So verhalten Sie sich bei einer Steuerprüfung richtig

Was ist eine Betriebsprüfung und wer ist davon betroffen?

Eine Betriebsprüfung ist eine besondere Form der Außenprüfung. Sie prüft beim Unternehmer vorwiegend die Einkunftsarten des Gewerbebetriebs, die freiberuflichen und landwirtschaftlichen Einkünfte. Dazu kommt der Prüfer in der Regel angemeldet zum Unternehmer bzw. in dessen Büro- oder Geschäftsräume. Hier findet dann die Prüfung statt. In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Buchführungsunterlagen dauert die Prüfung zwischen einem Tag und mehreren Wochen. Betroffen ist eigentlich jeder Unternehmer, egal welcher Branche oder welchem Stand er angehört. Geprüft werden dann meist drei zusammenhängende Jahre. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Tipps geben, um Betriebsprüfungen oder Steuerprüfungen frühzeitig zu erkennen, wichtige Vorbereitungen zu treffen und damit keine Fehler in der Vorbereitung zu machen.

Tipp 1: So können Sie eine Betriebsprüfung voraussehen

Auf Ihrem Steuerbescheid steht unter Umständen der Satz: „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig.“ Damit drückt der Fiskus seine Möglichkeit der Nachprüfung aus. Gerade bei Unternehmen heißt das dann, es könnte durchaus in den nächsten drei Jahren zu einer Prüfung der letzten drei Veranlagungsjahre kommen. Achten Sie also auf das Zeichen im Betreff Ihres Einkommensteuerbescheides.

Tipp 2: So können Sie den Prüfungszeitraum selbst gestalten

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, den absehbaren Zeitraum der Betriebsprüfung um bspw. ein Jahr zu verschieben. Dies kann in der Regel durch die Hilfe des Steuerberaters erfolgen. Der Berater beantragt in diesem Fall für die Abgabe des letzten Jahres der vermeintlichen Steuerprüfung eine Fristverlängerung beim zuständigen Finanzamt. Stimmt der Fiskus zu, verschiebt sich die Abgabe in das folgende Jahr, so dass die Betriebsprüfung um ein weiteres Jahr verlängert wurde. Diese Möglichkeiten sollten jedoch vorher mit dem steuerlichen Berater abgestimmt werden, da sie nur zum Tragen kommen, wenn das Finanzamt entsprechenden Anträgen zustimmt. Riecht der Finanzbeamte den Braten, so wird er selbstverständlich das Vorhaben durch eine Ablehnung im Keim ersticken.

Tipp 3: So können Sie den Betriebsprüfer austauschen

Wer kennt das nicht, ein bestimmter Beamter hat sich einen recht kleinlichen und haarspalterischen Namen gemacht. Der war schon fast bei jedem Unternehmer des Ortes und hat überall nur Wut und Entsetzen hinterlassen. Nun sind Sie dran. Kann man da nicht von vornherein einen andern Beamten als Betriebsprüfer oder Steuerprüfer wählen? So einfach geht es leider nicht. In begründeten Fällen wird nach vorheriger Absprache mit dem Vorgesetzten des Betreffenden Steuerprüfers ein Ersatzprüfer geschickt. Selbst ein Einspruch ist unwirksam. Der Tausch ist nur dann möglich, wenn in den früheren Akten der Prüfung Streitfälle oder andere Auseinandersetzungen dokumentiert wurden. In solchen Fällen sollte der Unternehmer mit dem Sachgebietsleiter oder dem Vorgesetzten des abzustellenden Prüfers sprechen. In der Regel wird man auf dem Finanzamt Einsehen haben.

Tipp 4: So können Sie Ort und Zeit der Betriebsprüfung gestalten

Nicht immer passt der vom Finanzamt angekündigte Termin in ihren Terminplaner. Auch kann ihr Büro für eine mehrtätige Prüfung zu klein sein. Sie könnten in der Zeit selbst nicht mehr arbeiten. Für solche Fälle ist ebenfalls ein Gespräch mit dem Finanzamt ratsam. Schreiben Sie keinen Einspruch, das verschärft die Fronten unnötig. Rufen Sie einfach an und bieten die Prüfung in den Räumen Ihres Steuerberaters an. Das Finanzamt sollte Ihnen den Termin mindestens 4 Wochen vor Prüfungsbeginn schriftlich bekannt geben.

Tipp 5: So vermeiden Sie, dass sich Mitarbeiter „verplappern“

Findet die Prüfung in fremden Räumen statt, so bringt das den Vorteil, dass Sie selbst aus der Schusslinie sind. Sie haben keinen Zeitausfall und umgehen das Risiko, dass eine unwissende Person aus Ihrem Umfeld dem Prüfer unvorhersehbare oder diskrete Informationen weitergibt. Das kann bspw. durch Fangfragen oder andere Rededränge geschehen. Bei der Prüfung in den Räumen des Steuerberaters werden Sie aber auch entsprechend zur Kasse gebeten. So sollten Sie entschieden, welcher Vorteil überwiegt. Möchten Sie das Geld nicht für die externe Prüfung aufbringen, dann sollten Sie entsprechenden redseligen Mitarbeitern frühzeitig Urlaub oder andere Außendienste auftragen.

Tipp 6: So machen Sie Ihre Buchführung wasserdicht

Prüfen Sie im Vorfeld Ihre Buchhaltungsunterlagen auf Vollständigkeit, Ordnung und Sauberkeit. Der Prüfer muss in angemessener Zeit Sachverhalte verstehen und nachvollziehen können. Auch eigene Notizen zu bestimmten Vorgängen oder Gedankenstützen können abgeheftet werden. Schmierzettel mit nicht für das Finanzamt bestimmten Informationen sollten gleich vernichtet werden. Noch haben Sie Zeit, um fehlende Belege, Rechnungen oder Verträge zu suchen oder nachzutragen. Je einfacher und schneller der Steuerprüfer sich in Ihren Unterlagen zurechtfindet, desto weniger Fragen entstehen, schneller geht die Prüfung und oberflächlicher wird geprüft. Also bitte nicht den berühmten Schuhkarton auskippen.

Tipp 7: So verhindern Sie das Schlimmste

Das Schlimmste verhindern: Mit einer Selbstanzeige kann eine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung verhindert werden.

Dieser Tipp kann bares Geld wert sein, denn er dreht sich um die Selbstanzeige. Vorteil, der Anzeigende erhält keine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung (Vorsicht bei eventuellen Gesetzesänderungen!). Es werden die zu wenig gezahlten Steuern einfach nachgemeldet und gezahlt. So lange der Steuerprüfer den Prüfungsort noch nicht erreicht hat, ist dies immer eine gute Möglichkeit, um aus der verfahrenen Sache mit einem blauen Auge herauszukommen.

Tipp 8: So verhalten Sie sich bei unangekündigten Steuerprüfungen

Ja, das gibt es auch. Genau dann, wenn der Verdacht besteht, dass Steuern hinterzogen oder unrechtmäßig gekürzt werden, kommt der Fiskus auch unangekündigt. Die Steuerfahndung kann nicht so leicht von der Tür verwiesen werden. Bei einer Umsatzsteuernachschau hingegen, welche auch unangekündigt stattfinden kann, werden ausschließlich umsatzsteuerliche Angelegenheiten geprüft. Ohne Anmeldung oder Ankündigung sollte man allerdings dem Prüfer nur unter fachmännischer Aufsicht Unterlagen zeigen. Sofern Sie nichts zu verbergen haben, sollten Sie auf jeden Fall die Prüfung sofort über sich ergehen lassen, da alles andere nur Verdacht auf Sie und Ihr Unternehmen wirft. Auch hier lässt sich mit den Prüfern ein verständnisvolles Wort wechseln. Denn auch Prüfer sind nur Menschen. In diesem Sinne, viel Erfolg bei der Arbeit und allseits eine prüfungsfreie Zeit. Sollte es doch mal soweit sein, dann handeln Sie gemäß des Leitspruches vom Finanzamt: „Alles wird gut.“

Bildnachweise: Steuerprüferin: Gina Sanders - Fotolia.com, Selbstanzeige: Stockfotos-MG - fotolia.com

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.