Gründung einer Hausverwaltung

Die Verwaltung von Immobilien und Anlagen umschreibt das komplexe Aufgabengebiet eines Hausverwalters. Möchten Sie sich zukünftig damit beschäftigen, Vermögen zu verwalten, Reparaturen in Auftrag zu geben oder anfallende Rechnungen zu begleichen, werden Sie die Modalitäten für die Gründung einer eigenen Hausverwaltung interessieren. Sie erfahren im Folgenden, welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten, welche Aufgaben auf Sie zukommen und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen beachtet werden müssen.  

Welche Unterscheidungen sind zu machen?

Hausverwalter gilt als eine Art Sammelbezeichnung für verschiedene Tätigkeiten, die oft auch unter der Bezeichnung Immobilienverwaltung zusammengefasst werden. Das Aufgabengebiet einer Hausverwaltung kann sich auf Wohnhäuser, Mehrparteienhäuser und Gewerbeimmobilien erstrecken.

Einen Unterschied macht die Wohnungseigentumsverwaltung, kurz WEG-Verwaltung. Dieser obliegt die Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums. Die rechtlichen Grundlagen sind im Wohnungseigentumsgesetz (WoEigG) festgeschrieben.

Von einer Hausverwaltung klar abzugrenzen sind auch Immobiliengesellschaften. Diese werden in der Regel von Immobilienmaklern betreut und besitzen ein abweichendes Aufgabengebiet.

Welche Aufgaben besitzt eine Hausverwaltung?

Während für die WEG-Verwaltung ein gesetzlicher Aufgabenkatalog existiert, ergibt sich das Tätigkeitsfeld der Mietverwalter aus dem zwischen Eigentümer und Hausverwaltung geschlossenen Verwaltungsvertrag.

Folgende Punkte können dort Erwähnung finden:

• Organisation der Vermietung
• Kontrolle der anfallenden Rechnungen
• Verwaltung des gemeinschaftlichen Barvermögens
• Verfolgung von Mietschulden
• Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
• Erstellung der Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung
• Abschluss von Mietverträgen
• Kündigung von Mietverträgen
• Wohnungsübergabe bei Einzug
• Wohnungsabnahme bei Auszug
• Erfassung von Verbrauchswerten für Heizung, Wasser oder Strom
• Instandsetzungsarbeiten planen und kontrollieren

Welche Voraussetzungen sind notwendig, um eine Hausverwaltung zu gründen?

Um eine Hausverwaltung gründen zu können, wird bislang kein bestimmter Berufsabschluss vorausgesetzt. Diskussionsstoff lieferte in der Vergangenheit auch die Tatsache, dass eine „ordnungsgemäße Verwaltung“ keine hinreichende Bonität erforderte. Dieser Umstand stand in Kontrast mit dem umfangreichen wie verantwortungsvollen Aufgabenbereich des Hausverwalters.

Änderung der Rahmenbedingungen

Mit dem 1. August 2018 wurde eine Zulassungspflicht für Hausverwalter eingeführt.

Wer eine Hausverwaltung gründen möchte, muss eine Erlaubnis nach § 34 c der Gewerbeordnung besitzen.

Diese erfolgt allerdings ohne Sachkundenachweis und bleibt auf folgende Anforderungen beschränkt:

• Zuverlässigkeitsnachweis
• Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse
• Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung

Wichtig: Beim Abschluss der Versicherung ist zu beachten, dass die Versicherungssumme je Versicherungsfall mindestens bei 500.000 Euro liegen muss. Die Versicherungssumme für alle Versicherungsfälle pro Jahr muss mindestens eine Million Euro betragen.

Die Erweiterung des Paragrafen der Gewerbeordnung wurde auch auf WEG-Verwalter ausgeweitet. Für diese Berufsgruppe, wie auch für Mietverwalter, gilt zusätzlich zu den genannten Voraussetzungen eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren.

Wer der Pflicht der Fortbildung nicht nachkommt, muss mit Bußgeldern rechnen. Wer als Verwalter tätig ist und einen Berufsabschluss als Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt vorweisen kann, ist von der Weiterbildungspflicht innerhalb der ersten drei Jahre der Tätigkeit befreit.

Welche Voraussetzungen werden für die Tätigkeit als Hausverwalter empfohlen?

Wenn Sie eine Verwaltungstätigkeit ausüben möchten, sollten Sie entsprechendes Hintergrundwissen besitzen. Eine kaufmännische Ausbildung sollte vorhanden sein. Eine Spezifikation für den Immobilienbereich wird empfohlen.

Der klassische Werdegang ist eine Ausbildung zum/zur Immobilienkauffrau/-mann. Eine zusätzliche Qualifikation als Immobilienassistent*in kann das Wissensspektrum vertiefen. An einigen Hochschulen werden die Studiengänge Immobilienwirtschaft oder Immobilienmanagement angeboten.

Tipp: Ein guter Einstiegsweg für Gründer einer Hausverwaltung ist auch der von der IHK und dem Europäischen Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft durchgeführte zertifizierte Lehrgang zum/zur Geprüft*en Immobilienfachwirt*in und Wohnungsfachwirt*in.

Hausverwalter werden üblicherweise mit der Verwaltung von Fremdvermögen und Sachwerten betraut. Daher zählen Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zu den grundlegenden persönlichen Eigenschaften für Gründer in dieser Branche.

Hausverwaltung gründen: Einzelunternehmen oder Gesellschaft?

Bevor Sie den Schritt in die Selbstständigkeit unternehmen, steht die Frage nach der geeigneten Rechtsform Ihres Unternehmens. Als zukünftiger Hausverwalter können Sie einige Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Die gängigsten Rechtsformen für Hausverwaltungen sind:

• Einzelunternehmen
• GmbH
• UG

Der einfachste und unbürokratische Weg ist die Gründung einer Hausverwaltung als Einzelunternehmen. Die Firmenneugründung muss beim Gewerbeamt angemeldet werden. Nach der Anmeldung werden Sie vom Finanzamt kontaktiert. Hat das Amt Ihre Unterlagen geprüft, bekommen Sie eine Steuernummer zugeteilt und sind fortan befugt, Rechnungen auszustellen.

Ein bestimmtes Startkapital müssen Sie bei der Gründung als Einzelunternehmer nicht einbringen. Am Ende des Geschäftsjahres beschränkt sich die geforderte Buchhaltung zur Gewinnermittlung auf die Ausfertigung einer Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Die Gründung als Einzelunternehmen besitzt einen maßgeblichen Nachteil: Sie haften voll und mit Ihrem gesamten Vermögen.

Wenn Sie eine Hausverwaltung als GmbH gründen, lässt sich das Haftungsrisiko begrenzen. Dies ist auch möglich, wenn Sie Ihre Firma im Alleingang gründen möchten. Dennoch ist die Gründung mit einigen Hürden und beträchtlichem bürokratischem Aufwand verbunden.

Zunächst müssen die Gebühren für die Beratung und den Notar einkalkuliert werden. Die Gründung einer GmbH verlangt die Einbringung eines Stammkapitals von mindestens 25.000 Euro. Bedenken sollten Sie auch, dass sich die Buchhaltung und Bilanzierung aufwendig gestaltet.

Der Vorteil: Das Haftungsrisiko bleibt auf das eingezahlte Stammkapital beschränkt.

Alternativ kann eine Hausverwaltung auch als Unternehmensgesellschaft, kurz UG, gegründet werden. Sie starten hier mit nur einem Euro an Stammkapital. Die Ansparung des Stammkapitals erfolgt über die Jahre aus den anfallenden Gewinnen. Schreibt Ihre Firma schwarze Zahlen, können Sie über eine Umwandlung in eine GmbH nachdenken.

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