Personaleinsatzplanung: Personal effizient einsetzen

Im Unternehmen kommt es darauf an, die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit einzusetzen. Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Mittel. Ein Personaleinsatzplan hilft, Schwankungen bei der Auftragslage und beim Personalbestand zu erkennen und auszugleichen. Eine Software kann bei der Personaleinsatzplanung helfen. Eine gute Personaleinsatzplanung hilft nicht nur, die Aufträge zu erfüllen und Umsätze zu generieren, sondern führt auch zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und zu mehr Kosteneffizienz.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist Bestandteil des Personalmanagements und dient dazu, die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und Qualifikationen zur richtigen Zeit an den entsprechenden Arbeitsplätzen einzusetzen. Die Personaleinsatzplanung umfasst Maßnahmen zum service-, bedarfs- und kostengerechten Personaleinsatz. Sie ist ein Element der strategischen Personalplanung und soll kurzfristig, mittelfristig und langfristig die Deckung der benötigten Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen gewährleisten.

Bei der Personaleinsatzplanung werden drei verschiedene Arten unterschieden:

• Die quantitative Personaleinsatzplanung soll sicherstellen, dass der zu erwartende Personalbestand dem angenommenen Personalbedarf abhängig vom Arbeitsanfall entspricht. Reguläre Personalabgänge und betriebliche Schwankungen müssen berücksichtigt werden.
• Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung soll das verfügbare Know-how einzelner Mitarbeiter mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang gebracht werden. In der Regel werden die vorhandenen Kompetenzen bereichsspezifisch analysiert. Die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter müssen mit den zu erwartenden Anforderungen in den Arbeitsgebieten abgeglichen werden. So ist potenzieller Weiterbildungsbedarf erkennbar.
• Die saisonale Personaleinsatzplanung ist in Unternehmen wichtig, in denen der Personalbedarf saisonabhängig schwankt. Branchentypische saisonale Spitzen müssen ermittelt und bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden.

Merkmale eines Personaleinsatzplans

Der Personaleinsatzplan ist das Herzstück der Personaleinsatzplanung und die Grundlage wichtiger Personalentscheidungen. Er muss Informationen liefern zu:

• erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen
• Versetzung von Mitarbeitern in andere Abteilungen oder Bereiche von Unternehmen
• Einstellung neuer Mitarbeiter
• Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen aus Altersgründen
• Entlassungen von Mitarbeitern

Der Personaleinsatzplan informiert auch über urlaubsbedingte Ausfallzeiten von Mitarbeitern. Krankheitsbedingte Ausfallzeiten sind langfristig nicht vorhersehbar, doch muss gewährleistet sein, dass sie kurz- oder mittelfristig durch Vertretung ausgeglichen werden können.

Ein Personaleinsatzplan kann kurzfristig erstellt werden und ist Teil eines mittel- oder langfristigen Personaleinsatzplans. Zur kurzfristigen Einsatzplanung gehören Schichtpläne und Vertretungspläne für Mitarbeiter, die urlaubs- oder krankheitsbedingt ausfallen. Die mittel- und langfristige Einsatzplanung erfolgt aufgrund der voraussichtlichen Auftragslage. Allerdings ist nicht immer vorhersehbar, wie sich die Auftragslage entwickelt. Auftragsspitzen können nicht immer mit den vorhandenen Mitarbeitern abgewickelt werden. Daher ist an den Einsatz von Leiharbeitskräften zu denken.

Ein Personaleinsatzplan erfordert aufgrund unvorhersehbarer Ausfälle von Mitarbeitern und der nicht absehbaren Entwicklung der Auftragslage Flexibilität. Eine Software kann bei der Erstellung von Personaleinsatzplänen helfen.

Was bei der Personaleinsatzplanung zu beachten ist

Bei der Personaleinsatzplanung kommt es auf ein hohes Maß an Flexibilität an. Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Ausfälle durch Urlaub und Krankheit, aber auch andere Formen von Abwesenheiten müssen berücksichtigt werden. Zusätzlich sind die unterschiedlichen Phasen der Auftrags- und Projektlage zu beachten. Flexible Arbeitszeitmodelle helfen, die Mitarbeiter abhängig von ihren Fähigkeiten entsprechend der tatsächlich anfallenden Aufgaben einzusetzen und den Einsatz der Mitarbeiter an Auftragsschwankungen anzupassen.

Bei der Personaleinsatzplanung sollten auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Mitarbeiterbefragungen können dabei helfen.

Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Um die Mitarbeiterressourcen optimal zu nutzen, muss die Personaleinsatzplanung mehrere Aufgaben erfüllen:

• Analyse des Personalbedarfs abhängig von den betrieblichen Anforderungen und Aufgaben
• Mitarbeiterzuweisung aufgrund der Bedarfsanalyse abhängig von den Fähigkeiten, Qualifikationen und der Verfügbarkeit
• Schicht- und Dienstplanung
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Information der Mitarbeiter über Arbeitspläne, Schichten und Änderungen sowie effiziente Kommunikation
• Überwachung und Optimierung der Einsätze der Mitarbeiter, um die vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten optimal zu nutzen

Zu beachtende Gesetze bei der Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung sind verschiedene gesetzliche Grundlagen zu beachten. Die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen vollumfänglich berücksichtigt werden, was insbesondere krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern betrifft.

Da die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausenregelungen berücksichtigt werden müssen, ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu beachten. Es regelt unter anderem, wie viele Stunden Arbeitnehmer pro Tag und pro Woche maximal beschäftigt werden dürfen und wann Pausen eingelegt werden müssen.

Damit die Arbeitnehmer ausreichend entlohnt werden, spielt bei der Personaleinsatzplanung auch das Gesetz zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz, MiLoG) eine wichtige Rolle.

Die Personaleinsatzplanung erfolgt auch abhängig davon, ob Mitarbeiter in Teilzeit oder befristet arbeiten. Das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz, TzBfG) spielt daher ebenfalls eine Rolle.

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, muss er an der Personalplanung beteiligt werden. Daher ist auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) für die Personaleinsatzplanung relevant.

Erleichterung der Personalplanung mit einer Software

Eine Software erleichtert die Personaleinsatzplanung und bietet einen besseren Überblick über Ausfallzeiten der Mitarbeiter sowie den Einsatz abhängig von der Auftragslage. Die Software hilft bei der Erstellung von Schicht- und Dienstplänen sowie bei der Verwaltung des Personalbestands und der Bedarfssituation.

Da eine Software für die Personaleinsatzplanung einen Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter bietet, hilft sie, krankheitsbedingte Ausfälle rechtzeitig zu kompensieren. Die Mitarbeiter können mit einer Software besser abhängig von ihren Qualifikationen und Fähigkeiten zugewiesen werden. Werden für die Mitarbeiter Arbeitszeitkonten geführt, können sie mit der Software überwacht werden. Der Abbau von Überstunden, aber auch der Ausgleich von Fehlstunden sind damit leichter möglich.

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