Reisekosten absetzen – gesetzliche Regelungen für Arbeitnehmer, Selbständige und Unternehmer

In vielen Jobs gehören Dienstreisen zum Alltag. Dienstreisen gehen mit erheblichen Reisekosten einher, die für die Fahrt, aber auch für Unterbringung und Verpflegung anfallen. Wie schlagen diese Reisekosten zu Buche? Wer kommt dafür auf und können Sie von der Steuer die Kosten absetzen? Dieser Ratgeber fasst die wichtigsten Punkte für die Abschreibung der Reisekosten zusammen. Grundsätzlich gilt für Arbeitnehmer jedoch: Erhalten Sie eine Rückzahlung der Reisekosten von Ihrem Arbeitgeber, können Sie diese Aufwendungen nicht als Werbungskosten berücksichtigen.

Was sind Reisekosten?

Es sind immer nur die Reisekosten absetzbar, die geschäftlich anfallen. Aufwendungen für Reisen, die privat sind, bleiben bei der Steuererklärung unberücksichtigt. Sie können sämtliche Reisekosten von der Steuer absetzen. Dazu gehören:

• Unterkunft: Rechnungen von Hotelübernachtungen, Übernachtungen in Pensionen, privaten Zimmervermietungen, Ferienwohnungen, Ferienhäusern
• Verpflegungskosten: sowohl die tatsächlichen Verpflegungskosten als auch die Berücksichtigung einer Pauschale in Abhängigkeit von der Zeit der Abwesenheit.
• Fahrtkosten: Fahrten mit Auto, Bahn, Flugzeug und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln

Legen Sie die Strecke der Dienstreise mit dem eigenen PKW zurück, können Sie für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent als Reisekosten von der Steuer absetzen. Dies gilt für Freiberufler und Selbständige ebenso wie für Arbeitnehmer. Arbeitnehmer können die Abschreibung in der Steuererklärung über den Bereich der Werbungskosten vornehmen. Für Selbständige und Freiberufler handelt es sich um Betriebskosten.

Grundsätzlich sind Reisekosten in Form von Hotelkosten, Tickets und Buchungskosten nur absetzbar, wenn diese im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Berufliche Auswärtstätigkeit
Die Voraussetzung, damit Sie Geschäftsreisen absetzen können, ist die berufliche Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn Sie sich aus einem beruflichen Grund außerhalb Ihrer Wohnung und der ersten Arbeitsstätte befinden.

Natürlich ist das Finanzamt prinzipiell skeptisch, wenn Sie eine Reise absetzen möchten. Aus diesem Grund müssen Sie auch nachweisen können, dass die Reise mit Unterbringung im Hotel und den Kauf von Tickets beruflich erforderlich war. Dies gilt für Arbeitnehmer ebenso wie für Selbständige. Arbeitnehmer können dies mit einem entsprechenden Schreiben des Arbeitgebers tun. Selbständige und Freiberufler müssen in der Regel einen Nachweis über ein Treffen mit Geschäftspartnern oder Kunden vorlegen. Wichtig, damit Sie eine Geschäftsreise absetzen können, ist die korrekte Aufzeichnung von Reisedauer und Reiseweg:

• Heben Sie alle Belege, die Sie während Ihrer Dienstreise erhalten, auf. Dies gilt sowohl für Restaurantrechnungen als auch für Quittungen von Tankstellen.
• Bewahren Sie den Schriftverkehr, der mit einer Dienstreise in Verbindung steht, auf. Hierzu gehören beispielsweise E-Mails, aber auch Anschreiben.
• Sind Sie mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs, müssen Sie unbedingt Fahrtenbuch führen. Das Fahrtenbuch ist für die Abrechnung von Kilometern per Pauschale eine der wichtigsten Grundlagen und wird vom Finanzamt als lückenloser Nachweis verlangt, wenn Sie eine Dienstreise absetzen wollen.

Geschäftsreise und Urlaub verbinden: Diese Kosten können Sie absetzen

In Deutschland können Sie nicht die Kosten von einem Urlaub absetzen. Der Urlaub ist privates Vergnügen und wird damit nicht in der Steuererklärung berücksichtigt. Doch wie verhält es sich, wenn Sie eine Dienstreise mit anschließendem Privataufenthalt planen? Eine solche Verknüpfung kommt recht oft vor und ermöglicht es Ihnen zumindest einen Teil der Kosten als Reisenebenkosten absetzen zu können.

Doch auch wenn Sie die Kosten in der Steuererklärung nur anteilig angeben, gilt eins: Ein Teil der Reise muss aus beruflichem Anlass erfolgen. Besuchen Sie beispielsweise einen Kongress in den USA und runden Sie diesen dann mit ein paar Urlaubstagen ab, können Sie zwar nicht an sich den Urlaub absetzen, aber die Kosten, die für die Kongressteilnahme entstanden sind. Der berufliche Anlass der Reise muss zudem mindestens 10 Prozent der Reisedauer ausmachen. Ansonsten berücksichtigt das Finanzamt auch diese Kosten nicht. Verlängern Sie also Ihren 14-tägigen Urlaub um einen Seminartag, fallen die Kosten, die mit diesem Tag in Verbindung stehen, durch das Raster. Sie sind nicht absetzbar. Anders ist es mit den Teilnahmegebühren für das Seminar und Kosten, die beispielsweise für Frühstück oder anderes Essen entstanden sind.

Sind Sie aber zum Beispiel 14 Tage auf Dienstreise und entscheiden sich für eine Verknüpfung mit ein oder zwei Urlaubstagen, können Sie die Kosten zu 100 Prozent absetzen. Das Finanzamt verzichtet in diesem Fall auf eine Splittung, ein geldwerter Vorteil entsteht für Sie nicht.

Eine genaue Aufteilung der Reisenebenkostenabrechung muss jedoch erfolgen, wenn Sie nach einer zweitägigen Konferenz in Köln beispielsweise noch ein Wochenende privat in der Stadt verbringen. In diesem Fall müssen Sie, nach Erklärungen der Steuerberater, die Übernachtungskosten aufteilen. Sie können nur die Übernachtungen der Reisenebenkostenabrechnung berücksichtigen, die während der Konferenz entstanden sind. Die anderen sind privat und werden nicht berücksichtigt. Gleiches gilt auch, wenn Sie Ihren Urlaub unterbrechen, um für mehrere Tage eine Fachtagung oder eine Konferenz zu besuchen.

Berücksichtigung der ersten Tätigkeitsstätte

Möchten Sie Reisekosten als Betriebsausgabe absetzen oder als Arbeitnehmer geltend machen, spielt seit 2014 die sogenannte erste Tätigkeitsstätte eine wichtige Rolle. Sie definiert den Ort, an dem Sie überwiegend Ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen. Bei Arbeitnehmern ist in der Regel im Arbeitsvertrag vermerkt, welche Niederlassung bzw. welches Büro die erste Tätigkeitsstätte ist. Anders ist es bei Selbständigen. Hier wird jedoch davon ausgegangen, dass es sich um den Hauptfirmensitz, also die Hauptniederlassung handelt. Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und dem Wohnsitz werden mit 30 Cent je Kilometer berücksichtigt.

Natürlich kann es sein, dass Ihre Fahrtkosten höher sind. In diesem Fall werden vom Finanzamt auch höhere Aufwendungen akzeptiert, aber nur, wenn Sie dies auch belegen können. Hierfür müssen Sie jedoch zunächst ermitteln, welche Gesamtkosten für das Fahrzeug im Jahr anfallen. Unter Berücksichtigung der insgesamt gefahrenen Kilometer ermitteln Sie nun, welche Kosten pro Kilometer entstanden sind. Möchten Sie Fahrten in öffentlichen Verkehrsmitteln als Reisenebenkosten absetzen, brauchen Sie die Einzelbelege für die Fahrten. Heben Sie also die Fahrscheine gut auf und geben Sie diese dann gebündelt ab. Ansonsten wird das Finanzamt die Reisenebenkostenabrechnung nicht anerkennen.

Reisekosten als Betriebsausgabe absetzen – Nachweise müssen vorhanden sein

Um Steuern zu sparen und die Steuerlast zu mindern, ist es natürlich in jedem Fall ratsam, alle Reisekosten geltend zu machen. Anerkannt werden diese von den Finanzämtern aber nur, wenn sie aus beruflichem Anlass erfolgt sind und Sie die Reisen genauestens nachweisen können. Sie müssen die Geschäftsreisen mit Belegen einreichen. Kombinieren Sie eine Geschäftsreise mit einem Urlaub, ist das Verhältnis entscheidend, in dem beide Aufenthalte zueinander stehen. Macht die Dienstreise keine 10 Prozent der Reisedauer aus, sind die Kosten nicht absetzbar.

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