So vermeidet man die Lohnsteuernachzahlungen bei Weihnachtsfeiern

 Meistens erst einige Jahre später, wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf den Sachverhalt stößt. Man kann eine Steuerpflicht aber vermeiden, indem man von vornherein ein paar Grundregeln beachtet.

• Eine Weihnachtsfeier ist im lohnsteuerlichen Sinne eine Betriebsveranstaltung. Eine solche liegt immer dann vor, wenn der Belohnungscharakter überwiegt und die Teilnahme allen Mitarbeitern eines Betriebes offen steht. Trifft sich beispielsweise nur die Chefetage zum Essen, so handelt es sich nicht um eine Betriebsveranstaltung. Eine Steuerfreiheit ist aber nur für solche Betriebsveranstaltungen möglich, die hinsichtlich Häufigkeit und Kosten angemessen sind.

• Der Gesetzgeber betrachtet nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr als angemessen. Dabei ist nicht ausschlaggebend, an wie vielen Veranstaltungen der einzelne Mitarbeiter teilgenommen hat, sondern wie viele die Firma insgesamt durchgeführt hat. Somit wäre der steuerfreie Rahmen bereits mit einem Sommerfest und einer Weihnachtsfeier ausgeschöpft.

• Eine Betriebsveranstaltung ist nur dann betragsmäßig angemessen, wenn die durchschnittlichen Aufwendungen nicht mehr als 110 Euro pro Mitarbeiter betragen. Sobald man diese Freigrenze auch nur um einen Cent überschreitet, wird die komplette Weihnachtsfeier steuerpflichtig. Unternehmer müssen also sämtliche Kosten der Weihnachtsfeier (Speisen und Getränke, Saalmiete, Musiker, Geschenke, etc.) zusammenzählen und durch die Anzahl der Teilnehmer dividieren. Wenn jemand seinen betriebsfremden Partner mitbringt, so gehören dessen Kosten zu den Kosten des Mitarbeiters.

• Die 110 Euro-Grenze besteht unabhängig von der Häufigkeit. Eine teuerere Weihnachtsfeier kann somit auch dann steuerpflichtig werden, wenn eigentlich nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt wurden.

Häufige und teuere Veranstaltungen sind trotzdem nicht verboten

Kein Finanzamt kann einem Unternehmer vorschreiben, wie oft und wie ausschweifend er feiern darf. Selbstverständlich kann man als Unternehmer deshalb auch mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr ausrichten oder mehr als 110 Euro ausgeben. Allerdings liegt dann Arbeitslohn vor, der grundsätzlich von den einzelnen Mitarbeitern zu versteuern ist. Nachdem das in den wenigsten Fällen erwünscht ist, hat der Gesetzgeber eine Pauschalierungsmöglichkeit geschaffen (§ 40 Abs. 2 EStG) . Demnach kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent (plus Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) übernehmen, ohne dass die Arbeitnehmer davon etwas mitbekommen.

Aufzeichnungen erleichtern den Nachweis

Um Lohnsteuernachzahlungen zu vermeiden, sollten Unternehmer genaue Aufzeichnungen (Kostenaufstellungen, Gästelisten, etc.) über sämtliche Betriebsveranstaltung führen – insbesondere um nachzuweisen, dass die 110 Euro-Grenze nicht überschritten würde. Falls dieser Nachweis fehlt, darf das Finanzamt die gesamte Weihnachtsfeier als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.

Quellen

• 110 Euro-Grenze muss bei Betriebsveranstaltungen beachtet werden
• Der Datenzugriff bei Betriebsprüfungen – was das Finanzamt alles darf

Bildnachweise: © Smileus/Fotolia.com