Unbezahlte Rechnungen? So funktioniert das Forderungsmanagement

Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Sicherlich nicht schön, aber halb so schlimm: Ein Kunde hat schlicht vergessen, die Rechnung zu begleichen.
• Kurzfristige Liquiditätsengpässe verzögern die Begleichung.
• Insolvenz oder drohende Zahlungsunfähigkeit des Bestellers.
• Selten, aber auch möglich: Betrug!

Akzeptabel sind unbeglichene Rechnungen für Unternehmen natürlich nicht. Dennoch gilt es, zunächst Ruhe zu bewahren und dann bei Bedarf ein schrittweises Forderungsmanagement zu betreiben.

Welche Mittel und Optionen Unternehmen haben, wird nachfolgend dargestellt. Als Oberbegriff dient hier die Bezeichnung „Forderungsmanagement“ als Orientierung.

Ein gutes Forderungsmanagement beginnt schon vor der Rechnungsstellung

Bevor überhaupt kundenspezifische Rechnungen ausgestellt werden, sollten sich Unternehmen Gedanken über folgende Punkte machen:

• Welches Zahlungsziel wird auf der Rechnung angegeben? (z.B. 10 Tage, drei Wochen, ein Monat)
• Wie wird die Rechnung zugestellt? Postalisch, per E-Mail oder auf beiden Wegen?
• Soll eine Erinnerung, beispielsweise per E-Mail, versendet werden, wenn das Zahlungsziel in naher Zukunft verstrichen ist und noch kein Geldeingang festgestellt wurde?

Viele Fintechs bieten auch Cloud-Lösungen für Unternehmen an, mit denen die komplette Abwicklung von der Rechnungserstellung über Zahlungserinnerungen über eine Software abläuft.

Werden besonders teure Produkte auf Rechnung angeboten, sollten Unternehmen auch darüber nachdenken, ob externe Dienstleister vorab eine Bonitätsprüfung durchführen sollen. Das ist insbesondere beim Umfang mit Freiberuflern und Selbstständigen leider häufig nötig. Denn einige Freiberufler muten sich zu viel zu und scheuen auch bei negativer Bonität durch Schufa-Einträge vor größeren Anschaffungen nicht zurück, wie etwa diese Anfrage eines Freiberuflers bezüglich einer Autofinanzierung zeigt.

Bei selbstständigen Geschäftskunden kann eine Bonitätsabfrage vor Zahlungsausfällen schützen. Informieren Sie sich hierzu aber genau, wann und wie Sie eine Schufa-Abfrage durchführen dürfen. Die Schufa FAQ für Unternehmen beantwortet die wichtigsten Fragen. Sind diese Fragen zufriedenstellend beantwortet, geht es nachfolgend um konkrete Möglichkeiten, die Unternehmen haben, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Wurde eine Rechnung bis zum Zahlungsziel nicht beglichen, ist der Käufer in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt sind dann rechtliche Schritte möglich. Auf Konfrontation sollten Unternehmen jedoch zunächst nicht gehen.

Zahlungsziel verstrichen – Rechnungsbetrag immer noch offen

Ist das Zahlungsziel verstrichen, sollte zunächst eine förmliche Zahlungserinnerung inklusive Aufforderung und Fristsetzung verschickt werden. Die Zahlungsfrist darf dabei durchaus kürzer sein als das Zahlungsziel, schließlich ist ein Unternehmen nicht zu einer solchen Erinnerung verpflichtet. Bei der Erinnerung sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Kurze, knappe und unmissverständliche Erinnerung an die gestellte Rechnung
• Setzen eines neuen Zahlungsziels
• Erwähnung weiterer Schritte bei erneutem Verstreichen

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Tipp: Lösungsorientiert vorgehen! Mit einem strikten Forderungsmanagement sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite. Gerade im C2C-Bereich ist es jedoch kein Einzelfall, dass Kunden unverschuldet nicht in der Lage sind, Forderungen wie vereinbart zu begleichen. Gerade bei Stammkunden sollte ein Forderungsmanagement auch die Möglichkeit zum Gespräch bieten.

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Bieten Sie also Stammkunden im Rahmen einer Zahlungserinnerung ein persönliches Gespräch an, in dem besprochen werden kann wann und wie eine offene Forderung beglichen wird. Dies stärkt insbesondere langjährige Geschäftsbeziehungen und kann im Zweifelsfall günstiger sein als ein Mahnverfahren! Werden Vereinbarungen nicht eingehalten, steht natürlich immer noch der Mahnweg offen.

Kein Zahlungseingang, auch nicht nach freiwilliger Erinnerung

Zahlt ein Kunde nicht oder reagiert nicht auf ein Gesprächsangebot, so ist eine Mahnung unumgänglich. Das Mahnverfahren als Teil des Forderungsmanagements umfasst insgesamt drei Schritte:

1. Mahnung: Am besten per Einschreiben versendet. Klarer Tonfall.

2. Mahnung: Verweis auf weitere rechtliche Schritte. Bei Stammkunden ggf. Verhängung einer Liefersperre.

3. Mahnung: Letzte Möglichkeit zur schadensbegrenzenden Begleichung der Rechnung. Verweis auf rechtliche Schritte und die Hinzuziehung eines Rechtsbeistandes.

Theoretisch kann das Mahnverfahren auch von Anfang an an einen Anwalt oder ein Inkasso-Büro übergeben werden, die dafür anfallenden Kosten können jedoch nicht dem Kunden auferlegt werden. Erst nach der dritten Mahnung und ausstehender Zahlung ist dies üblich.

Schadenersatzansprüche bestehen allerdings bereits ab dem Verzugszeitpunkt. In der Praxis verzichten jedoch viele Unternehmen auf die Geltendmachung vor einem gerichtlichen Mahnverfahren.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Ein Anwalt oder Inkasso-Büro kümmert sich um die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Dies wäre zwar auch in Eigenregie möglich, ist aber zeitaufwendig und komplex. Rechtlicher Beistand ist also generell empfehlenswert. Im Hinterkopf behalten sollten Unternehmen jedoch, dass auch ein erfolgreich abgeschlossenes Mahnverfahren nicht zwingend eine Begleichung der Forderung zur Folge hat. Ist ein Schuldner beispielsweise insolvent, so hat der erwirkte Titel vor allem einen förmlichen Charakter.

Trotz Mahnverfahren bleiben Forderungen unbeglichen: Optionen für den Fall der Fälle

Ist ein Titel erwirkt, lässt sich jedoch auch mittels Gerichtsvollzieher kein verwertbares Vermögen vollstrecken, so haben Unternehmen folgende Möglichkeiten:

• Ist ein Schuldner nicht insolvent, kann in regelmäßigen Abständen versucht werden, die Forderung zu wiederholen
• Der Titel kann zu einem wesentlich geringeren Betrag als die eigentliche Rechnungssumme an ein Unternehmen verkauft werden, dass auf das Forderungsmanagement spezialisiert ist (Factoring-Anbieter)

Lesen Sie hier, wann Factoring sinnvoll ist.

Der Verkauf einer offenen Forderung ist oft die entspanntere Lösung. Das Forderungsmanagement kann so abgeschlossen werden und zumindest ein Teil der Rechnungssumme als Einnahme verbucht werden.

Tipp: Das Forderungsmanagement oder auch Factoring durch Dienstleister ist nicht nur nach einem gerichtlichen Mahnverfahren möglich. So können beispielsweise sämtliche Forderungen von vorne herein an einen Dienstleister abgetreten werden, der sich dann gegen eine bestimmte Gebühr um die Abwicklung kümmert. Dieser trägt entsprechend auch das Risiko eines Forderungsausfalls. Eine durchaus interessante Alternative!

Bildnachweise: Das betriebliche Forderungsmanagement ist essentiell für Ihren geschäftlichen Erfolg: kritchanut - Fotolia.com, Frau mit Taschenrechner und Einkommensliste: alfexe - Fotolia.com