Umgang mit den Finanzbehörden – Teil 5

In der Tat kann das den Steuerpflichtigen Kopf und Kragen kosten, aber dennoch sollte man einige Grundregeln kennen, um nicht dem Finanzamt einen entscheidenden Vorteil zu verschaffen. So haben Sie als Unternehmer oder Existenzgründer verschiedene Rechte, müssen aber auch einige Maßnahmen über sich ergehen lassen. Ein kleiner Auszug sei hier gegeben.

Akteneinsicht

Gern wüsste man was in den Akten der Finanzbehörden schlummert, was liegen für Dokumente gegen mich vor? Aus dem Fernsehen kennt man dann die Aussage der Rechtsanwälte: „Da fordern wir erst mal Ihre Akten an.“ Doch beim Finanzamt ist das nicht ganz so einfach, denn die finanzamtsinternen Akten können nur im Rahmen einer Klage vor dem Finanzgericht angefordert werden. Allenfalls kann beim Wechsel des Steuerberaters das Finanzamt kulanterweise ausgewählte Details bekannt geben, um so die Übernahme des Mandates für den Steuerberater etwas zu erleichtern.

Auskunftserteilungsrecht des Finanzamtes §111

Zur Klärung von Informationen kann selbstverständlich auch das Finanzamt um Hilfe gebeten werden. Der freundliche Finanzbeamte wird dann im Rahmen seiner Befugnisse Auskünfte erteilen und Hilfestellungen sowie Informationen geben. Doch wie weit muss das Finanzamt dem Steuerpflichtigen helfen? Und bis zu welchem Grad sind die erteilten Auskünfte vertrauenswürdig und verbindlich?

Telefonische Auskünfte sind unverbindlich

Der schnellste aber bei weitem nicht der rechtssicherste Weg ist der Griff zum Telefon. Derartig erteilte Auskünfte sind im Streitfall, zum Beispiel bei einer Klage, nicht aussage- bzw. nicht beweiskräftig. Die mündliche Auskunft per Telefon ist nur dann für die Finanzbehörden bindend und wirksam, wenn diese vom Sachgebietsleiter der Behörde abgegeben wurde. Dazu ist es notwendig, sich durch den Telefon- und Verbindungsdschungel des zuständigen Finanzamtes zu hangeln und entsprechende Aktennotizen zu erstellen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte die Anfrage stets schriftlich erfolgen.

Schriftliche Auskunftseinholungen sind verbindlich

Eine schriftliche Auskunft kann vom Finanzamt erwartet und gefordert werden, wenn der Unternehmer eine Investition tätigen möchte. Er kann also im Vorfeld der Investitionstätigkeit das Finanzamt um eine Stellungnahme bitten, um seine Investitionstätigkeit an dem Handeln der Finanzverwaltung auszurichten. Dabei geht es nicht selten um erhebliche Summen, die in der Finanzierungsplanung des Unternehmers einen entscheidende Größe darstellen. Bei der Anfrage sollte der Unternehmer jedoch beachten, dass diese vor der Maßnahme zu erfolgen hat. Außerdem sollte der Sachverhalt so genau es nur geht beschrieben werden, dabei darf auch keine Einzelheit verschwiegen werden, die letztlich zu einem falschen Ergebnis führen könnte. Da das Finanzamt kein Steuerberater ist und daher nicht steuerberatend tätig sein darf und auch aus Eigeninteresse dies nicht sein wird, sollte man gar nicht erst versuchen ein Steuerschlupfloch vom Sachbearbeiter prüfen zu lassen.

Außenprüfung

Gerade bei Gewerbetreibenden oder freiberuflichen Unternehmern kommt es hin und wieder vor, dass das Finanzamt durch Außenprüfer die Belege, Rechnungen, und Aufzeichnungen vor Ort beim Unternehmer prüfen möchte. Wann tatsächlich eine Außenprüfung stattfindet wird einzig und allein vom zuständigen Finanzamt festgelegt. In der Regel kommt es zu Außenprüfungen, wenn der Unternehmer sich auffällig verhalten hat. So zum Beispiel über einen sehr langen Zeitraum hohe Verluste erklärt.
Eine Außenprüfung wird stets schriftlich angekündigt. Es wird dem Unternehmer mitgeteilt, für welche Jahre er in welcher Steuerart geprüft wird. Dieser Termin kann auch seitens des Unternehmers verschoben werden. Der Steuerpflichtige muss bei der Prüfung auch eine gewisse Zuarbeit leisten. So hat er bspw. Urkunden, Verträge und andere Aufzeichnungen vorzulegen. Abschließend wird die Außenprüfung in einer Besprechung und einem Prüfprotokoll beendet und dem Unternehmer erläutert.

Kontrollmitteilung

Das Finanzamt kann über alle der vollständigen und ordnungsgemäßen Besteuerung der Einnahmen dienenden Tatsachen so genannte Kontrollmitteilungen erstellen. Diese werden in der jeweiligen Akte des Steuerpflichtigen abgeheftet. Kontrollmitteilungen werden insbesondere bei großen und wichtigen Transaktionen wie Erbschaften, Grundstückskäufen oder –verkäufen sowie nach Außenprüfungen erstellt. Da das Finanzamt diese Mitteilungen nicht veröffentlichen muss, kommen diese Aktennotizen frühestens im Fall einer Klage vor dem Finanzgericht zu Tage. Daher sollte jeder Steuerpflichtige auf der Hut sein und mit seinen finanziellen, privaten und geschäftlichen Verhältnissen nicht leichtfertig umgehen. Das Finanzamt recherchiert im Übrigen auch bei eBay oder in den Kleinanzeigenteilen der Presse.

Einnahme des Augenscheins (Ortsbesichtigung)

Bei komplexen steuerlichen Verhältnissen hat das Finanzamt das Recht einer Vorortbesichtigung. Es soll dem Steuerpflichtigen eine Benachrichtigung in angemessener Zeit zugestellt werden, was jedoch nicht heißt, dass benachrichtigt werden muss. Der Beamte kann also auch unangemeldet vor der Tür stehen. Die Besichtigung muss jedoch während der Geschäfts- oder Arbeitszeiten stattfinden und kann durch einen Sachverständiger begleitet werden. Die privaten Wohnräume des Steuerpflichtigen dürfen nur in dringenden Fällen betreten werden. Sollte der Verdacht bestehen, dass durch die Benachrichtigung des Steuerpflichtigen der Sachverhalt oder die Umstände vorsätzlich geändert werden, so wird das Finanzamt selbstverständlich nicht eine Benachrichtigung versenden, um den tatsächlichen Zustand einer Sache oder eines Raumes sicherzustellen. Sofern der Unternehmer den Zutritt zu Räumen verweigert, führt dies im Zweifel zur Ablehnung oder nicht Anerkennung von Betriebsausgaben oder Werbungskosten.

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