Elektronische Belege in der Buchhaltung

Eine dieser Möglichkeiten ist der elektronische Belegaustausch für das digitale Buchen. Der besondere Vorteil hierbei besteht darin, dass Unternehmer und Steuerberater die Unterlagen zeitgleich bearbeiten können. War es bisher der Fall, dass die Unterlagen erst zum Steuerberater gebracht oder für diesen kopiert werden mussten, ist dies nun alles bequem vom Büro aus möglich. Damit entstehen deutliche Zeitvorteile und Effizienzsteigerungen.

Der Ablauf des elektronischen Belegaustauschs

Sobald der Unternehmer eine Rechnung erhält, kann er diese an ein Rechenzentrum weiter leiten. Möglich wird dies mittels Faxübertragung oder per Scan. An das Rechenzentrum müssen Unternehmer und Steuerberater gleichermaßen angeschlossen sein. In Frage kommen hier insbesondere die Rechenzentren von DATEV oder Lexware. Hat der Unternehmer die Rechnung oder jeden anderen wichtigen Buchungsbeleg übermittelt, wird dieser elektronisch archiviert. Hierfür steht ein persönliches Belegarchiv für den Unternehmer zur Verfügung. Auf dieses hat auch der Steuerberater direkten Zugriff und kann die Belege auswerten oder bearbeiten. Somit können wichtige betriebliche Kennzahlen direkt ausgewertet und ermittelt werden. Dass aktuelle Zahlen gerade heute immer wichtiger werden, dürfte dabei jedem klar sein. Doch nicht nur der Steuerberater kann die Unterlagen zeitnah bearbeiten und frühzeitig Hinweise auf evtl. Probleme geben. Dies könnte beispielsweise eine falsch ausgestellte Rechnung sein, die noch einmal korrigiert angefordert werden muss. Genauso behält der Unternehmer alle Unterlagen direkt im Haus und kann sie weiter bearbeiten. Somit können Überweisungen zeitnah ausgeführt und Skonto gezogen werden. Auch die Ablage kann direkt im eigenen Haus erfolgen. Selbst die Kontoauszüge können von den Banken direkt elektronisch an das Rechenzentrum weiter geleitet werden. Hierfür muss der Unternehmer lediglich seine Zustimmung geben.

Einrichtung des elektronischen Belegarchivs

Die elektronischen Belegarchive können nach den individuellen Vorstellungen und Wünschen der Unternehmer und Steuerberater angelegt werden. So werden beispielsweise Suchfunktionen eingebaut. Damit entfällt das lästige Suchen nach Belegen in Ordnern, welches zudem sehr viel Zeit kostet. Selbst die aktuellen Unternehmenskennzahlen können vom Unternehmer direkt eingesehen werden, wurden sie vom Steuerberater entsprechend eingestellt. Somit kann bei Problemen deutlich schneller gehandelt werden. Durch den elektronischen Belegaustausch ergeben sich also zahlreiche Vorteile für Unternehmer und Steuerberater.

Quelle: Steuerzahler 07/2009, S. 138

Bildnachweise: © Stockfotos-MG/Fotolia.com