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Nach wie vor gibt es zahlreiche Selbstständige, die ihre Rechnungen mit Office-Programmen wie Word oder Excel erstellen. Das ist zwar grundsätzlich möglich, allerdings nicht wirklich zeitgemäß. Und vor allem gibt es bei dieser Art von Rechnungsstellung einige Vorgaben, die unbedingt einzuhalten sind. Wir zeigen in dieser Übersicht, wann man von papierlosen Rechnungen sprechen kann und was die Finanzbehörden erwarten – Stichwort: GoBD.
Das Wichtigste zuerst: Was ist GoBD und wann ist eine Rechnung GoBD-konform?
GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Diese Grundsätze sind von allen Unternehmen und Unternehmern einzuhalten. Nur wenn die Erstellung, Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten, Rechnungen und Belegen diesen Anforderungen entsprechen, sind sie GoBD-konform.
Werden die Prozesse und Geschäftsabläufe nicht GoBD-konform durchgeführt, drohen empfindliche Strafen. Daher sollten sich alle Selbstständigen und Gewerbetreiber, aber auch Freiberufler mit den Vorgaben vertraut machen.
Die GoBD schreibt zwar nicht vor, ob die Prozesse und die Speicherung von Dateien auf einem eigenen Computer vor Ort oder in der Cloud online zu erfolgen sind. Sie werden aber mit den folgenden Ausführungen verstehen, warum wir Ihnen die Verwendung einer spezialisierten Software, etwas zur Erstellung von E-Rechnungen empfehlen. Denn mit einfachen Programmen GoBD-konforme Abläufe zu etablieren, kann mitunter kompliziert, zeitintensiv, unsicher und teuer werden.
Betriebliche Abläufe GoBD-konform halten – was genau bedeutet das?
Grundsätzlich können Sie Ihre geschäftlichen Prozesse natürlich so gestalten wie es zu Ihrem Unternehmen am besten passt und wie Sie sich am wohlsten fühlen. Die GoBD gibt nicht vor, welche Dateiformate Sie verwenden müssen oder mit welchem Programm Sie Ihre Daten verarbeiten. Allerdings setzt die GoBD einen Rahmen und je nach Prozessablauf sind bestimmte Pflichten beispielsweise zur Aufbewahrung, Zugriff und Reproduzierbarkeit zu erfüllen.
In diesem Artikel möchten wir uns vor allem auf GoBD-konforme Rechnungen konzentrieren. Denn es gibt nach wie vor viele Gewerbetreibende und Freiberufler, die ihre Rechnungen mit einem einfachen Textverarbeitungsprogramm erstellen. Was ist daran falsch?
Nun, im Prinzip können Sie Ihre Rechnung mit jedem beliebigen Programm zur Textverarbeitung (z. B. Word) oder Tabellenkalkulation (z. B. Excel) erstellen oder auch eine spezialisierte Rechnungssoftware verwenden.
Aber: Eine Rechnung als Word-Datei oder Excel-Datei ist noch lange nicht GoBD-konform. Dazu muss die Arbeitsweise nämlich eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation sicherstellen.
Das heißt, dass ein erstelltes Dokument nicht mehr gelöscht werden darf. Sie darf auch nicht mehr verändert werden. Sind nachträglich Veränderungen an einer Rechnung nötig, müssen die Änderungen genau dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss jederzeit von einem Betriebsprüfer nachvollzogen werden können. Stellt ein Prüfer Verstöße gegen die GoBD fest, sind teure Konsequenzen wie etwa Hinzuschätzungen zu befürchten.
Bis hierher klingt das alles einfach und an jedem beliebigen PC machbar. Doch Vorsicht:
Eine revisionssichere Archivierung liegt nicht vor, wenn die Dateien in einem normalen Dateimanager auf dem PC oder Laptop gespeichert sind. Das reicht noch nicht, um von GoBD-konformer Archivierung zu sprechen. Die GoBD erfordert zwingend ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Online-Archivierung mit einer GoBD-konformen Software, die die Unveränderbarkeit der Dateien sicherstellt.
Die Folge:
Wer Rechnungen mit einer Textverarbeitungssoftware oder einer Tabellenkalkulation erstellt, ohne mit zusätzlich mit einem DMS oder mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware zu arbeiten, begeht eine klare Ordnungswidrigkeit!
Für welche Art von Software Sie sich auch entscheiden, folgende Kriterien müssen Ihre Rechnungserstellung, Aufbewahrung und Buchhaltung erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, kurz GoBD-konform zu sein:
- Sichere, elektronische Aufbewahrung
- Unveränderbarkeit
- Unverlierbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Auffindbarkeit und Lesbarkeit
- Maschinelle Auswertbarkeit
- Datenzugriff und Bereitstellung für Finanzbehörden
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Zeitgerechte Erfassung
- Zeitgerechte Buchung
- Internes Kontrollsystem
- Verfahrensdokumentation
Um all diese Kriterien einhalten zu können, empfehlen wir für GoBD-konforme Rechnungen die Nutzung von Fakturierungssoftware bzw. etablierter Buchhaltungssoftware mit Rechnungserstellungsfunktion. Solche Programme kosten in der Regel nur wenige Beträge pro Monat. Sie sind aber auf dem aktuellsten Stand und können Gesetzesänderungen und neue Vorgaben, wie etwas eine vorübergehende Umsatzsteuersenkung zeitnah automatisch berücksichtigen.
Darüber hinaus bieten solche Programme einen Zugriff für den Steuerberater an, sodass Ihre vorbereitende Buchhaltung vom Steuerberater schnell und digital aufgegriffen und weiterverarbeitet werden können.
Bildnachweise: stock.adobe.com - mickyso
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