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In jedem Unternehmen mit Mitarbeitern muss die sog. Personalabrechnung durchgeführt werden. Die Daten der Beschäftigten müssen erfasst und verwaltet werden. Die Datenbestände werden nicht nur für das Arbeitsverhältnis allgemein genutzt sondern dienen der Berechnung von Lohn und Gehalt.
Welche Daten müssen erfasst werden?
Eine Software für die Abrechnung der Personalkosten muss zunächst die grundlegenden Daten der Mitarbeiter beinhalten. Dazu gehören Angaben wie
- Name und Anschrift,
- Tätigkeit im Unternehmen + Lohngruppe,
- Urlaubskartei,
- Arbeitszeitkonto,
- Krankenkasse,
- Renten- und Pflegeversicherung,
- Steuermerkmale (Lohnsteuerklasse, Konfession, Kinder, Freibeträge) und
- Bankverbindung.
Die Notwendigkeit weiterer Daten kann im Einzelfall erforderlich sein. Denkbar wäre hier zum Beispiel die Zugehörigkeit einer betrieblichen Altersvorsorge, für die Beiträge abzuführen wären. Die Datenbestände bedürfen aufgrund ihrer Sensibilität eines besonderen Schutzes und müssen gegen unbefugten Zugriff sowie Verlust gesichert werden.
Arten der Lohnabrechnung
Die Personalabrechnung beruht auf einer regelmäßigen Datenpflege des Arbeitszeitkontos. Dabei kann ein Festgehalt oder eine stundenbezogene Abrechnung erfolgen. Abhängig ist der jeweilige Aufwand von der Art des Betriebes. Das Einpflegen der Daten kann manuell durch Mitarbeiter erfolgen oder über automatische Zeiterfassungssysteme. In jedem Fall müssen manuelle Eingriffsmöglichkeiten gegeben sein, um Sonderfälle behandeln zu können. So müssten zum Beispiel die Berechnung von Zulagen, Spesenerstattungen, Abwesenheiten wegen Krankheit oder Dienstreisen gesondert erfasst werden. Die Berechnung der Löhne und Gehälter kann dann durch die Software zusammengestellt werden. Sie wird als Gehaltsbeleg aufbereitet und kann nach dem Ausdrucken an die Mitarbeiter übergeben oder versendet werden.
Kennzahlen zur Entscheidungsfindung
Die Personalabrechnung speichert alle Daten dauerhaft ab. So ergibt sich eine Historie für jeden Mitarbeiter, aus der wiederum eine Gesamtbetrachtung von Arbeitsgruppen, Abteilungen oder des Gesamtunternehmens erstellt werden kann. Die daraus resultierenden Kennzahlen sind für die Entscheidungen der Geschäftsführung und die Kalkulation im Unternehmen wichtige Fakten. Da die Abrechnung mittels Software erstellt wird, ist sie zu jedem aktuellen Stand abrufbar. Eine zeitgemäße Abrechnung von Personalkosten ist ohne Software bestenfalls noch für Kleinstunternehmen denkbar. Die meisten Softwareprodukte sind auf die individuellen Belange der anwendenden Firmen adaptierbar und können für weitere Funktionen einsetzbar sein.
Quelle: http://www.rechnungswesen-portal.de
Bildnachweise: © golubovy/Fotolia.com
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