Monitor absetzen – unterschiedliche Regelungen für Arbeitnehmer und Firmen

Wer auf einen Laptop verzichtet oder noch immer bevorzugt mit dem PC arbeitet, ist auch auf einen Monitor angewiesen. Ohne Monitor ist eine Nutzung des PCs nicht möglich. Mittlerweile gilt der Flachbildschirm hier als Maß der Dinge. Erhältlich in verschiedenen Größen ist er als LCD, LED oder Plasmagerät erhältlich. Über ein entsprechendes Kabel wird er an den PC angeschlossen. Die Kosten, die mit einem Monitor einhergehen, sind verschieden und reichen von knapp 100 Euro bis in den mittleren dreistelligen Bereich. Aber wie muss der Kauf eines Monitors steuerlich behandelt werden? Kann man einen Monitor absetzen? Wie funktioniert die Monitor Abschreibung in Unternehmen und wie können Arbeitnehmer den PC Monitor von der Steuer absetzen? Dieser Ratgeber fasst die wichtigsten Fakten für Sie zusammen.

Wann ist ein Monitor steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich gilt: Sobald der Monitor beruflich genutzt wird, kann er von der Steuer abgesetzt werden. In einer Firma gehört er zur Büroausstattung. Er wird geschäftlich genutzt, sodass der Kauf Teil der Betriebskosten ist. Als Arbeitsmittel können folgende Berufsgruppen den Monitor absetzen:

• Arbeitnehmer, die ihn beruflich nutzen
• Lehrer
• Steuerberater
• selbständig tätige Fachkräfte
• Unternehmen jeder Branche und Größe
• Freiberufler
• Gewerbetreibende

Auch als Student können Sie den PC Monitor von der Steuer absetzen. Entscheidend ist dann, dass Sie diesen für Ihr Studium brauchen. Wird ein Monitor außerhalb eines Unternehmens genutzt, liegt oft auch eine private Nutzung vor. Gerade bei Arbeitnehmern und Studenten sind die Finanzbehörden skeptisch und gehen nicht davon aus, dass die Displays ausschließlich der beruflichen Nutzung dienen.

Möchten Sie Ihren Monitor absetzen, obwohl dieser sowohl privat als auch beruflich genutzt wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Am einfachsten ist die 50:50-Regelung. Das heißt, Sie setzen 50 Prozent der Kosten ab. Hat das neue Display beispielsweise 200 Euro gekostet, können Sie laut dieser Regel 100 Euro vom Monitor abschreiben. Für Arbeitnehmer und Studenten fällt der Monitor in den Bereich der Werbungskosten.

Der Staat akzeptiert Werbungskosten in Höhe von maximal 4500 Euro pro Jahr und Steuerzahler. Ab einer Summe von mehr als 1000 Euro müssen Steuerzahlen nachweisen, auf welche Bereiche die Werbungskosten entfallen. Die private Nutzung mindert die Werbungskosten, die durch den Monitor gekennzeichnet werden.

Monitor abschreiben in Unternehmen

Natürlich können auch Unternehmen jeder Größe und Branche einen Monitor abschreiben, denn der Computer hat sich in sämtlichen Bereichen zu einem unerlässlichen Arbeitsmittel entwickelt. Allerdings ist hier die Vorgehensweise ein wenig anders, denn die Finanzbehörden gehen natürlich davon aus, dass der Monitor in einem Betrieb ausschließlich geschäftlich verwendet wird. Ein Unternehmen kann als Betriebskosten den PC Monitor von der Steuer absetzen. Es gibt hier jedoch eine Besonderheit.

Monitor Abschreibung nicht als GWG möglich

Für Unternehmen gilt in der Regel, dass Geräte, die günstiger sind als 410 Euro netto, als geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt werden. Dies ist beim Monitor jedoch nicht der Fall. Ein Monitor kostet zwar häufig weniger als besagte Preisgrenze, doch er ist nicht selbständig nutzbar. Um mit einem Monitor zu arbeiten, ist noch ein weiteres Gerät, beispielsweise PC oder auch Laptop, erforderlich.

Unabhängig von den Kosten ist der Monitor also immer Anlagevermögen. Das heißt: Sie müssen als Unternehmen über mehrere Jahre den Monitor als Betriebsausgabe absetzen. Um die steuerliche Behandlung hier zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber die Afa Tabelle für Anlagevermögen ins Leben gerufen. Dieser können Sie entnehmen, wie lang die Abschreibungsdauer für einen Monitor ist. Laut aktueller Tabelle muss von einer Nutzungsdauer von 7 Jahren ausgegangen werden.  Über diesen Zeitraum erfolgt auch die Monitor Abschreibung. Kostete Ihr Monitor also 200 Euro, müssen Sie den Kaufpreis durch die Abschreibungsdauer von 7 Jahren teilen. Es würde sich also eine jährliche Summe von 28,58 Euro ergeben, die Sie als Betriebsausgabe Monitor berücksichtigen.

Im Falle eines Defekts muss eine außerplanmäßige Abschreibung erfolgen. Das heißt, der Monitor muss vollständig in dem Jahr des Defekts abgeschrieben werden.

Monitor im PC-Komplettsystem

Gerade Freiberufler und Einzelunternehmer suchen oft nach einer preiswerten Lösung, um sich mit der nötigen Computertechnik auszustatten. Neben dem Geräteeinzelkauf bieten sich die im Handel vorhandenen Komplettsysteme an. Sie schließen neben einem PC weitere Hardware wie Monitor, Tastatur und PC-Maus ein. Angeboten werden sie zu einem Komplettpreis. Auch als Bestandteil eines solchen Angebots können Sie den Monitor als Betriebsausgabe absetzen. In diesem Fall kann jedoch nicht ermittelt werden, wie viel genau der PC-Monitor kostet. Aus diesem Grund wird hier der Preis des Komplettsets zur Hand genommen.

Die Komplettsets können, wenn sie die preislichen Voraussetzungen erfüllen, als geringwertiges Wirtschaftsgut betrachtet werden, denn sie sind als fertige Zusammenstellung selbständig nutzbar. Das Besondere ist dabei jedoch, dass sie nicht teurer sein dürfen als 410 Euro netto. Ist diese Voraussetzung erfüllt, werden sie mit einer Einmalsumme abgeschrieben. Diese umfasst dann den Kauf.  Vorteil ist, dass sich dadurch in einem Jahr deutlich höhere Steuerersparnisse erreichen lassen.

Auch gebrauchte Geräte unterliegen der Monitor Abschreibung. Gleiches gilt für gebrauchte Komplettsysteme, die Sie besonders günstig erwerben. Hier gibt es allerdings Besonderheiten. Kaufen Sie einen einzelnen gebrauchten Monitor, fällt dieser wieder in den Bereich vom Anlagevermögen. Allerdings müssen Sie hier nicht die Abschreibungsdauer zu Grunde legen, die für ein neues Display gilt. Anhand des Monitoralters ergibt sich eine Restnutzungszeit. Diese müssen Sie als Abschreibungsgrundlage ansehen. Den Preis für das Gebrauchtdisplay teilen Sie also durch die Restnutzungszeit. Sollte das Gerät vorher defekt sein, müssen Sie eine Sonderabschreibung vornehmen.

Fazit: Monitor absetzen lohnt sich für Unternehmer und Arbeitnehmer

Ein Büroalltag ohne Monitor ist kaum noch denkbar. Die Kombination aus PC und Monitor bietet mehr Komfort als ein Laptop. Während der Laptop auf den mobilen Einsatz ausgelegt ist und daher besonders kompakt ausfällt, wird bei dem einzelnen Monitor vor allem auf technische Qualität geachtet. Daher fallen die einzelnen Monitore hier größer aus, was bei längerer Arbeit sehr angenehm ist. Doch ein Monitor allein ist nicht nutzbar. Es ist immer noch ein weiteres Gerät erforderlich. Genau das schränkt das Abschreiben ein. Im Unternehmen wird der Monitor immer dem Anlagevermögen zugeschrieben. Das heißt: Sie können den Monitor über mehrere Jahre absetzen.

Außerhalb von Unternehmen gelten Monitore bei Arbeitnehmern und Studenten als Werbungskosten. Das heißt aber auch, dass er beruflich genutzt werden muss. Die komfortabelste Variante des Absetzen ist hier die 50:50-Regelung. In dem Fall wird davon ausgegangen, dass der Bildschirm zu 50 Prozent privat genutzt wird. Die weiteren 50 Prozent entfallen auf die berufliche Nutzung und können abgesetzt werden.

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