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Die meisten Unternehmer haben sicher schon einmal gehört, dass das Schreiben eines Fahrtenbuchs nicht gerade ein Vergnügen ist. Auch wenn kleine Fehler im Fahrtenbuch mittlerweile vom Gesetzgeber toleriert werden, muss doch ein sehr strenges Regelwerk angewendet und beachtet werden.
Fahrtenbuch vereinfachen, geht das?
Dennoch suchen immer mehr Unternehmer und Selbstständige kostenlose Software oder Programme, mit denen man das Führen des Fahrtenbuchs vereinfachen und damit Zeit sparen kann. Viele kommen dann auf die Idee, eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch um zu funktionieren. Doch genau das wurde von einem hessischen Finanzgericht als größerer Formmangel deklariert, was letztlich zur Verwerfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt in einer Betriebsprüfung führt.
Wie kann das Fahrtenbuch erstellt werden?
Das Fahrtenbuch muss also entweder in einem zugelassenen Programm oder einer zertifizierten Software erstellt werden, so dass eine nachträgliche Manipulation (Entfernen oder Hinzufügen einzelner Zeilen) nicht möglich ist. Eine andere und vielleicht auch etwas altmodischere Möglichkeit ist das Führen des Fahrtenbuchs per Hand. Dazu kann eine Vorlage für Fahrtenbücher genutzt werden, welche die vom Gesetzgeber geforderten Informationen in einer Tabelle vorgeben, so dass der Unternehmer seine persönlichen Daten nur noch eintragen muss. Auch hier ist eine Änderung der eingetragenen Zeilen nicht mehr möglich ohne dass der Betriebsprüfer vom Finanzamt die Änderung nachvollziehen kann. Und genau das ist eine der Formvorschriften, so dass jede dritte Person Änderungen, Fehler und auch durchgestrichen Zeilen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen kann.
Einträge im Fahrtenbuch vergessen?
Die häufigsten Fehler und Probleme entstehen durch das nicht regelmäßig geführte Fahrtenbuch. Der Unternehmer schiebt die Eintragungen aus Zeitgründen oder Bequemlichkeit vor sich her, so dass sich bereits nach einer Woche eine Unmenge an Fahrten, Kilometern und Reisezielen türmen, der Unternehmer jedoch nicht mehr nachvollziehen kann, wo er wirklich war.
Die meisten selbstständigen Schreiben sich auf einen Notizzettel dann das wichtigste mit und wollen diese Informationen in Ruhe in das Fahrtenbuch übernehmen. Aus diesen guten Vorsätzen wird in den meisten Fällen nichts, dann werden sämtliche Fahrten geschätzt oder einfach als Privatfahrten eingetragen. Das ist sicher nicht Sinn und Zweck eines Fahrtenbuches, denn erstens können geschätzte Fahrten wesentlich leichter vom Finanzamt falsch identifiziert werden und zweitens führen Unternehmer ja nicht wegen der Privatfahrten das Fahrtenbuch, sondern möchten damit am Jahresende die tatsächlichen Verhältnisse des Pkws festhalten und somit Steuern sparen. Das klappt nicht, wenn Differenzen im Fahrtenbuch ständig als private Fahrten erfasst werden.
Wo war ich eigentlich? – finden Sie´s mit unserem neuen Onlinetool heraus
Genau das oben beschriebene Problem hat uns zu unserem neuesten Onlinerechner gebracht. Mit dem kostenlosen Onlinerechner Fahrtenbuch können mögliche Zielpunkte, ausgehend von einem Startpunkt und einer angegebenen Wegstrecke in Kilometern über einen Routenplaner (Google Maps) ermittelt werden.
Fahrtenbuch schreiben >> Onlinerechner starten
Beispiel Fahrtenbuch
Sie haben Ihr Fahrtenbuch vernachlässigt und müssen nicht mehr wo sie in der letzten Woche geschäftlich unterwegs waren. Es fehlt ihnen eine Wegstrecke von 55 km.
1. Start oder Heimatadresse eingeben
Im ersten Schritt geben Sie 
ihrem Heimatort oder den Ort, wo die Reise begann ein. Schnell auf Finden klicken und Ihr Startort wird in der Karte angezeigt.
2. Kilometer sowie Entfernungsoption eingeben
Nun geben Sie die Entfernung von 55 km ein und setzten einen Häkchen bei Hin- und Rückfahrt, denn Sie sind ja sowohl hin als auch zurück gefahren und zwar insgesamt 55 Kilometer. Nun noch auf Berechnen klicken.
3. Karte anzeigen
Das Programm erzeugt eine Landkarte mit Ihrem Heimatort als Zentrum. Um dieses Zentrum herum sind nun alle möglichen Routen und Zielpunkte eingetragen, welche für die Hin- und Rückfahrt von 55 km in Frage kommen. Nun können Sie leichter nachvollziehen, wo Sie gewesen sind und diesen Ort in ihr Fahrtenbuch übertragen. Darüber hinaus werden auch die gefahrenen Strecken in der Landkarte angezeigt, wenn der Benutzer über die einzelnen Zeilen der Tabelle (Punkt 4) fährt. Das erleichtert zusätzlich das Finden der richtigen Wegstrecke.
4. Ergebnis in der Tabelle
Zusätzlich können Sie die möglichen Ziele mit der genauen Bezeichnung von Google Maps (dem Routenplaner) noch in einer Tabelle ablesen. Als Zusatzinformation werden zu den einzelnen Orten noch die Abweichungen eingetragen. Bei der geringsten Abweichung sind Sie Ihrem Ziel so zusagen am nächsten. Viel Spaß mit dem Tool, wir freuen uns auf ein Feedback.
Fahrtenbuch schreiben >> Onlinerechner starten
Bildnachweise: © Stockfotos-MG/Fotolia.com
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