Produktivität als Selbstständiger steigern

Beispiele für fehlende Produktivität:

• Man spart die vergleichsweise geringen Kosten für einen Steuerberater, muss dafür aber viel Zeit und Organisation aufwenden, um alle Vorgaben zu erfüllen. Damit fehlt Zeit, um produktiv zu arbeiten und Geld zu verdienen.
• Viele Selbstständige haben Angst, Aufgaben auszulagern und vermeiden dies, da sie einen Kontrollverlust befürchten. Dies jedoch hat zur Folge, dass viel Zeit für Dinge aufgewandt wird, die gar nicht erfolgswirksam sind (z.B. diverse Bürotätigkeiten, etc.).

Betriebsausgabe.de gibt Ihnen ausgewählte praktische Tipps, um Ihre Selbstständigkeit produktiver zu gestalten, Zeit effektiv einzusetzen und Ihre finanziellen Ziele zu erreichen.

Tipp 1 für mehr Produktivität:

Jegliche Ablenkung vermeiden und 60 Minuten konzentriert durcharbeiten!

Ein ganzheitliches Zeitmanagement ist wichtig, um als Selbstständiger produktiver zu werden, Zeit sinnvoll einzusetzen und mehr aus dem Arbeitsalltag zu holen: fotomek – Fotolia.com

Die Verführungen der ganzen digitalen Helferlein, die uns den ganzen Tag über begleiten, führen im Endeffekt dazu, dass wir ständig abgelenkt sind und nicht die Zeit finden, uns einmal wirklich eine Stunde lang nur dem aktuellen Projekt zu widmen.

Deshalb ist es ratsam, den Arbeitstag in mehrere Blöcke mit entsprechenden Pausen und Auszeiten (insbesondere von Bildschirmarbeit) aufzuteilen sowie bereits am Vorabend einen To-Do-Plan zu entwickeln, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Am Smartphone lässt sich beispielsweise bei iPhones mit der „Nicht stören“-Funktion vermeiden, dass eingehende Anrufe durchgestellt werden – der Anrufer bekommt eine „Besetzt“-Mitteilung, zugleich gibt es entsprechende Apps für Messenger-Dienste und Co.

Tipp 2 für mehr Produktivität:

Früh anfangen, um das Motivationsloch in der Mittagspause zu umgehen!

Wer schon etwas länger selbstständig ist und so manche Strategien entwickeln musste, um effizient zu arbeiten, wird in diesem Punkt zustimmen. Struktur ist etwas, das essenziell ist für jeden Selbstständigen – indem der Arbeitstag geordnet und aufgebaut wird, können wir überhaupt erst Anfang und Ende definieren und ein Tagesziel ausgeben, an welchem wir uns orientieren.

Es ist daher sinnvoll, bereits in den frühen Morgenstunden mit der Arbeit anzufangen und relativ früh eine Mittagspause zu machen. So lassen sich bereits in der ersten Tageshälfte viele Aufgaben in Ruhe erledigen, bevor insbesondere am Nachmittag die Anrufe, „dringenden E-Mails“ und Kundenbesuche anstehen. Es ist nämlich für viele äußerst schwierig, immer wieder die Perspektive zu wechseln (Produktive Phase, Akquise, Kundentermin, Pause, etc.), weil es stets Zeit braucht, um wieder in die Sache „reinzukommen“.

Tipp 3 für mehr Produktivität:

Pausen klar definieren und ohne Arbeitsbezug auch durchsetzen!

Niemand muss ständig erreichbar sein, gerade im Dienstleistungssektor oder als Freiberufler zählt vor allem das Werk oder die Leistung – wie das Ganze zustande kommt, interessiert den Kunden eher weniger. Es ist daher wichtig, sich bewusst Zeit zur Regeneration einzuräumen und diese auch losgelöst von Dienst-Handys oder anderer Ablenkung zu gestalten. Wer häufig sitzt, baut abwechslungsreiche Spaziergänge ein, um frische Luft zu tanken, etwas vom Sonnenlicht zu haben und Bewegung einzubringen.

Da gerade Selbstständige oftmals auch außerhalb der eigenen Arbeitszeit „an den Job“ denken, ist es ratsam, etwas mehr Zeit nach Feierabend einzuplanen und sich einen festen Ausgleich zu suchen. Wem Sport nicht liegt, kann beispielsweise vor Ort an kleinen Events teilnehmen oder sich in einem Co-Working-Space den nötigen Austausch holen. Gerade für Solo-Selbstständige ist das wichtig, da sonst ein wenig der Bezug zur Arbeitsrealität fehlt, wenn zudem Kundenkontakt vor allem digital stattfindet.

Tipp 4 für mehr Produktivität:

Aufwand pro Aufgabe beschränken und strikt nach Prioritäten vorgehen!

Es gibt so Tage, da arbeitet man neun oder mehr Stunden, hat einiges geschafft und ist fix und fertig, aber dennoch: Es bleiben Aufgaben auf der Strecke, die der Kunde braucht. Solche Terminsachen sind für Selbstständige oftmals relativ stressig, da sie es gewohnt sind, recht flexibel zu arbeiten. Es ist daher im Sinne einer adäquaten Zeiteinteilung sinnvoll, stets nach Priorität „abzuarbeiten“ und externe Hilfe zu holen, wenn die eigene Zeit andernfalls effektiver eingesetzt werden könnte. Vielleicht haben Sie ja schon einmal von der Pomodoro-Technik gehört?

Dabei geht es darum, die Zeit, die man einer Aufgabe widmet, effektiv zu beschränken. Das geht in der Form, dass ein festes Zeitlimit festgelegt wird, in welchem man sich ausschließlich dieser Arbeit widmet. Keine Ablenkung durch eingehende E-Mails oder Telefonate, keine organisatorischen Aufgaben hier und da – was zählt, ist nur die jeweilige Aufgabe. So schaffen Sie bessere Ergebnisse, haben immer mal wieder kleine Erfolgserlebnisse am Tag und damit die Motivation, das nächste Zeitfenster anzugehen.

Tipp 5 für mehr Produktivität:

Alle Belege sammeln und Betriebsausgaben geltend machen!

Ihre Produktivität erhöhen Sie auch dadurch, dass Sie stets einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens haben. Gerade bei den Ausgaben verzichten viele Selbstständige aber auf ihr Recht, mit dem Geschäft verbundene Kosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. So werden viele Ausgaben einfach privat bezahlt, obwohl sie in Zusammenhang mit der Selbstständigkeit stehen.

Klar, Miete und andere Fixkosten können Sie natürlich steuerlich geltend machen. Aber was ist mit kleineren Ausgaben? Sind diese im Privatbereich anzusiedeln oder kann man sie als Selbstständiger ebenfalls absetzen? Folgende Checkliste zeigt Ihnen, welche Ausgaben Sie als Selbstständiger steuerlich absetzen können:

Checkliste: Diese Betriebsausgaben können Sie steuerlich geltend machen

Es wird zwischen zwei Arten von Betriebsausgaben unterschieden:

• • Betriebsausgaben, die unmittelbar und in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden können

Hierunter fallen sämtliche betrieblichen Aufwendungen, die regelmäßig anfallen, aber keinerlei Ertrag erwirtschaften. Beispiele für diese Kosten sind Miete, Stromkosten, Lohnkosten, Versicherungsbeiträge, Reparaturkosten, Beiträge für die Berufsgenossenschaft, Gebühren, betriebliche Steuern etc. 

Des Weiteren fallen in diesen Bereich auch Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter mit einem geringen Wert, siehe weitere Details unter: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Die Grenze liegt hier bei maximal 800 Euro netto. Ein Beispiel wäre ein Firmenhandy für 700 Euro oder eine Kaffeemaschine für 500 Euro.

• • Betriebsausgaben, die nicht unmittelbar und in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden können

Zu diesen Betriebsausgaben gehören Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert von mehr als 800 Euro und die Sie über einen Zeitraum von mehreren Jahren nutzen. Hierzu gehören beispielsweise der Fuhrpark, Büroeinrichtungen, Laptops oder PCs mit einem Nettowert über 800 Euro sowie Produktionsmaschinen. Die Nutzungsdauer hängt von der Art des Anlageguts ab und ist in einer sogenannten Abschreibungstabelle, auch Afa-Tabelle genannt, genau definiert.

Checkliste: Diese Belege sollten Sie unbedingt aufbewahren

Damit Sie für die Steuererklärung beziehungsweise die absetzbaren Kosten gerüstet sind, sollten Sie die folgenden Belege unbedingt aufbewahren. Dadurch können Sie viel Zeit und teilweise hohe Steuerbeträge einsparen.

• • Angehörigenverträge (Arbeitsverträge von Angehörigen können genauso abgesetzt werden wie andere Lohnkosten)
  • Anlaufkosten (anfallende Kosten vor einer Betriebseröffnung)
  • Arbeitsmittel (PC, iPad etc.)
  • Arbeitszimmer (falls Sie neben dem Büro im eigenen Zuhause ein Arbeitszimmer besitzen)
  • Berufsverbände
  • Bewirtungskosten
  • Fortbildungskosten
  • Geschenke
  • Kfz-Kosten (dazu gehören auch Versicherungs- und Reparaturkosten)
  • Lohnkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Werbung (Kosten für Flyer, Anzeigen, Radio- oder TV-Spots)
  • Zinsen für aufgenommene Darlehen; unabhängig davon, ob es sich um spezielle Kredite für Selbstständige handelt, wie sie etwa von Bon-Kredit vergeben werden oder um ein allgemeines Darlehen Ihrer Hausbank.

Tipp 6 für mehr Produktivität:

Einen Tag pro Woche für Liegengebliebenes vorsehen!

Warum arbeiten viele Selbstständige 50 oder gar 60 Stunden pro Woche, und kommen dennoch nicht auf einen grünen Zweig? Vor allem liegt dies daran, dass kein Verständnis dafür vorhanden ist, welche Aufgaben dem Chef eigentlich obliegen und welche Sachen es gilt auszugliedern. Doch selbst dann, wenn 50 und mehr Wochenstunden kein Problem sind, so steckt man sich häufig zu ambitionierte Ziele. Nicht wenige arbeiten deshalb auch am Wochenende oder in den Abendstunden, die eigentlich für Partnerschaft, Familie und Freizeit vorgesehen sind.

Es empfiehlt sich deshalb, einen festen Tag für die Aufarbeitung von all jenen Aufgaben einzuplanen, die nicht ganz abgeschlossen sind oder für die schlichtweg die Zeit fehlte. Das ist ideal, um beispielsweise die Buchführungsunterlagen für den Steuerberater zu ordnen, die Kassen- und Auftragslage zu checken oder Akquise zu betreiben, um neue Aufträge an Land zu ziehen. Im Idealfall haben Sie damit 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit frei für all die kleinen Dinge, die sonst im stressigen Alltag untergehen.

Bildnachweise: Ein ganzheitliches Zeitmanagement ist wichtig, um als Selbständiger realistische Ziele zu definieren, Zeit sinnvoll einzusetzen und mehr aus dem Arbeitsalltag zu holen: fotomek - Fotolia.com, Postits auf Fenster: © Brian Scantlebury - stock.adobe.com

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.