Steuerprüfung: Wann das Finanzamt genauer hinschauen möchte

Beinahe jeder Unternehmer oder Selbstständige kennt die Angst vor der Betriebsprüfung. Google-Suchanfragen von Gewerbetreibenden wie etwa „Steuerprüfung wann“ oder „Steuerprüfung Kosten“ sind daher keine Seltenheit. Dabei fürchten sich längst nicht nur Unternehmen vor der Steuerprüfung, die bewusst Steuern hinterziehen oder Schwarzgeld sammeln. Fehler sind schließlich menschlich und können jedem passieren – auch dem rechtschaffenen Chef, einer guten Buchhaltung oder sogar einem Steuerberater. Antworten auf alle wichtigen Fragen zum Thema Steuerprüfung gibt es hier.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Unter einer Betriebsprüfung, die vom Finanzamt häufig als Außenprüfung bezeichnet wird, versteht man eine abschließende und nachträgliche Überprüfung eines Steuerfalls. Sie bezieht sich auf bestimmte Steuerarten und Besteuerungszeiträume und soll steuerlich erhebliche Sachverhalte ermitteln. Jeder Steuerpflichtige hat dabei eine Mitwirkungspflicht.

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit für eine Betriebsprüfung?

Wie groß die Wahrscheinlichkeit für eine Betriebsprüfung ist, hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens ab. 2015 kontrollierten die Finanzämter beispielsweise rund 1 Prozent der Kleinstbetriebe, etwa 3 Prozent der Kleinbetriebe, ungefähr 6 Prozent der Mittelbetriebe und 21 Prozent aller Großbetriebe. Ob sich der Steuerprüfer ankündigt, hängt aber auch von jedem Unternehmer selbst ab. Wird die Buchhaltung mit hoher Genauigkeit geführt, ist es unwahrscheinlich, dass das Finanzamt einen Fehlbetrag oder Unstimmigkeiten feststellt.

Merke: Je genauer die Buchhaltung des Unternehmens geführt wird, desto unwahrscheinlicher wird die Durchführung einer Steuer- und Betriebsprüfung.

Wie lässt sich die Steuerprüfung vermeiden?

Die Grundvoraussetzung dafür, den Besuch des Steuerprüfers und die Betriebsprüfung zu vermeiden, ist eine ordnungsgemäße Buchführung. Sollte sie im Rahmen der Betriebsprüfung angezweifelt werden, drohen Hinzuschätzungen. Um Steuerschätzungen zu vermeiden sollte sich jeder Unternehmer mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beschäftigen. Durch diese Verwaltungsanweisung sorgte das Bundesfinanzministerium 2014 für eine Verschärfung der Regeln für die Buchführung. So gilt es konventionelle Geschäftspapiere ebenso wie elektronische Dokumente vor Vandalismus, Diebstahl, Verlust, Bränden und Wasserschäden zu schützen.

Welche Gründe gibt es für eine Betriebsprüfung?

Auf die häufig gestellte Frage „Steuerprüfung wann?“ gibt es keine allgemeine Antwort. Allerdings gibt es besondere Anlässe und Umstände, die zu einer Betriebsprüfung führen können, wie etwa:

• Hohe Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen
• Ein Zuwachs des Vermögens ohne die erforderlichen Einnahmen
• Verluste über mehrere Jahre hinweg
• Ein Einkommen, das die üblichen Lebenshaltungskosten nicht deckt
• Der Gewinn entspricht nicht dem allgemeinen Branchenschnitt
• Starke Umsatzschwankungen ohne direkten Grund

Wer solche Auffälligkeiten in der Buchführung feststellt, muss damit rechnen, zeitnah für eine Betriebsprüfung ausgewählt zu werden.

Betriebsprüfung – was wird geprüft?

Alle Steuerarten können im Rahmen der Betriebsprüfung untersucht werden. Dazu zählen auch Spezial- und Sondersteuern wie Verbrauchsteuern und Erbschaftssteuern. Am häufigsten werden jedoch die Gewerbesteuer, die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und die Körperschaftssteuer überprüft. Im Anmeldeschreiben teilt das Finanzamt den Unternehmern und Selbstständigen alle Steuerarten mit, die geprüft werden. Bei Gastwirten, Friseuren und Einzelhändlern mit Bargeschäft interessieren sich Steuerprüfer insbesondere dafür, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wird und das Kassenbuch plausibel ist. Längst haben die Finanzämter gemerkt, dass es bei der Kassenführung beachtliche Mehrergebnisse zu erzielen gibt, weshalb sie sich verstärkt auf diesen Bereich konzentrieren. Typische Fehler, die bei der Kassenführung gemacht werden, sind zum Beispiel:

• Negativer Bestand in der Kasse
• Die zeitnahe Eintragung in der Kasse wird vergessen
• Die Kasse wird nur rechnerisch – also fiktiv – und nicht tatsächlich geführt
• Der Kassenbestand wird nicht vollständig wiedergegeben, weil beispielsweise auf volle Euro-Beträge gerundet wird

Alle Unternehmen mit Bargeschäft sollten der Kassenführung daher ihre besondere Aufmerksamkeit widmen.

Wie lange rückwirkend darf eine Betriebsprüfung durchgeführt werden?

Eine Verjährung der Steueransprüche erfolgt in der Regel vier Jahre nach dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steueransprüche entstanden sind. Über diesen Zeitraum hinweg sollten Unternehmer alle Belege und Unterlagen aufbewahren – auch nach Geschäftsaufgabe. Es gibt aber vielerlei Umstände, die den Ablauf dieser Verjährungsfrist hemmen, wie etwa den Beginn einer Betriebsprüfung. Auch der Antrag eines Steuerzahlers, die Prüfung auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen, führt zu einer Hemmung der Verjährungsfrist. Sofern die Betriebsprüfung vom Finanzamt aus verwaltungsinternen Gründen verschoben wird, wird der Ablauf der Verjährung jedoch nicht gehemmt.

Wie lange darf eine Steuerprüfung dauern?

Normalerweise wird die Prüfung während der Bürozeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens abgehalten. Sofern ein Unternehmer seine Bücher jedoch von einem Steuerberater pflegen lässt, wird das Finanzamt die Prüfung dort durchführen. Die maximale Dauer richtet sich nach dem Umfang der Unterlagen, die geprüft werden müssen. Oft dauert sie mehrere Tage, zum Teil aber sogar einige Wochen.

Tipps und was Sie wissen sollten

Der Ablauf einer Betriebsprüfung kann sehr individuell ausfallen. Je nach Finanzamt und beauftragter Außenprüfer ist die Vorgehensweise höchst unterschiedlich. Wichtig ist, dass Sie beim Erstkontakt nicht nervös werden und dem Prüfer keinen Anlass geben zu glauben, dass Sie Angst vor der Steuerprüfung haben. Versuchen Sie möglichst entspannt und ruhig zu bleiben. Machen Sie deutlich, dass Sie nichts zu verbergen haben und kooperieren Sie.

Seien Sie freundlich und bieten Sie dem Außenprüfer des Finanzamts einen Kaffee oder eine Erfrischung an. Dieser wird ohnehin fast immer abgelehnt, aber so zeigen Sie, dass Sie sich Zeit für ihn nehmen. Bauen Sie mit einem lockeren Smalltalk ein angenehmes Verhältnis zu Ihrem Prüfer auf. Auch wenn der Prüfer Sie kritisch betrachten muss, ist er nur ein Mensch. Sympathien werden bei seiner finalen Bewertung eine wichtige Rolle spielen.

Erzählen Sie von Ihrem Geschäft, sprechen Sie von positiven Kontakten, die Sie eventuell mit anderen Mitarbeitern des Finanzamts bereits hatten. Werden Sie auf keinen Fall hektisch, zeigen Sie keine chaotischen Zustände und zeigen Sie exakt das, was der Prüfer sehen möchte. Auf diese Weise können Sie den Prozess der Steuerprüfung kurz und oberflächlich halten.

Je mehr Verwirrung und Unruhe Sie ausstrahlen, desto länger und intensiver werden Finanzbeamte hinschauen wollen.

Der freundliche Prüfer wird Ihnen einige Fragen stellen. Überlegen Sie sich gut, was Sie antworten. Insbesondere Zahlen und Fakten, die Sie nennen, können später nachteilig ausgelegt werden. Sollte es abschließend zu einer Hinzuschätzung kommen, versuchen Sie die Schätzung abzuwehren, indem Sie handfeste und nachweisbare Argumente vorlegen. In der Regel können gute Verhandlungen zu einer Korrektur der Schätzung führen. Doch all das können Sie schon während des Gesprächs verhindern, indem Sie kritische Nachfragen überzeugend und zufriedenstellend beantworten.

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Über den Autor

Jana O.

Jana ist seit 2015 Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Sie studierte Ger­manis­tik, Philosophie und Englische Literatur­wissenschaften an der Universität Greifswald. Ihr thematischer Fokus liegt insbesondere auf den Bereichen Versicherungen und Steuerrecht.