen nur mit Ihrem Einverständnis verschicken.

Quelle: http://www.selbststaendigentipps.de

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.