Fahrtkosten

Fahrtkosten – Was ist das?

In einem betrieblichen Kontext sind Fahrtkosten jene Kosten die im Rahmen einer Dienstreise oder einer anderweitigen Abwesenheit von Mitarbeitern oder Selbstständigen anfallen. Für Selbstständige und Unternehmen handelt es sich bei Fahrtkosten um Kosten, die als Betriebsausgabe angesetzt werden können. Bei Arbeitnehmern handelt es sich hingegen um Werbungskosten. Viele Unternehmen ersetzen Angestellten nachträglich angefallene Fahrtkosten in ihrer tatsächlichen Höhe oder mittels Pauschalen.

Fahrtkosten entstehen zumeist durch die An- und Abreise zu Terminen. Darüber hinaus können jedoch am Zielort weitere Fahrtkosten anfallen, etwa wenn weitere Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Interessenten nötig werden. Auch diese sind wie oben erwähnt zu behandeln und abzugsfähig.

Mit welchem Verkehrsmittel eine Reise bestritten wird, steht Selbstständigen oder Angestellten frei. Kosten für die Reise mittels Bahn, Flugzeug, Taxi, Mietwagen oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln sind in Höhe des Rechnungsbetrages als Betriebsausgabe abzugsfähig. Wird hingegen ein Dienstwagen genutzt, so sind die Kosten bereits in den Betriebsausgaben enthalten, sodass eine zusätzliche Geltendmachung nicht möglich ist.

Neben den reinen Fahrtkosten können jedoch Fahrtnebenkosten geltend gemacht werden. Dazu gehören beispielsweise Gebühren für mautpflichtige Straßen, Parkgebühren, nötige Wartungen (etwa der Erwerb eines Liters Öl) oder auch Kosten für die Fahrzeugreinigung.

Wie werden Fahrtkosten auf Reisen mit dem privaten PKW erstattet?

Insbesondere Arbeitnehmer nutzen für Dienstreisen häufig den eigenen PKW und erhalten im Rahmen der Reisekostenabrechnung einen Ersatz vom Arbeitgeber. Dabei kommen drei verschiedene Erstattungsmöglichkeiten in Betracht, die nachfolgend erläutert werden:

Art der Erstattung	Vorgehen
Anteilige Erstattung der tatsächlichen Kosten	Die Reisekosten werden anteilig erstattet. Für diese Erstattungsart ist ein Einzelnachweis, besser bekannt als Fahrtenbuch, nötig. Dort wird die gesamte Wegstrecke eines Jahres nachgehalten und in berufliche und private Fahrten eingeteilt. Sämtliche Kosten die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug anfallen, also etwa Betankung, Wartung, Reparaturen, Steuern, Versicherungen und weiteres werden dann anteilig erstattet. Die entsprechenden Belege müssen aufbewahrt werden, da sie im Falle einer Betriebsprüfung als Nachweis dienen.
Anteilige Erstattung der tatsächlichen Kosten durch einen zuvor ermittelten fahrzeugindividuellen Kilometersatz	Wurden nach einem vollständigen Geschäftsjahr die Fahrtkosten wie im vorherigen Beispiel erläutert, erstattet, so steht ein fahrzeugindividueller Kilometersatz zur Verfügung. Zur Vereinfachung kann dieser ab sofort weiterhin angewendet werden, bis sich Änderungen (etwa ein Wechsel des Fahrzeuges) ergeben.
Erstattung einer steuerfreien Kilometerpauschale und einer etwaigen darüber hinausgehenden zusätzlichen Erstattung (steuerpflichtig)	Die gebräuchlichste Vorgehensweise bei der Erstattung von Fahrtkosten ist die Anwendung einer Kilometerpauschale. So teilt ein Arbeitnehmer beispielsweise nach einer Dienstreise mit, wie viele Kilometer er zurückgelegt hat und erhält die Summe mit der kommenden Lohnabrechnung gutgeschrieben. Die normale Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € pro Kilometer ist in Deutschland steuerfrei. Erstattet ein Arbeitgeber freiwillig einen höheren Betrag, so ist der Mehrbetrag im Rahmen der Einkommensteuer zu würdigen.

Wie werden Fahrtkosten für kurze Dienstreisen erstattet?

Ein häufiger Sachverhalt ist der Umstand, dass Arbeitnehmer zunächst ins Büro fahren, von dort aus eine Dienstreise antreten und von dort aus zurück nach Hause fahren. In diesem Fall ist es rechtlich nicht korrekt, wenn die an diesem Tag zurückgelegte Strecke vollständig abgegolten wird. Für die Fahrt zum Büro ist die Hälfte der eigentlichen Entfernungspauschale anzusetzen und für die Rückfahrt der jeweilige Erstattungsgrundsatz der angewendet wird. In der Praxis wird dies zwar selten genau umgesetzt, im Falle einer Betriebs– oder Steuerprüfung kann es jedoch zu Korrekturen kommen. Unternehmen beugen dem durch die Nutzung spezieller Software vor, in der Angestellte die genauen Umstände von Dienstreisen einfach und schnell angeben können. Die dazugehörigen Daten können dann meist automatisch weiterverarbeitet werden und revisionssicher abgelegt werden.

WICHTIG: Erhalten Arbeitnehmer eine derartige Erstattung ihrer Fahrt- und Reisekosten, so dürfen diese nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Wie hängen Fahrtkosten und Reisekosten zusammen?

Die Fahrtkosten sind ein Bestandteil der Reisekosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen können und stellen nur einen Teil der Gesamtkosten dar. Neben den Fahrtkosten kommt es in Zusammenhang mit Dienstreisen auch zu weiteren Kosten. Dazu gehören zusätzlich zu den Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten auch Übernachtungskosten und die durch Belege nachzuweisenden Kosten für Verpflegungsmehraufwand. Für den Verpflegungsmehraufwand existieren ebenfalls steuerfreie Pauschalen, die bei Reisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland von der Dauer der Abwesenheit abhängig und im Ausland vor allem von dem bereisten Land abhängig sind. Die durchschnittlichen Tagegelder für Dienstreisen ins Ausland gibt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jedes Jahr in aktualisierter Fassung heraus. Die aktuell gültigen Auslandstagegelder für das Jahr 2017 finden Sie in unserem Magazin-Artikel zum Thema Verpflegungsmehraufwand.

Kommt es während einer Dienstreise zu einem Unfall, so müssen Arbeitgeber die daraus resultierenden Kosten ebenfalls übernehmen. Konkret kann dies also bedeuten, dass der Arbeitgeber gestiegene Versicherungsprämien ebenso zu übernehmen hat, wie etwa eine zu tragende Selbstbeteiligung und andere Kosten. Lediglich wenn einem Arbeitnehmer vor Gericht eine grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann, kann ein Arbeitgeber die Übernahme dieser Kosten verweigern.

Welche Regelungen hinsichtlich Fahrtkosten gelten im öffentlichen Dienst und für Beamte?

Spezielle Berufsgruppen wie Beamte, Soldaten und Angestellte des öffentlichen Dienstes müssen bestimmte Regelungen hinsichtlich Fahrt- und Reisekosten beachten. Je nach dem wo diese angestellt sind, gilt entweder das Bundesreisekostengesetz oder das jeweilige Reisekostengesetz des Bundeslandes.

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