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Gerade für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und mit Niederlassungen, die räumlich voneinander getrennt sind, ist es wichtig, die Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand zu halten. Das betrifft betriebliche Veranstaltungen ebenso wie die Einführung einer neuen Software oder ein Bonusprogramm für die Mitarbeiter. Vor allem, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und wenig Kontakt untereinander haben, ist ein reibungsloser Informationsfluss äußerst wichtig. Für die schnelle und zuverlässige Zustellung der Information gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Unterschiedliche Kanäle zur Information der Mitarbeiter
Es dauert viel zu lange, die Mitarbeiter in den verschiedenen Niederlassungen per Post oder jeden einzelnen telefonisch über Neuigkeiten oder Veranstaltungen zu informieren. Ein schwarzes Brett mit Aushängen in jeder Niederlassung ist eine Möglichkeit, doch besteht die Gefahr, dass diese Aushänge nicht von allen Mitarbeitern gelesen werden. Gerade für Mitarbeiter im Homeoffice und anderen Formen der agilen Arbeit ist es wichtig, alle Mitarbeiter zeitnah zu erreichen.
Das ist per WhatsApp-Nachricht über eine Chatgruppe der Firma, aber auch mit Rundmails möglich. Da Smartphones und WhatsApp häufig auch privat genutzt werden und außerdem im Handy Chat oft nur kurze Nachrichten ausgetauscht werden, gibt es bessere Wege, alle Mitarbeiter gleichzeitig über interne News zu informieren.
Massenmails mit Outlook verschicken
Outlook gehört zu den am häufigsten verwendeten Computerprogrammen in Unternehmen und setzt keine besonderen Kenntnisse voraus. Die Arbeit damit ist einfach. Daher ist die Information von Mitarbeitern mit Serienmails über Outlook einfach möglich. Die interne Kommunkation kann mit allen Mitarbeitern im Unternehmen per E-Mail erfolgen. So werden die Mitarbeiter beispielsweise über eine Firmenveranstaltung, veränderte Arbeitszeiten oder andere wichtige Dinge informiert, indem jeder eine E-Mail mit dem gleichen Inhalt erhält.
Mit Hilfe einer Verteilerliste, auf der alle Emailadressen der Kolleginnen und Kollegen abgespeichert sind, bleibt das Verschicken einzelner E-Mails an jeden Mitarbeiter erspart. Outlook ermöglicht den Versand von Massenmails. Ein Text wird einmal erstellt und an alle Kontakte in einer zuvor erstellten Kontaktliste geschickt. Das spart Zeit. Die Grußzeile kann jedoch personalisiert werden, was bei kleineren Unternehmen sinnvoll ist.
Welche Informationen sind für Massenmails geeignet?
Per Massenmail können grundsätzlich alle Informationen verschickt werden, die für alle Mitarbeiter wichtig sind. Das können die aktuellen Quartalszahlen, Informationen über veränderte Arbeitszeiten, Einladungen zu Firmenfeiern oder Firmenversammlungen, aber auch Informationen zur Einführung neuer Computerprogramme sein.
Wichtig: Auf keinen Fall sollten Informationen über Gehaltserhöhungen oder andere sensible Vorgänge per Massenmail verschickt werden, die nur ausgewählte Mitarbeiter betreffen. Auch spezielle Vereinbarungen, die nicht alle Mitarbeiter betreffen und möglicherweise Festlegungen über das Gehalt enthalten, dürfen nur an die jeweiligen Mitarbeiter geschickt werden, beispielsweise Homeoffice-Vereinbarungen für einzelne Mitarbeiter.
Newsletter für die Mitarbeiter
Es kann eine schöne Geste in einem Unternehmen sein, regelmäßig Newsletter für die Mitarbeiter zu erstellen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Der Zusammenhalt der Mitarbeiter und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen werden damit gestärkt. Solche Newsletter können beispielsweise einmal im Monat verschickt werden.
Damit die Newsletter auch gelesen werden, kommt es auf den Inhalt an. Mit einem Newsletter können Mitarbeiter auch über interne Stellenausschreibungen, Veränderungen im Unternehmen, Meilensteine wie Jubiläen oder Veranstaltungen informiert werden. Scheidet ein Mitarbeiter demnächst aus dem Unternehmen aus, ist das ebenfalls ein Thema für den Newsletter, genauso wie die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Diese Newsletter lassen sich als Anhänge von Massenmails mit Outlook verschicken.
Für den Newsletter sollte ein Redakteur im Unternehmen benannt werden. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, auch eigene Ideen und Informationen einzubringen und an den Redakteur zu geben.
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