Urlaub und Beruf – Das gilt beim Betriebsausgabenabzug

Eine Weiterbildung oder ein Seminar besuchen und anschließend ein paar Tage Urlaub ranhängen? Das ist kein Problem, so können sogar die An- und Abreisekosten anteilig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Und falls der Unternehmer im Urlaub doch mal in der Firma anrufen muss? Auch das gilt als Betriebsausgabe.

Unternehmer und Selbstständige verbinden gern das Angenehme mit dem Nützlichen. Vor oder nach einem Seminar hängen sie daher noch gern ein paar Tage Urlaub an. Grundsätzlich ist das auch kein Problem. Die Reisekosten können anteilig sogar als Betriebsausgaben angesetzt werden. Auch der Bundesfinanzhof hat die Aufsplittung gerichtlich bestätigt (BFH, Az.: GrS 1/06). Doch damit das Finanzamt auch mitspielt, müssen Unternehmer einige Dinge bereits bei Planung der Reise beachten.

Erst Geschäftsreise buchen, dann Privates

Um Reisekosten auch als Betriebsausgabe geltend machen zu können, muss das Finanzamt überzeugt sein, dass die Reise auch wirklich betrieblich veranlasst war. Daher ist es wichtig, zunächst den beruflichen Teil der Reise zu buchen und im Anschluss daran den privaten Teil. Unternehmer die zuerst die Privatreise buchen und danach erst eine berufliche Weiterbildung in der Nähe des Urlaubsortes, könnten dagegen Probleme bekommen. Das Finanzamt könnte von der beruflichen Veranlassung nicht überzeugt sein.

Daher gilt: Erst den geschäftlichen Teil buchen und anschließend den privaten Teil.

Tagebuch führen

In der Praxis werden die Kosten für teils privat, teils berufliche Reisen nach Zeitanteilen berechnet.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmer besucht ein Seminar in der Schweiz und hängt ein paar Tage Urlaub an. Das Seminar dauert 5 Tage, der Privaturlaub auch. Die Gesamtkosten für An- und Abreise, sowie Übernachtung betragen für 10 Tage 2.000 Euro. Von diesen 2.000 Euro sind 5/10 betrieblich veranlasst und 5/10 privat. Das heißt, der Unternehmer darf 1.000 Euro als Betriebsausgabe ansetzen.

Um jedoch das Finanzamt auch von den „Zeitanteilen“ zu überzeugen, ist es wichtig, eine Art Tagebuch zu führen. Das bedeutet, dass der Unternehmer Aufzeichnungen machen sollte, was genau er an welchem Tag gemacht hat. Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto eher wird das Finanzamt die Kosten akzeptieren.

In dem genannten Beispiel ist das relativ einfach gehalten. Allerdings gibt es auch Konstellationen, bei dem das nicht alles so klar und deutlich ist, daher sind gute Aufzeichnungen unerlässlich.

Während des Urlaubs arbeiten

Selbstständige und Unternehmer kennen das: Auch während des Urlaubs, lässt der eigene Betrieb einen nicht so richtig los. Beispielsweise müssen doch Kunden angerufen werden oder Mitarbeiter haben Fragen, die geklärt werden müssen. In solchen Fällen ist es wichtig, alle Belege für betriebliche Ausgaben zu sammeln, um diese nach dem Urlaub auch als Betriebsausgabe ansetzen zu können.

Diese Ausgaben könnten unter anderem zusätzlich anfallen:

• Kosten für Telefonate mit Kunden oder Mitarbeitern
• Kosten für Internetverbindung
• Porto- oder Kurierkosten
• Bewirtung von Geschäftsfreunden
• Betriebliche Seminare am Urlaubsort (Achtung: Hier erst das Seminar buchen, dann den Privaturlaub)

Kein Beleg zur Hand – was tun?

Wen möglich, sollten Unternehmer jede betrieblich veranlasste Ausgabe durch eine Rechnung belegen. Wenn das nicht möglich ist, was im Urlaub durchaus vorkommen kann, dann besteht die Möglichkeit, einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser kann sehr einfach gehalten werden: Ein Baltt Papier mit der Überschrift „Eigenbeleg“. Darunter werden alle Ausgaben mit Datum, Art, Höhe und Grund notiert. Wenn Eigenbelege nicht überhand nehmen, dann akzeptiert das Finanzamt in der Regel diese auch – denn eine Verpflichtung zur Anerkennung gibt es nicht.

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