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Immer wieder führen Mitarbeiter Ihres Unternehmens Arbeiten außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte aus? In diesen Fällen haben sie Anrecht auf einen Verpflegungsmehraufwand. Bereits seit Jahrzehnten wird in Deutschland dieser finanzielle Ausgleich für die zusätzlichen Kosten gewährt, die Arbeitnehmern im Rahmen ihrer Verköstigung außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte entstehen und die Sie als Werbekosten steuerlich geltend machen können. Dabei spielen die tatsächlichen Ausgaben für Speisen und Getränke keine Rolle. Allerdings bestimmt der Gesetzgeber abhängig von der Dauer sowie dem Aufenthaltsort der auswärtigen Tätigkeit Pauschalbeträge in unterschiedlicher Höhe.
Was umfasst der Verpflegungsmehraufwand?
Müssen Ihre Beschäftigten beruflich bedingt in eine andere innerdeutsche Stadt oder ins Ausland reisen, werden ihnen ihre Reisekosten ersetzt. Diese umfassen gemäß R 9.4 der aktuellen Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) neben Ausgaben für Transport oder Übernachtungen auch die Mehraufwendungen für ihre Verpflegung.
Spezifisch geregelt in R 9.6. LStR im Zusammenhang mit dem „Werbekosten“-Paragrafen § 9 Absatz 4a Satz 2-5 Einkommenssteuergesetz (EstG) werden diese Kosten separat von anderen anfallenden Ausgaben von Ihnen als Arbeitgeber in kompletter Höhe übernommen. Diese Höhe bemisst sich anhand von Pauschalbeträgen, die im Jahresrhythmus vom Bundesfinanzministerium (BFM) festgesetzt werden und für Betriebe und Unternehmen jeder Größe und Branche deutschlandweit gültig sind.
Individuelle Spesenabrechnungen müssen Sie daher für eine spätere Geltendmachung beim Finanzamt nicht einreichen, für den angesetzten Satz sind die tatsächlich getätigten Ausgaben für Speisen und Getränke während der Geschäftsreise unerheblich. Zur Erstattung benötigen Ihre Mitarbeiter lediglich einen Nachweis über ihre genehmigte Dienstreise.
Hinweis: Für Staatsangestellte wie Beamte oder Bundeswehrangehörige ist bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten das Bundesreisekostengesetz einschlägig.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?
In welcher Höhe ist Verpflegungsmehraufwand beglichen wird, richtet sich zunächst nach zwei Faktoren:
- der Dauer des Aufenthalts
- dem Ort der Tätigkeit
Im Anschluss werden beide Kategorien nach weiteren Aspekten unterteilt.
Tagung Seminar, Messe? Aufenthaltsdauer
Die einzelnen Pauschalbeträge im Rahmen des Verpflegungsmehraufwands bemessen sich an der Stundenanzahl, die Ihre Angestellten außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte verbringen.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Nicht immer lässt sich in der heutigen Zeit eine erste Tätigkeitsstätte im Rahmen der gesetzlichen Vorgabe zum Verpflegungsmehraufwand zweifellos angeben. Verbringen Ihre Mitarbeiter ebenso viel Zeit im Homeoffice wie im Büro oder bei Kunden vor Ort und ist insofern keine eindeutige Abgrenzung möglich, gilt nach gesetzlichen Bestimmungen der Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte, der räumlich am nächsten an der Wohnung Ihres Mitarbeiters liegt.
Hinweis: Treten die Betroffenen von einem anderen Ort als ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte aus direkt ihre Dienstreise an, beginnt die Berechnung der Abwesenheitszeit mit dem Verlassen dieses Ortes. Fahren Sie zunächst ins Büro und brechen erst von dort auf, wird dieser erste Fahrtweg nicht in die Kalkulation mit einbezogen.
Einteilung der kalendertäglichen Abwesenheitsdauer
Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten bundeslandunabhängig die gleichen Pauschalbeträge. Ihre Höhe bestimmt sich einzig anhand der Länge des Aufenthalts.
- Kleine Spesenpauschale / eintägige Auswärtstätigkeit: Die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte beträgt zwischen acht und 24 Stunden
- Große Spesenpauschale / mehrtägige Auswärtstätigkeit: Die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte beträgt mehr als 24 Stunden
- Spesenpauschale für An- oder Abreisetag / mehrtägige Auswärtstätigkeit: Ihre Mitarbeiter verbringen die Nacht vor oder nach ihrem auswärtigen Arbeitstag außerhalb ihrer Wohnung
Keine Spesenpauschale wird genehmigt, beträgt die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte unter acht Stunden.
Welche Höhe betragen die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in 2022?
Mit dem Jahreswechsel zu 2022 wurden die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland nicht erneut angehoben. Die bereits seit Anfang 2020 einschlägigen Summen gelten damit unverändert auch im laufenden Jahr.
Letztmalig wurden die Beträge von 2019 zu 2020 verändert. Das Verhältnis von eins zu zwei zwischen den Pauschalen wurde dabei beibehalten.
- Die kleine Spesenpauschale sowie die Spesenpauschale für An- oder Abreisetag wurden damals von 12 auf 14 Euro
- Die große Spesenpauschale wurde damals von 24 auf 28 Euro
Pauschalen bei Auslandsreisen
Zwar gelten im In- und Ausland identische Vorgaben zu Zeiten und möglichen Sonderregelungen. Die Tarife unterscheiden sich jedoch sowohl zwischen einzelnen Ländern als auch auf jeweiliger nationaler Ebene. Die spezifischen Sätze wurden aus Ausgleich für die teils großen Differenzen nationaler und regionaler Lebenshaltungskosten eingeführt. So zahlen Sie in Westeuropa grundsätzlich mehr für Speisen und Getränke als im Osten des Kontinents, in Übersee müssen Sie in Japan oder den USA allgemein mit höheren Preisen rechnen.
Doch auch innerhalb eines Landes gibt es merkliche Unterschiede. So ist London um ein Vielfaches teurer als eine Kleinstadt im Norden Großbritanniens, in Hongkong kosten Sie ein Kaffee oder ein Mittagessen mehr als in Peking. In fast allen Fällen erhalten Sie bei beruflichen Auslandsaufenthalten höhere Pauschalen als bei innerdeutschen Dienstreisen.
Entsprechend umfangreich ist die Liste mit den erforderlichen Angaben. Auch hier haben sich die Beträge zum Vorjahr nicht verändert. So finden die im Bundessteuerblatt Teil I auf Seite 1256 publizierten Pauschbeträge für die „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021″ Anwendung. Aufgrund der Vielzahl der aufgeführten Städte und Länder erhalten Sie im Folgenden eine beispielhafte Auswahl der Pauschalen für einen Verpflegungsmehraufwand für berufliche Tätigkeiten im Ausland:
| Aufenthaltsort | Kleine Pauschale (in Euro) | Große Pauschale (in Euro) | An-/Abreisetag / Übernachtung (in Euro) |
|---|---|---|---|
| Belgien | 28 | 42 | 135 |
| Dänemark | 39 | 58 | 143 |
| Luxemburg | 32 | 47 | 130 |
| Portugal | 24 | 36 | 102 |
| Serbien | 13 | 20 | 74 |
| Sudan | 22 | 33 | 195 |
| China, Peking | 20 | 30 | 185 |
| China, Hongkong | 49 | 74 | 145 |
| Frankreich, Paris | 39 | 58 | 152 |
| Frankreich, Marseille | 31 | 46 | 101 |
| Großbritannien, London | 41 | 62 | 224 |
| Großbritannien, Durchschnitt | 30 | 45 | 115 |
| Italien, Mailand | 30 | 45 | 158 |
| Italien, Durchschnitt | 27 | 40 | 135 |
| Japan, Tokio | 44 | 66 | 233 |
| Japan, Durchschnitt | 35 | 52 | 190 |
| Thailand | 25 | 38 | 110 |
Hinweise:
- Für die nicht in der Liste des BFM aufgeführten Länder finden die Pauschalbeträge für Reisen nach Luxemburg Anwendung.
- Für die nicht in der Liste des BFM aufgeführten Übersee- und Außengebiete eines Landes finden die Pauschalbeträge des Mutterlandes Anwendung.
- Bei mehrtägigen Reisen zu unterschiedlichen Bestimmungsorten bemisst sich der Pauschbetrag anhand des Ortes, den Ihre Mitarbeiter vor Mitternacht der jeweiligen Ortszeit zuletzt erreicht haben.
Sonderregelungenzum Verpflegungsmehraufwand
Für eine möglichst gerechte Kalkulation des Verpflegungsmehraufwands wurden Sonderregelungen für spezifische Konstellationen durch das BFM erlassen.
Kürzung der Verpflegungspauschalen
Beinhalten die Übernachtungskosten bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten bereits Teile der Verpflegung, werden die Pauschalen innerhalb Deutschlands gemäß § 9 Absatz 4a Satz 8-10 EStG
- für Frühstück um 20 Prozent
- für Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent
reduziert. Die Kürzung ist nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2020 auch dann einschlägig, nehmen die Betroffenen das Angebot der zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nicht an.
Längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit
Ebenfalls in § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG geregelt, werden die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen bei der Ausübung identischer beruflicher Auswärtstätigkeiten für mehr als zwei Tage pro Woche auf die ersten drei Monate der Arbeit limitiert. Nach einer vierwöchigen Unterbrechung beginnt die Neuberechnung.
Umfassendes steuerliches Rechtsgebiet
Weitere Ausnahmefälle sowie Einzelheiten zur Besteuerung der Verpflegungsmehraufwendungen als Arbeitgeber können Sie dem Schreiben über die „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ entnehmen. Grundsätzlich erfolgen Erstattungen ausschließlich in der Höhe der einschlägigen Pauschale. Übernehmen Sie als Arbeitgeber die Mahlzeiten für Ihre Mitarbeiter im Außeneinsatz und übersteigen diese Kosten den anzuwendenden Pauschalbetrag und übersteigen die Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um weniger als 100 Prozent, können Sie nach § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG bei Ihrer Steuererklärung einen Pauschalsteuersatz von 25 Prozent geltend machen,. Aus der Pauschalierung kann eine Beitragsfreiheit innerhalb Ihrer Sozialversicherung resultieren.
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