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Beruflich veranlasste Telefongespräche sind immer als Betriebsausgabe abzugsfähig. Problematisch ist dieser Grundsatz nur, sofern kein Einzelverbindungsnachweis geführt bzw. ein und derselbe Telefonanschluss für private und dienstliche Gespräche genutzt wird. Doch auch hier gibt es Möglichkeiten, wie sich die Kosten von der Steuer absetzen lassen.
In diesem Fall geht das Finanzamt immer von einer privaten Nutzung des Unternehmers aus, welche entsprechend nachzuweisen ist. Zu diesem Zweck kann der Unternehmer den Einzelverbindungsnachweis oder eine pauschale Methode verwenden, in der Regel immer 30% von der Telefonrechnung oder 30 Euro pro Monat als private Nutzung anerkannt. Diese Nutzungskorrektur muss gewinnerhöhend erfasst werden. Die Anschaffung des betrieblichen Telefons oder Handys sowie der betriebliche Telefonanschluss ist ebenfalls als Betriebsausgabe ansetzbar. Zu den Telefonkosten zählt sowohl die Festnetztelefonie als auch Mobilfunkgespräche oder Kosten durch Prepaidverträge.
Mit den Telefonkosten sind die Internetkosten nicht zu verwechseln.
Beispiel:
Unternehmer A bekommt monatlich seine Telefonrechnung sowie die Abrechnung seines Handys. Darüber hinaus erhält er einen Einzelverbindungsnachweis zu den beiden Anschlüssen. Durch diesen kann er eindeutig feststellen, wann er mit wem telefoniert hat. Er ermittelt den Anteil der Privatgespräche mit 11% und den der beruflichen Gespräche mit 89% und kann dadurch seine Gesamttelefonkosten zu 89% als Betriebsausgabe ansetzen.
Unternehmer B erhält keine Einzelverbindungsnachweise. Seine Telefonrechnung beträgt monatlich 90 Euro. Er setzt davon pauschal 30%, also 27 Euro als private Nutzung an. Als Betriebsausgabe kann er also 63 Euro geltend machen.
Sofern der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig ist, kann er aus den Telefonrechnungen auch die Vorsteuer geltend machen.
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