Betriebsprüfung

Betriebsprüfung – was ist das?

Die jeweils zuständige Finanzverwaltung ist berechtigt, die im Rahmen einer Steuererklärung gemachten Angaben im Hinblick auf deren Richtigkeit zu überprüfen. Ziel ist also die Prüfung und Beurteilung der gemachten Angaben und die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Besteuerung. Werden Unternehmen oder freiberuflich selbstständige Personen überprüft, so ist von einer Betriebsprüfung die Rede. Eine Betriebsprüfung kann sowohl aus präventiven Gründen, als auch aus bestimmten Gründen anberaumt werden. Letzteres ist etwa der Fall, wenn eingereichte Steuererklärungen nicht plausibel sind, Gewinne stark schwanken oder auch eine häufig zu späte Einreichung der Steuererklärung.

Je größer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass früher oder später eine Betriebsprüfung erfolgt. Unternehmer und Freiberufler sollten jedoch Ruhe bewahren, denn auch wenn eine Betriebsprüfung ein mulmiges Gefühl erzeugt, wer korrekt Buch führt hat in der Regel auch nichts zu befürchten. Wie eine Betriebsprüfung abläuft wird nachfolgend erläutert. Artverwandt ist die Nachschau, in der etwa Angaben zu Lohnsteuern und Umsatzsteuer überprüft werden. Diese ist weniger umfangreich als eine Betriebsprüfung, kann aber, sofern Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, eine solche zur Folge haben.

Betriebsprüfung – was passiert?

Besteht nicht der Verdacht, dass Steuern hinterzogen werden, so erfolgt vor der Betriebsprüfung eine Prüfungsanordnung, welche mindestens zwei Wochen vor dem Prüfungstermin zugestellt wird. Wurde die Buchführung einem Steuerberater übertragen, so geht diese in der Regel dort ein. Eine Betriebsprüfung findet entweder im Unternehmen oder durch die elektronische Übermittlung der buchhalterischen Daten statt. Wie lange eine Betriebsprüfung dauert ist vom Umfang der zu prüfenden Unterlagen und der Größe eines Unternehmens abhängig. In großen Unternehmen dauert eine solche Prüfung nicht selten mehrere Wochen. Eine Verschiebung der Betriebsprüfung ist nur möglich, wenn nachvollziehbare Gründe angeführt werden können.

Hinweis: Sind strafrechtliche Konsequenzen zu erwarten, sollte ein Anwalt beauftragt werden, der die Korrespondenz mit der Finanzverwaltung übernimmt. Eine Selbstanzeige ist nur bis zur formalen Zustellung der Prüfungsanordnung möglich.

Ist der Tag der Betriebsprüfung gekommen, so findet sich der Prüfer in der Regel innerhalb der Geschäftszeiten im Unternehmen ein. Unternehmen sind verpflichtet, eine reibungslose Prüfung zu jeder Zeit zu ermöglichen. Was das genau bedeutet und eine hilfreiche Betriebsprüfungs-Checkliste findet sich im nachfolgenden Abschnitt.

Betriebsprüfung – Was darf der Prüfer und welche Mitwirkungspflichten gibt es?

Da eine Betriebsprüfung nur in Ausnahmefällen außerhalb des Unternehmens stattfindet, ist dem Prüfer ein Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Da eine Prüfung in der Regel vorab angekündigt wird, haben Unternehmen die Gelegenheit sich vorzubereiten. Sie sollten also:

• Dem Prüfer die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpartner nennen
• Ihre Bücher vorab noch einmal prüfen und nötigenfalls so ordnen, dass der Prüfer die gesuchten Informationen problemlos findet;
• Auch elektronisch erfasste Belege sollten geordnet und auf einem Datenträger, den der Prüfer verwenden kann, bereitgestellt werden
• Gegenstände, die im Prüfzeitraum beschafft wurden zugänglich machen oder im Falle von Kunst und anderen teuren Gütern sogar prominent platzieren
• Mitarbeiter über die anstehende Prüfung informieren und für den Umgang mit dem Prüfer sensibilisieren
• Präventiv sollten Unternehmen beantragen, dass der Prüfer kritische Punkte mit Fundstelle festhält. Dies vereinfacht gegebenenfalls eine Stellungnahme.

Stehen dem Prüfer alle wichtigen Daten zur Verfügung, so arbeitet dieser in der Regel sehr selbstständig. Unternehmer sollten wissen, dass der Prüfer jeglichen Dingen, die ihm während der Prüfung auffallen, nachgehen darf. Sensible Dokumente, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Überprüfung stehen, sollten also außer Reichweite verbracht werden. Weiterhin gilt es, den Prüfer nicht bei der Arbeit zu behindern. Hat dieser etwa Rückfragen, so kann abgestimmt werden, wie diesen zu begegnen ist.

In der Praxis hat sich die Vorgehensweise etabliert, Rückfragen täglich zu erfassen und dann bis zum nächsten Tag durch die zuständigen Stellen beantworten zu lassen.

Was passiert danach?

Nach Abschluss findet ein Betriebsprüfungs-Abschlussgespräch statt, indem nötigenfalls unterschiedliche Ansichten diskutiert werden und ein Kompromiss gefunden werden kann. In jedem Fall erhält das geprüfte Unternehmen auch einen schriftlichen Abschlussbericht, aus dem etwaige Nachzahlungen oder Disziplinarmaßnahmen hervorgehen. Sind hohe Nachzahlungen zu erwarten, sollten Unternehmen unabhängig von den Erfolgsaussichten in Erwägung ziehen, Einspruch einzulegen. Dies verschafft zumindest mehr Zeit, bis eine etwaige Nachzahlung fällig wird.

Prüfer nicht unterschätzen

In erster Linie prüft der zuständige Beamte vor allem Belege auf ihre Richtigkeit. Je nach Unternehmen überprüft dieser jedoch auch unterschiedliche Sachverhalte im Detail. Ein Beispiel ist etwa das Vorgehen bei Betriebsprüfungen in Gaststätten oder Betriebsprüfungen in Handwerksbetrieben. Stichprobenartig wird etwa der Wareneinsatz auf Plausibilität untersucht:

Beispiel: Ein Hotel stellt seinen Gästen bei jedem Aufenthalt diverse Drogerieartikel zur Verfügung, die in einem Set erworben werden. 500 dieser Sets werden jeweils bestellt. Stellt der Prüfer aber etwa fest, dass nach nur 400 Übernachtungsgästen bereits eine neue Lieferung bestellt wurde, so könnte dies ein Anhaltspunkt sein, dass Betriebseinnahmen nicht korrekt erfasst wurden und weitere Nachforschungen zur Folge haben.

Außerdem gelangt die Finanzverwaltung auf unterschiedlichen Wegen zu weiteren Erkenntnissen, die auf Plausibilität geprüft werden können. Ein Beispiel ist etwa das Versenden von Kontrollmitteilungen, um erfasste Belege aus anderen Unternehmen und deren korrekte Einbeziehung zu überprüfen. Ein weiteres Beispiel ist die Kontrolle, ob Rechnungen die von Privatleuten im Rahmen ihrer Steuererklärung eingereicht wurden, korrekt verbucht wurden. Schöpfen Prüfer Verdacht, so ziehen diese nicht selten alle Register um Unregelmäßigkeiten nachzuweisen.

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