ZUGFeRD: Schon wieder ein neuer Standard für elektronische Rechnungen

Eschborn, 29. Juni 2014 – Elektronische Rechnungen haben deutschen Unternehmern in den vergangenen Jahren viel Ärger bereitet. Die qualifizierte elektronische Signatur als bürokratisches Hindernis hielt viele Unternehmer davon ab, die papiersparende Alternative per Onlineversand zu wählen. Besonders bei einem geringeren Rechnungsaufkommen lohnte sie sich nicht. Im September 2011 kam endlich die langersehnte Nachricht: Die Pflicht zur qualifizierten Signatur wurde durch ein Steuervereinfachungsgesetz abgeschafft. Nun ist schon wieder von einem neuen „Standard“ die Rede: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine nach dem ZUGFeRD-Standard erstellte elektronische Rechnung besteht stets aus zwei Teilen. Zum einen wird die Rechnung wie gewohnt als PDF-Datei angezeigt. In dieser PDF-Datei integriert ist eine XML-Datei, die den Datensatz der Rechnung mit allen relevanten Informationen als maschinell auswertbare Daten enthält. Der Empfänger der Rechnung kann selbst entscheiden, ob er die Rechnung einfach als PDF nutzt und z. B. ausdruckt oder ob er den Datensatz automatisch in seine Buchführung übernehmen will. Mit dem Versand einer ZUGFeRD-Rechnung stellt der Versender sicher, dass er sich vorab mit dem Empfänger nicht darüber abstimmen muss, welches Format dieser wünscht, weil er automatisch zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt.

Ablauf in der Praxis

Ein großer Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist, dass sie mittels entsprechender Software automatisch verarbeitet werden kann. Die Bearbeitung einer Rechnung erfolgt dabei in folgenden Schritten:

1. inhaltliche und formelle Prüfung anhand der visuellen Darstellung (Verwendung des offenen, herstellerunabhängigen Standards PDF/A)
2. automatische Übernahme des Rechnungsdatensatzes mithilfe der integrierten XML-Daten in die Buchführung (Buchungsvorschläge müssen nur noch bestätigt werden)
3. Archivierung im ZUGFeRD-Format (keine Änderung zum bisherigen Stand)
4. automatisierte Zahlung durch Übernahme der Rechnungs- und Zahlungsdaten aus den XML-Daten in die Banking-Software

Vorteile von ZUGFeRD

ZUGFeRD kann für Unternehmer einige Vorteile mit sich bringen, beispielsweise:

• deutlich schnellerer Versand als auf dem Postweg
• früherer Rechnungseingang bedeutet auch eine schnellere Zahlung
• Preisersparnis durch entfallende Druck-, Papier- und Portokosten
• einfache Erstellung der Rechnungen
• Zeitersparnis bei der Verbuchung und Zahlung der Rechnungen
• geringere Fehlerquote durch automatisches Einlesen der XML-Daten
• automatisierte Prüfung auf die beinhalteten Mindestinhalte gemäß § 14 UStG für mehr Rechtssicherheit

Der aktuelle Stand von ZUGFeRD

Aktuell befindet sich das Projekt ZUGFeRD in einer Art „Pilotphase“. Das Datenmodell wurde im April 2014 international genormt und ist jetzt in der ISO 15000-5:2014 dokumentiert. Seit 25. Juni 2014 steht die Spezifikation in der finalen Version zur Verfügung. Nun ist es an den Softwareherstellern, den Standard auch umzusetzen. Einige Hersteller ziehen bereits nach. So liefert DATEV ab Herbst alle wichtigeren Lösungen für mittelständische Betriebe und Steuerberater bereits mit der Möglichkeit aus, ZUGFeRD-Rechnungen einzulesen. Die Erstellung eigener Rechnungen nach dem neuen Standard wird jedoch erst ab 2015 möglich sein. Weitere Anbieter, die bereits entsprechende Lösungen anbieten sind DocuWare, SAP (über Drittanbieter) und GISA. Zudem gibt es bereits viele Softwarelösungen, die das Einlesen von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Jeder Unternehmer, der in den Genuss der Vorteile des Systems kommen möchte, sollte jetzt bei seinem Softwarehersteller nachfragen, ob die Integration des Standards in naher Zukunft geplant ist oder vielleicht sogar bereits Lösungen umgesetzt werden. Bei den meisten größeren Softwareherstellern wird kein Umstieg auf ein anderes Produkt erforderlich sein, da der Standard im Rahmen von Updates in bestehende Softwareprodukte eingebunden wird.

Wird sich der neue Standard bewähren?

Ob sich der neue Standard bewähren wird oder ob er sich zu einem weiteren Fiasko entwickeln wird, wie die qualifizierte elektronische Signatur, bleibt abzuwarten. Die Weichen für einen möglichen Erfolg wurden aber durchaus gestellt. An der Entwicklung des Standards waren die Bundesministerien ebenso beteiligt wie Verbände und Unternehmen. Da viele Softwarehersteller die Lösung ihren Kunden kostenfrei zur Verfügung stellen, ist eine hohe Akzeptanz zu erwarten. Es könnte allerdings passieren, dass gerade kleinere Unternehmen vorerst noch abwarten, wie sich der Standard entwickelt.

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