Warenwirtschaftssysteme: Online-Shop-Prozesse optimieren

Was sind Warenwirtschaftssysteme?

Wer sich noch in der Anfangsphase der Selbstständigkeit befindet, wird nicht über ein ausgeklügeltes Warenwirtschaftssystem nachdenken. Im Normalfall ist die Masse der Kunden überschaubar, der buchhalterische Aufwand gering und Lieferscheine werden anhand einer Vorlage erstellt. Für Existenzgründer und Start-Ups stellt dieses manuelle Vorgehen kein Problem dar. Sobald die Strukturen jedoch komplexer werden, lohnt es sich, ein Warenwirtschaftssystem zu kaufen. Es stellt sich aber weiterhin die Frage, warum Shop-Betreiber das tun sollten.

Ganz einfach: Warenwirtschaftssysteme helfen ihren Nutzern dabei, alle Abläufe zentral zu verwalten und dadurch stets den Überblick über alle vorhandenen Ressourcen zu behalten. Gleichzeitig wird es dem Shop-Besitzer ermöglicht, eine Schnittstelle zwischen allen Verkaufsplattformen zu erstellen. Schließlich wird niemand nur auf eBay, sondern ebenso auf Amazon, DaWanda oder anderen Marktplätzen seine Waren zum Verkauf anbieten. Nur so wird die breite Masse angesprochen.

Kurz gesagt, ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei,

• den Warenbestand zu erfassen und zu verarbeiten,
• den Warenfluss zu steuern
• sowie die Prozesse zu verwalten.

Wem nützt ein Warenwirtschaftssystem?

Jeder, der seine Waren digital und/oder stationär anbietet, hat über kurz oder lang Bedarf an einem guten Warenwirtschaftssystem:

• Handelsunternehmen
• Institutionen
• Einzelhändler
• Online-Shop-Betreiber
• B2B- und B2C-Firmen

Warenwirtschaftssysteme sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Verkaufs, geben Planungssicherheit und helfen dabei, Fehlerquellen zu minimieren. Ausschlaggebend für den Kauf eines Warenwirtschaftssystems ist daher weniger die Größe der Firma oder die Zahl der Mitarbeiter, sondern die Höhe des zu verwaltenden Bestands. Nichtsdestotrotz hat jedes Unternehmen andere Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem, welches diese erfüllen muss:

• Wer sowohl im stationären als auch im Online-Handel tätig ist, benötigt ein vernünftiges Kassensystem, welches mit dem Unternehmensserver verbunden ist.
• Sinnvoll kann ebenfalls ein Pick-Pack-Send-System sein. Es ist besonders für die Kommissionierung von Händlern relevant, die nur kleine Stückzahlen verkaufen.
• Mittlerweile gibt es auch bei Warenwirtschaftssystemen eine entsprechende Cloud-Lösung, die es Unternehmern ermöglicht, in Echtzeit auf ihren Warenbestand zuzugreifen.

WaWi Funktionen und Beispiele

Bevor es an den Kauf einer WaWi Software geht, sollten sich Interessierte unbedingt ausgiebig mit Lösungen und Funktionen der Anbieter sowie dem eigenen Bedarf beschäftigen. Denn nur wer weiß, was er will, kann sich für das richtige Produkt entscheiden. Die Frage nach den Anforderungen führt direkt zum gewünschten Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems:

1. Ein- & Verkauf

Einen Überblick über den Einkauf sowie den Verkauf ist enorm wichtig. Denn wenn die notwendigen Ressourcen für die Produktion und die Waren für den Versand nicht vorrätig sind, kann es schnell zu Lieferengpässen kommen. Ebenso verhält es sich mit dem Verkauf: Nur wenn ersichtlich ist, welche Güter nachbestellt bzw. nachproduziert werden müssen, kann ein Online-Shop darauf reagieren. An diesen Punkten setzt das Warenwirtschaftssystem an, denn es umfasst folgende Funktionen:

• Disposition
• Kommissionierung
• Rechnungs- und Auftragswesen
• Verwaltung von Bestell- und Kundendaten
• Lieferantenverwaltung
• Versand
• Verwaltung von Rechnungen und eingegangenen sowie zu bezahlenden Rechnungen

2. Materialwirtschaft & Lagerbestand

Nur wer einen Überblick über den eigenen Bestand in Echtzeit hat, macht Kunden langfristig zufrieden. Doch was bedeutet das? Ganz einfach: Man nehme einen Online-Shop. Wenn ein Nutzer eine Bestellung tätigt, wird der Lagerbestand im System automatisch um die entsprechende Menge reduziert. Dadurch ist es möglich, im Shop anzuzeigen, wann ein Produkt fast ausverkauft ist. Somit kommt der Betreiber nicht in Lieferschwierigkeiten und die Hoffnungen des Bestellers werden nicht durch unnötige Wartezeiten zerstört. Weitere Komponenten im Bereich Materialwirtschaft & Lagerbestand sind:

• Kommissionierung
• Inventurdifferenz
• Rücksendungen bzw. Verschrottung
• Wareneingänge
• Warenausgänge
• Bestandsführung

3. Rechnungswesen

Selbstverständlich ersetzt ein Warenwirtschaftssystem nicht die komplette Buchhaltung. Aber es kann den Nutzer zumindest dabei unterstützen, in dem es

• alle Zahlungsvorgänge sowie –methoden ebenso wie Retouren verzeichnet,
• Jahresabschlüsse, Rechnungen und Mahnungen erstellt,
• das Bestellwesen übernimmt
• sowie Projekte verwaltet und Aufträge bearbeitet

4. CRM & SRM

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management und bezieht sich auf die Tatsache, dass das Warenwirtschaftssystem alle kundenrelevanten Daten sammelt, um besser auf deren Bedürfnisse eingehen zu können. Anhand des Einkaufsverhaltens eines Konsumenten können Unternehmen kundenspezifische Rabatte und Angebote gewährleisten. Dem gegenüber steht das Supplier Relationship Management (kurz SRM). Es bezieht sich auf das Lieferantenmanagement und soll Firmen dabei helfen, Geschäftspartner wie Lieferanten oder Abnehmer enger an sich zu binden.

5. Kassensystem & Filialmanagement

Wer nur einen Online-Shop sein Eigen nennt, benötigt diese Funktion nicht. Sie ist jedoch relevant für jene Unternehmen, die ebenfalls im stationären Handel tätig sind. Das Warenwirtschaftssystem ermöglicht es den Inhabern, das Kassensystem mit dem Unternehmensserver zu verbinden, sodass alle Posten ohne Probleme in das System eingespeist werden. Das Filialmanagement ermöglicht an diesem Punkt einen Zugriff in Echtzeit auf die aktuellen Zahlen und Daten.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems im Überblick

In diesem Artikel haben Interessierte Informationen rund um das Thema Warenwirtschaftssysteme erhalten. Doch welche Vorteile bietet ein solches Produkt seinen Nutzern?

1. Alle Funktionen werden zentral verwaltet. Insellösungen sind demnach nicht mehr notwendig.
2. Mehr Transparenz, weil alle relevanten Informationen für alle Zugriffsberechtigten ersichtlich sind.
3. Es erhöht die Kundenzufriedenheit, weil der Shop-Betreiber flexibler und vor allem schneller auf Änderungen und Wünsche reagieren kann.
4. Ein WaWi-System verhindert Lieferengpässe. Es informiert den Nutzer rechtzeitig darüber, dass die Ressourcen zur Neige gehen.
5. Bestellprozesse werden optimiert, weil das System die Produktion sowie den Ein- und Verkauf automatisch regelt.
6. Kundendaten können analysiert werden. Dadurch wird es möglich, individuelle und personalisierte Kundenwerbung zu schalten bzw. Marketing-Strategien zu entwickeln.

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