Können Gruppenreisekosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden?

 Die Reise muss auf jeden Fall beruflich veranlasst sein, dazu gibt es ein BFH-Urteil vom 19.01.2012 (Az.: VI R 3/11). Zur Beurteilung des beruflichen Anlasses einer Auslandsgruppenreise ist es erforderlich, dass sowohl die fachliche Organisation als auch das Programm auf die speziellen beruflichen Belange der Reiseteilnehmer abgestimmt ist. Außerdem ist es notwendig, dass der Teilnehmerkreis homogen, also gleichartig, ist.

Negativbeispiele

Für den BFH war es in der Entscheidung vom 21. 9. 2009 schon klar, dass grundsätzlich die Aufteilung von gemischten Reisekosten gilt, und zwar auch für Auslandsgruppenreisen. Die Trennung von beruflichen und privaten Aufwendungen ist manchmal sehr schwierig. Wenn eine Gruppe von Ingenieuren für vier Wochen nach China reist und während dieser Reise ein festes Programm absolviert, bei dem an zwei Tagen große Produktionsstätten im Land besucht werden, ist das noch nicht notwendigerweise eine als Betriebsausgaben abzugsfähige Reise. Auch eine Gruppe von IT-Spezialisten, die die Metropolregion von San Francisco und San José besucht, um an drei Tagen ein paar IT-Industrie-Unternehmen zu besuchen, macht noch keine abzugsfähige Reise. Das gilt zumindest dann, wenn in der restlichen Zeit ausschließlich touristisch interessante Orte oder Sehenswürdigkeiten besucht werden. Hierbei ist der berufliche Anlass von absolut untergeordneter Bedeutung.

Wie kann man es richtig machen?

Der Besuch von Museen und Ausstellungen, von Attraktionen und Sehenswürdigkeiten ist regelmäßig kein beruflicher Anlass. Enthält die Reise jedoch auch berufliche Elemente, weil sich eine Gruppe deutscher Unternehmer während der Chinareise ausführlich über die Möglichkeiten auf dem chinesischen Markt informiert, beispielsweise bei der IHK oder dem German Centre, dann besteht die Möglichkeit, die Ausgaben für die Reisekosten aufzuteilen in einen beruflichen und einen privaten Anteil. Der berufliche Anteil dieser Gruppenreisekosten kann dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wird also eine Auslandsgruppenreise geplant, ist es wichtig, dass die Mitreisenden dieselbe berufliche Ausrichtung haben. Auch muss das Reiseprogramm konkrete berufsbezogene Elemente enthalten. So wird sichergestellt, dass die Kosten im Ganzen oder zumindest zum Teil als Betriebsausgaben oder Werbungskoten abgerechnet werden können. Es gilt, dass der berufliche Anteil an den Gruppenreisekosten mindestens 10 % betragen muss. Wenn die Kosten aufgeteilt werden, müssen Zeitanteile berechnet werden. Es kann also zulässig sein, eine beruflich orientierte Reise gleichzeitig mit einem Urlaub zu kombinieren, ohne gleich die Abzugsfähigkeit zu gefährden. Quelle: http://lexetius.com/2012,998

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