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Transportkosten entstehen durch die Beförderung von Gütern jeglicher Art. Sie setzen sich aus unterschiedlichen Teilen – also einzelnen Kostenarten – zusammen wie beispielsweise
- Personalkosten (Mitarbeiter bei Speditionen)
- Fahrzeugkosten (Anschaffung, Unterhalt und Betrieb)
- Verpackungsmaterial (Paletten, Container)
- Maut- und Straßengebühren
- Energiezuschläge
Die Transportkosten spielen bei der Preiskalkulation in einem Unternehmen eine wichtige Rolle, da sie zusammen mit Material, Arbeitsleistung und Gemeinkosten in den Verkaufspreis einfließen.
Transportkosten stellen für ein Unternehmen Betriebsausgaben dar, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Man unterscheidet hierbei zwischen drei verschiedenen Bereichen der Betriebsausgaben. Das heißt bei der Buchung werden unterschiedliche Kontengruppen angesprochen.
Wareneingang
Die Transportkosten die beim Bezug von Waren und Material anfallen, werden buchhalterisch als Bezugsnebenkosten erfasst und somit z. B. in den Wareneinsatz eingerechnet. Hierbei kann es sich um Leistungen von Speditionen, Kurier- oder Paketdiensten handeln.
Sofern eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG vorliegt, kann bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Bei Unternehmen die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (z. B. Kleinunternehmer oder Ärzte) wird entsprechend der Bruttobetrag (inklusive der Umsatzsteuer) der Transportleistung als Betriebsausgabe berücksichtigt.
Warenausgang
Die bei dem Verkauf und Absatz von Waren und Produkten anfallenden Transportkosten sind genauso als Betriebsausgaben gewinnmindernd zu berücksichtigen. Hier kommen ebenfalls Speditionskosten oder auch das Porto der Deutschen Post AG in Betracht. Bei den Leistungen der Deutschen Post ist zu beachten, dass es sich hier vielfach um umsatzsteuerfreie Leistungen handelt, so dass ein Vorsteuerabzug nicht gegeben ist.
Anschaffungsnebenkosten
Eine weitere Art der Transportkosten als Betriebsausgaben sind die Anschaffungsnebenkosten zu erworbenem Anlagevermögen. Dabei handelt es sich um Wirtschaftsgüter die dazu bestimmt sind dem Betrieb dauerhaft zu dienen und über die Jahre ihrer Nutzung abgeschrieben werden. Hierunter fallen auch Geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG, die im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden können. Dies ist der Fall, wenn das Wirtschaftsgut zusammen mit den Transportkosten die Grenze von 410,00 EUR nicht übersteigt.
Gemäß § 255 Abs. 1 HGB gehören zu den Anschaffungskosten alle Aufwendungen, die notwendig sind das Wirtschaftsgut in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Hier wäre also die Maschine für 100.000,00 EUR das klassische Beispiel. Die Transportkosten des Spediteurs in Höhe von 2.000,00 EUR werden zusammen mit der Maschine aktiviert und diese dann entsprechend ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Kosten wirken sich hier über die Abschreibung der Maschine als Betriebsausgaben aus. Ein direkter Abzug der Transportkosten als Betriebsausgabe ist in diesem Fall nicht möglich.
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