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Ob an der Tankstelle, auf der Post oder im Restaurant – hier wird oft in bar gezahlt. Als Quittung dient der Kassenbon. Problematisch ist allerdings das Thermopapier, das die Händler, Restaurants oder Tankstellen gerne verwenden. Dieses ist zwar für sie perfekt geeignet, da es sich gut rollen lässt, jedoch ein großer Feind für Unternehmer.
Thermopapier aufbewahren
Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, werden offiziell als solche anerkannt. Schließlich beinhalten sie alle notwendigen Angaben, wie Datum der Rechnung, Rechnungsbetrag und enthaltene Vorsteuer. So weit so gut, doch die Tücke lauert im Detail. Thermopapier hat nämlich die Angewohnheit, schnell zu verblassen.
Das heißt für den Unternehmer im Klartext: Die Rechnung aus dem Restaurant muss ebenfalls über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Allerdings ist sie meist schon nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar. Dadurch ergibt sich das Problem bei einer Betriebsprüfung, dass der Prüfer nicht nachvollziehen kann, ob der Vorsteuerabzug korrekt war. Eine nicht lesbare Rechnung wird behandelt, wie eine nicht vorhandene Rechnung. In der Folge wird der Vorsteuerabzug rückwirkend gestrichen.
So schützen Sie sich
Ratsam ist es für Unternehmer deshalb, die Thermopapierbelege sofort zu kopieren und gemeinsam mit dem Original abzulegen. So bleibt auch bei der Betriebsprüfung keine nicht vorhandene Rechnung zurück. Zwar haben die Prüfer einigen Spielraum, allerdings nutzt das Finanzamt auch gerne die Chance, sich Geld zurückzuholen.
Ebenfalls können Sie die Belege einscannen und elektronisch archivieren. Achten Sie dann aber darauf, dass Sie die Dateien jederzeit wieder lesbar machen können. Dazu sind Sie als Unternehmer verpflichtet.
Bildnachweise: © Sonja Haja/Fotolia.com
Über den Autor
Der Ausbleichungsprozess von Thermopapier wird beschleunigt durch:
– Licht und besonderes UV-Licht
– Wärme
– Weichmacher (z. B. billige Dokumentenhüllen und jegliche „Prospekthüllen“)
– Gerbstoffe (z. B. Portemonnaie)
– mechanische Bewegung
Nicht mehr lesbare Papiere können aber meist wieder lesbar gemacht werden, indem sie mit einem Fön oder Heißluftpistole erhitzt werden (am Besten während des Vorgangs mehrere Fotos machen, da die Papiere manchmal schon braun sind, während andere Ecken erst sichtbar werden). Auch mit dem Bügeleisen, aber bitte ohne Dampf und einem zwischengelegten Baumwolllappen (bloß keine Mikrofaser mit Ausdünstungen) kann man es versuchen.
Daher sollte heutzutage gleich am Anfang ein Foto des Bons erstellen. Fotos kosten (fast) nichts außer Verwaltungsaufwand. Oder man fragt im Geschäft gleich nach einer dokumentenechten Rechnung.