Privatnutzung von Telefon, Fax und Handy

Was in den verschiedenen Konstellationen zu beachten ist, erläutern wir im nachfolgenden Artikel näher.

Privatwohnung und Firma sind in getrennten Räumlichkeiten

Sind die Privatwohnung und die Firma des Unternehmers räumlich getrennt und besitzen eigene Telefonanschlüsse ist die Behandlung der Telefonkosten am eindeutigsten. Die Kosten des betrieblichen Telefons sind betrieblich veranlasst, die Kosten des Privattelefons sind privat veranlasst. Auf eine Korrektur des privaten Nutzungsanteils des Firmentelefons und des beruflichen Nutzungsanteils des Privattelefons kann hier verzichtet werden, weil die Nutzungsanteile im Allgemeinen gleich hoch sind.
Ausnahme: Die privaten Telefonkosten sind sehr niedrig, dann kann die Finanzverwaltung eine detaillierte Einzelaufstellung für den betrieblichen Telefonanschluss anfordern.

Privatwohnung und Firma sind nicht in getrennten Räumlichkeiten

Gerade bei Existenzgründern und kleineren Unternehmen ist eine räumliche Trennung zwischen Firma und Privatwohnung meist nicht möglich. Oder, das Unternehmen wird zwar von ein oder zwei separaten Räumen aus geführt, es existiert aber nur ein Telefonanschluss. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass nur ein bestimmter Teil der Telefonkosten betrieblich veranlasst sind. Der Unternehmer muss den privaten Anteil an den Telefonkosten entsprechend korrigieren. Dabei hat der Unternehmer drei Möglichkeiten zur Korrektur am Jahresende.

Einzelgesprächsnachweis

Der Unternehmer kann sich monatlich einen Einzelverbindungsnachweis zu seiner Telefonrechnung ausdrucken lassen. An Hand des Einzelverbindungsnachweises ermittelt er seine Privatgespräche. Ermittelt der Unternehmer bspw., dass 22% der Gespräche privat veranlasst sind, muss er 22% der gesamten Rechnung als Privatnutzung korrigieren. Nach diesem Verfahren kann der Unternehmer jeden Monat exakt seine Privatnutzung ermitteln.

pauschale Ermittlung auf Basis des Einzelgesprächsnachweises

Jeden Monat aufs Neue die Privatnutzung zu ermitteln ist eine aufwändige und lästige Rechnerei. Nachdem der Unternehmer für einen gewissen Zeitraum, im Allgemeinen für 3 Monate, die Privatnutzung ermittelt hat, kann er den durchschnittlichen Prozentsatz auf das gesamte Jahr anwenden. Ändern sich die Verhältnisse nicht grundlegend, wird der Prozentsatz auch in den Folgejahren von der Finanzverwaltung anerkannt.

Pauschale

Einige Finanzämter erkennen auch eine Pauschale ohne Rechnerei an. So wurde bspw. ein Privatanteil von ca. 25,- EUR bis 30,- EUR pro Monat nicht beanstandet. Auch eine pauschale Aufteilung der Rechnung in betrieblich veranlasst und für die private Nutzung mit einem privaten Anteil von 30% wird in der Regel nicht beanstandet. Diese pauschale Aufteilung hat den Vorteil, dass der Unternehmer keine Rechnerei hat, unter Umständen kann sich diese aber lohnen.

Internet, DSL und Flatrate

Ohne Internet kann in der heutigen Zeit kaum ein Unternehmen arbeiten. Internetkosten gehören wie die Telefonkosten zu den betrieblichen Kosten. Die Aufteilung in betrieblich veranlasst und Privatnutzung erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie bei den Telefonkosten. Diese Nutzungskorrektur muss gewinnerhöhend erfasst werden.

Flatrate

Mit einer Flatrate zahlt der Unternehmer monatlich eine pauschale Gebühr für die Nutzung von Internet, Telefon- und oft auch Handygespräche. Die Gebühr ist ebenfalls in betrieblich veranlasst und Privatnutzung aufzuteilen. Einige Anbieter erstellen keinen Einzelgesprächsnachweis mehr. Damit entfällt für den Unternehmer die Möglichkeit, seine Privatnutzung an Hand der Einzelgespräche zu ermitteln. Der Unternehmer kann somit die Privatnutzung nur ordentlich schätzen.

Anschaffungskosten von Telefon, Fax und Handy

Werden das Telefon, das Fax oder das Handy privat mitgenutzt, müssen die Anschaffungskosten ebenfalls um die Privatnutzung korrigiert werden. Bemessungsgrundlage für die Korrektur ist die jährliche Abschreibung des Gerätes. Korrigiert wird mit dem Prozentsatz, der auch bei den Gesprächsgebühren angewendet wird.

Korrektur der Vorsteuer aus der Anschaffung?

Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen muss die gezahlte Umsatzsteuer nicht korrigiert werden, soweit die betriebliche Nutzung nicht nur von untergeordneter Bedeutung ist, also über 10 % liegt. Dann kann der Unternehmer die Umsatzsteuer aus den Anschaffungskosten in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen R 24c (4) UStR 2008.

R 24c (4) UStR 2008
Umsatzsteuer aus den Anschaffungskosten unternehmerisch genutzter Telekommunikationsgeräte (z.B. von Telefonanlagen nebst Zubehör, Faxgeräten, Mobilfunkeinrichtungen) kann der Unternehmer unter den Voraussetzungen des § 15 UStG in voller Höhe als Vorsteuer abziehen. Die nichtunternehmerische (private) Nutzung dieser Geräte unterliegt nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG der Umsatzsteuer (vgl. Abschnitt 192 Abs. 21 Nr. 2 ). Bemessungsgrundlage sind die Ausgaben für die jeweiligen Geräte (vgl. Abschnitt 155 Abs. 3 ). Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören die Grund- und Gesprächsgebühren (vgl. BFH-Urteil vom 23.9.1993, V R 87/89, BStBl 1994 II S. 200). Die auf diese Gebühren entfallenden Vorsteuern sind in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil aufzuteilen (vgl. Abschnitt 192 Abs. 21 Nr. 1 ).

Beispiel für die Privatnutzung einer Telefonanlage

Am 01.01.2009 wurde eine Telefonanlage für 1.000,- EUR + USt 190,- EUR angeschafft. Die monatliche Telefonrechnung liegt bei 200,- EUR + USt 38,- EUR. Die Privatnutzung wird pauschal mit 30 % berücksichtigt.

Was passiert bei der Anschaffung?

Die gezahlte USt in Höhe von 190,- EUR wird in voller Höhe als VSt geltend gemacht. Es erfolgt keine Korrektur durch die Privatnutzung.

Wie werden die Anschaffungskosten korrigiert?

Die Anschaffungskosten in Höhe von 1.000,- EUR werden im Sammelposten GWG 2009 erfasst und gleichmäßig über 5 Jahre abgeschrieben. Der jährliche Abschreibungsbetrag beträgt 200,- EUR (1.000,- EUR / 5 Jahre). Die Privatnutzung der Telefonanlage beträgt somit 60,- EUR (200,- EUR x 30 %). Die ermittelten 60,- EUR unterliegen als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer.

Erfassung der monatlichen Gebühren

Die monatliche Telefonrechnung wird im Verhältnis der beruflichen und privaten Nutzung aufgeteilt. Als Betriebsausgabe wird die berufliche Nutzung von 70% der 200,- EUR, gleich 140,- EUR erfasst. Die darauf entfallende VSt 26,60 EUR (140,- x 19%) ist abziebar.

Der Anteil der Privatnutzung in Höhe von 60,- EUR (200,- x 30 %) ist nicht als Betriebsausgabe zu erfassen. Die darauf entfallende VSt in Höhe von 11,40 EUR (60,- EUR x 19 %) ist nicht abziehbar.

Quellen:

• R 24c (4) UStR 2008
• BFH-Urteil vom 23.9.1993, V R 87/89, BStBl 1994 II S. 200

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