Datenzugriff

Was ist der Datenzugriff?

Finanzämter sind berechtigt, die steuerlichen Verhältnisse von Unternehmen direkt vor Ort im Rahmen einer Außenprüfung (z. B. Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung) zu durchleuchten. Jeder Unternehmer muss früher oder später damit rechnen, dass der Steuerprüfer auch bei ihm vor der Tür steht.

Unternehmen sind in der Pflicht

Bei einer Außenprüfung müssen Unternehmen unter anderem ihre Buchhaltung (z. B. Anlagebuchführung, Finanzbuchführung, Lohnabrechnung) sowie andere steuerlich relevante Unterlagen vorlegen. Definitiv vorbei sind dabei allerdings die Zeiten, in denen sich der Prüfer durch dicke Ordner gewühlt hat. Vielmehr darf die Finanzverwaltung bereits seit 2002 verlangen, dass diese Daten in digitaler Form archiviert und zu Prüfungszwecken überlassen werden.

Das Bundesfinanzministerium hat in seiner Veröffentlichung „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GdPdU“ die wichtigsten Regelungen zusammengefasst. Demnach können Prüfer beispielsweise einen lesenden Zugang zum betrieblichen EDV-System fordern.

Die größte Bedeutung bei Außenprüfungen dürfte allerdings die Datenträgerüberlassung haben, bei der man dem Beamten die Daten auf einem Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Auswertung übergibt.

Die Zeche zahlt der Unternehmer

Der Datenzugriff kostet Geld, da sämtliche Kosten vom geprüften Unternehmen selbst getragen werden müssen. Dazu gehören zunächst einmal die Aufwendungen, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen (z. B. Hard- und Software) und um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Noch teurer wird es, wenn tatsächlich eine Außenprüfung durchgeführt wird. Beispielsweise verlangen manche Softwarehersteller eine zusätzliche Gebühr, wenn die Exportfunktion zum Datenzugriff freigeschaltet werden soll. Oftmals müssen die Datenträger auch beim Softwarehersteller bestellt werden, was dieser sich natürlich bezahlen lässt. Zudem müssen Unternehmen möglicherweise Mitarbeiter abstellen, die den Prüfer in die EDV-Anlage einweisen – auch das bedeutet letztendlich Personalaufwand.

Sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Datenzugriff bei Außenprüfungen sind eindeutig betrieblich veranlasst. Der Betriebsausgabenabzug ist somit stets zulässig. Während manche Kosten (z. B. Gebühr für eine CD) sofort abgezogen werden können, darf man bestimmte Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (z. B. EDV-Anlage) nur im Wege der sog. Abschreibung für Abnutzung berücksichtigen.

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