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Wenn die monatlichen Bezüge der Mitarbeiter eines Unternehmens variabel sind, müssen Arbeitgeber eine monatliche . In dieser Gehalts- oder Lohnabrechnung müssen alle Be- und Abzüge detailliert aufgelistet sein. Besonders in kleineren Unternehmen, die keine spezielle Abteilung für die Finanzbuchhaltung haben, kann sich die manuelle Erstellung der Abrechnung schwierig gestalten.
Welche Daten müssen enthalten sein
Die Lohnabrechnung informiert den Arbeitnehmer genau über die finanziellen Leistungen, die er für die über den Monat geleistete Arbeit erhält. Da in der Bundesrepublik Deutschland vieles über Gesetze geregelt ist, hat auch die monatliche Abrechnung einige gesetzliche Bestandteile, die in jedem Fall aufgeführt werden müssen. Nach § 108 der Gewerbeordnung muss die Gehaltsabrechnung in jedem Fall folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die Adresse des Unternehmens
- den Namen, die Anschrift, das Geburtsdatum und die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
- die Steueridentifikationsnummer
- die Lohnsteuerklasse
- die Zahl der Kinderfreibeträge
- die Merkmale für den Kirchensteuerabzug
- den Steuerfreibetrag
- den Steuerhinzurechnungsbetrag
- die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage im Abrechnungsmonat
Des Weiteren müssen auf der Lohnabrechnung der Eintritt ins Unternehmen und beim Ausscheiden aus dem Betrieb das Datum des Ausscheidens aufgeführt werden.
Nachdem der steuerpflichtige Bruttolohn errechnet wurde, müssen Lohnsteuern, Kirchensteuern, der Solidaritätszuschlag sowie die Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und die Pflegeversicherung abgezogen werden. Auch diese Daten müssen für den Arbeitnehmer ersichtlich sein.
Fehlendes Fachwissen – was tun?
Da es sich bei Beschäftigten meist um Mitarbeiter mit den unterschiedlichsten Anstellungsverträgen handelt, müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen verschieden aufgebaut sein. Teilzeitkräfte werden anders berechnet wie Vollzeitkräfte oder Aushilfen. Außerdem erhalten viele Arbeitnehmer verschiedene Leistungen, die teilweise vom Unternehmen bezuschusst werden. Große Unternehmen haben für die Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer eine eigene Lohnbuchhaltung oder vergeben diese Aufgabe an Steuerberatungen oder externe Lohnbuchhaltungen. Für kleinere Unternehmen wäre dies ein Kostenfaktor, der je nach Anzahl der Mitarbeiter einen großen Mehraufwand bedeuten würde. Zudem hat nicht jeder Unternehmer die fachliche Kenntnis um eine Lohnabrechnung so auszustellen, dass die korrekte Abrechnung aller Steuern, Versicherungen und Leistungen erfolgen.
Es muss nicht immer eine externe Lohnbuchhaltung sein
Damit auch in kleineren Unternehmen eine korrekte Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter erfolgen kann, ohne dass ein externes Unternehmen damit beauftragt wird, können Arbeitgeber verschiedene Software-Produkte nutzen. Die Benutzeroberflächen dieser Produkte sind übersichtlich aufgebaut und auch ohne größere Fachkenntnisse einfach bedienbar. Die Software ist für mehrere Mitarbeiter geeignet und verwaltet Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Krank- und Urlaubstage. Außer den Gehaltsabrechnungen können Arbeitgeber mit der Software
- Gehaltsabrechnungen übersichtlich ausdrucken
- Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und die Lohnsteueranmeldung online vornehmen
- das Lohnjournal, Lohnlisten, Zahlungs- und Buchungslisten führen
- den Zahlungsausgang per online Banking steuern
Viele dieser Software-Produkte sind auf dem neuesten Stand der Gesetze und erhalten wenn nötig ein Update bei Änderungen der Steuer- oder Versicherungssätze. Außer dem finanziellen Aufwand den ein Unternehmen durch die interne Gehaltsabrechnung einspart, wird auch der zeitliche Aufwand mit einer Software im Rahmen gehalten.
Sollten allerdings spezielle Fragen auftreten, sollte man sich nicht scheuen, sich Rat von Experten zu holen, denn Fehler in der Abrechnung können auch teuer werden.
Bildnachweise: © Wrangler/Fotolia.com
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