Ohne Beleg geht heute fast nichts mehr

Nürnberg, 15. Juni 2015 – Auf eine ordnungsgemäße Belegführung können Unternehmen heute nicht mehr verzichten. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sorgen dafür.

Aber das Leitbild des ehrbaren Kaufmanns kommt aus dem 16. Jahrhundert, als hanseatische Kaufleute als liberal und fair gelten wollten. Grundsätzlich sind auch heute noch alle Rechtsgeschäfte laut Bürgerlichem Gesetzbuch formfrei, könnten also auch mündlich und per Handschlag oder durch schlüssiges Handeln besiegelt werden. Auch ein neutraler, glaubwürdiger Zeuge ließe sich bei mündlichen Abschlüssen und Geschäften sicherlich finden.

Aber Verträge per Handschlag und mündlich vereinbarte Liefer- und Zahlungsbedingungen bergen selbstverständlich Risiken. Schon der Prediger Berthold von Regensburg wusste im 13. Jahrhundert: „Wenn sie auf rechte Maße und Gewichte achteten und sich des Kardinalübels der Kaufleute, des Schwörens und Lügens beim Ein- und Verkauf, enthielten, dann könnte der Beruf ehrenhaft ausgeführt werden.” Aber auf schriftliche Beweise will heute niemand mehr verzichten. Und längst stellen Belege wie Verträge, Lieferscheine und Frachtbriefe, Rechnungen und Quittungen, Bankauszüge und Kassenzettel wichtige Kontrollinstrumente und Nachweise für eine ordnungsgemäße Buchführung dar.

„Für die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung der Grundsätze ist allein der Buchführungspflichtige verantwortlich“, betont Manfred Dehler, Präsident der Steuerberaterkammer Nürnberg, „Wenn zum Beispiel ein Steuerpflichtiger für eine Buchung keinen aussagekräftigen Beleg vorlegen kann, muss er das selbst erklären. In solchen Fällen kann die Finanzverwaltung ja nicht die Aufklärung des Sachverhalts erbringen.“

Buchungsbelege müssen nach Steuer- und Handelsrecht (§ 257 HGB) sogar zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist oder die Aufzeichnung vorgenommen wurde. Und die Aufbewahrungsfrist kann sich sogar noch verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Als Grundsatz für jede Buchung gilt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Also muss jeder Geschäftsvorfall durch einen entsprechenden Beleg dokumentiert sein. Mindestangaben, die auf einem Beleg zu finden sein müssen, sind der Belegtext, also die Benennung des Vorgangs, das Ausstellungsdatum und der Buchungsbetrag. Die Finanzverwaltung verlangt bei DV-gestützten Buchungssystemen darüber hinaus auch Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage sowie das Buchungsdatum.

Prinzipiell wird bei Belegen zwischen Fremd- und Eigenbelegen unterschieden, auch externe und interne Belege genannt. Externe oder Fremdbelege sind Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge und Kassenzettel. Sie werden von anderen Wirtschaftsteilnehmern ausgestellt und dem Unternehmen im Geschäftsverkehr zugestellt.

Interne oder Eigenbelege hingegen sind Dokumente, die das Unternehmen selbst erstellt. Hierunter fallen Ausgangsrechnungen und -gutschriften, die Kopien von Quittungen, Wechseln, Schecks und abgesandten Handelsbriefen, Entnahmebelege in der Materialwirtschaft, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Stornos und Umbuchungen und der Ergebnisverwendungsbeleg. Abweichend davon wird im Steuerrecht unter Eigenbeleg ein Ersatz für fehlende oder verlorengegangene Rechnungen und Quittungen verstanden.

Auch nach der Übertragung aller Vorgänge in die zuständigen Konten beziehungsweise zum Ende des Geschäftsjahres in die Bilanz müssen alle wichtigen Arten von Belegen noch über Jahre hinaus weiter ordentlich und übersichtlich aufbewahrt werden. Sie müssen in einer Form bereitgehalten werden, die es den Steuerbehörden ermöglicht, Einblick und Zugriff darauf zu erhalten. Riesige Papierberge entstehen dank moderner Technik inzwischen nicht mehr. Mit dem sogenannten Ersetzenden Scannen gibt es nun einen sicheren Weg, mit dem der Verwaltungsaufwand stark reduziert werden kann. Dabei werden die in Papierform eingehenden buchungsrelevanten Belege wie Rechnungen eingescannt, so dass diese digital weiterverarbeitet werden können. Das Papier kann dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalen Belege Manipulationen ausschließen. Dazu müssen die Unternehmer ihre Arbeits- und Scan-Prozesse sauber dokumentieren.

So ist das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen in vielen großen Unternehmen bereits gängige Praxis und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt. Unternehmer können auf diesem Weg bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden. Selbst Wirtschaftsminister Sigmar Gabriel würdigte das Ersetzende Scannen bereits als wichtigen Beitrag zum Bürokratieabbau, räumte aber ein, dass das Verfahren noch zu wenigen Unternehmen bekannt sei.

Um vom Ersetzenden Scannen profitieren zu können, müssen die Unternehmen einen entsprechenden Prozess definieren und in einer Verfahrensdokumentation festschreiben. Dabei unterstützt am besten der Steuerberater. „Mit einer kostenfreien DATEV Arbeitshilfe unterstützen wir die Steuerberater dabei, die notwendige individuelle Verfahrensdokumentation für das sogenannte Ersetzende Scannen für sich und die von ihnen betreuten Unternehmen auf einfache Weise zu erstellen“, sagt DATEV-Vorstandsvorsitzender Dieter Kempf. Basis der Arbeitshilfe ist die im berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichte „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“, die die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam vorgelegt haben.

Auch für die Umsetzung liefert DATEV ein geeignetes System: „In unserem browserbasierten Anwendungspaket Unternehmen online sind die digitalisierten Belege gut aufgehoben“, ergänzt Kempf. „Für den nachgelagerten Prozess beim Ersetzenden Scannen bietet es die höchst mögliche Rechtssicherheit.“ Um dies zu belegen, wurde das System kürzlich nach der Technischen Richtlinie (TR) RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüft und zertifiziert.

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