Der richtige Umgang mit PayPal-Zahlungen in der Buchhaltung

Das größte Problem für Buchhalter und Steuerberater ist die Tatsache, dass der Zahlungsdienst PayPal, der gerne auch für problematische Dienste wie Sportwetten und Online-Glücksspiele verwendet wird, anders als die Hausbank keine Kontoauszüge verschickt. Stattdessen stellt der Anbieter eine Kontoübersicht und monatliche Online-Auszüge zur Verfügung. Dafür wurde eine eigene Berichtsfunktion eingerichtet, die allerdings gar nicht so einfach zu finden ist. Sie verbirgt sich in der Aktivitätsaufstellung oben rechts hinter dem Link „Transaktionsliste“. Wer dort auf „Aktivitäten exportieren“ klickt, gelangt zum Berichtsmanager. Dort können diverse Berichte erstellt und auch in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden.

Um für eine Steuerprüfung gewappnet zu sein, ist es empfehlenswert, sich einen monatlichen Finanzbericht erstellen zu lassen und diesen sowohl digital zu speichern als auch auszudrucken. Wer der Buchhaltungspflicht untersteht, der kann ohne Beleg keine Buchungen vornehmen. Wie andere Kontoauszüge und Rechnungen auch, sollten diese Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Wer PayPal-Kontoauszüge in beiden Versionen vorlegen kann, bekommt in der Regel keine Probleme mit dem Finanzamt.

Buchung von PayPal-Zahlungen

Die Buchung in der Buchhaltung ist einfacher, als man denkt. Zumindest wenn man weiß, dass PayPal dort nichts anderes als ein Bankkonto ist. Die Bezeichnung für das Sachkonto ist je nach verwendetem Kontenrahmen unterschiedlich. Üblicherweise wird entweder nach SKR03 oder SKR04 gebucht. Zahlungseingänge werden genauso gebucht, als wenn eine Zahlung auf dem Geschäftskonto bei der Hausbank eingeht. Es wird jeweils der gesamte Betrag verbucht, der vom Käufer überwiesen wurde, unabhängig davon ob ein Teil als Gebühren einbehalten wird. Die Gebühren wiederum werden wie normale Bankgebühren behandelt und als Kosten des Zahlungsverkehrs verbucht.

Da Kosten des Geldverkehrs nicht der Umsatzsteuer unterliegen, kann auch keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Entsprechend ist es zu verschmerzen, dass PayPal dafür keine Rechnungen ausstellt. Die PayPal-Gebühren sind demnach den Betriebsausgaben zuzurechnen, die den Gewinn schmälern und somit die Steuerlast verringern.

PayPal und Umsatzsteuer

Für die umsatzsteuerrechtliche Behandlung des Zahlungsbetrags ist grundsätzlich der Zahlungszeitpunkt entscheidend. Unternehmen, die der Soll-Besteuerung unterliegen, müssen die Umsatzsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung direkt abführen und so gegebenenfalls vorfinanzieren, wenn der Schuldner die Rechnung noch nicht beglichen hat.

Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer, deren Umsatz pro Jahr die Grenze von 500.000 Euro nicht überschreitet, sind auf Antrag berechtigt nach Ist-Besteuerung zu handeln. Dann ist nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung entscheidend, sondern die Versteuerung erfolgt erst, wenn die Rechnung auch beglichen wurde.

Entscheidend ist in diesem Zusammenhang jedoch auch der Begriff der Verfügungsgewalt. Denn wenn eine Zahlung über PayPal erfolgt ist, befindet sie sich zunächst auf dem PayPal-Konto und damit noch nicht in der Verfügungsgewalt des Empfängers. Das ist erst dann der Fall, wenn dieser das Geld vom PayPal-Konto auf das Bankkonto transferiert und somit entscheidend für die Abführung der Umsatzsteuer.

Paypal wird wie ein Bank-Konto behandelt. Daher sind auch Kontoauszüge auszudrucken und aufzubewahren.

PayPal wird wie ein Bankkonto behandelt

Zahlungen, die über PayPal getätigt werden, werden wie Überweisungen vom Bankkonto verbucht. Statt des Sachkontos Bank wird das Sachkonto PayPal verwendet. Ob bereits eine Rechnung für die Buchung vorliegt, ist in diesem Fall unerheblich. Kommt die Rechnung später, wird der offene Posten mit Erhalt der Rechnung wieder aufgelöst.

Fremdwährungen bei PayPal machen keine Probleme, wenn das Konto in Euro geführt wird. Denn dann werden alle Transaktionen in Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Eine Erleichterung gibt es auch bei der Wertstellung. Denn anders als bei der Bank gibt es keine Verzögerungen beim Zahlungsverkehr. Ein Wertstellungsdatum gibt es bei PayPal also gar nicht.

Wer diese Dinge bei der Arbeit mit PayPal berücksichtigt, kann die Vorteile des schnellen, unkomplizierten und bei Kunden etablierten Zahlungsdienstes ohne Sorgen nutzen. Im Zweifel sollte aber immer ein Steuerberater zu Rate gezogen werden. Auch das Finanzamt steht bei steuerlichen Fragen Rede und Antwort.

Bildnachweise: Email-Eingang am Smartphone: © oatawa - Fotolia.com, Kontoauszug mit Kontoführungsgebühren: © euthymia - Fotolia.com

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.