Privatentnahme

Privateinnahme – eine Definition

Wenn ein Geschäftsinhaber bzw. ein Unternehmer Geld oder Sachmittel aus dem Unternehmen entnimmt, dann handelt es sich um eine Privatentnahme. Dasselbe gilt, wenn er Leistungen aus dem Betriebsvermögen privat in Anspruch nimmt, indem er etwa Arbeitskräfte für private Zwecke nutzt.

Die folgende Übersicht gibt einige Beispiele für Privatentnahmen:

• Entnahme von Bargeld aus der Firmenkasse für private Zwecke, etwa für den eigenen Lebensunterhalt
• Überweisung der eigenen Krankenversicherung vom Unternehmenskonto
• Sachentnahme von Betriebsmitteln, etwa wenn der Tischlermeister Holz für private Bauprojekte verwendet
• Entnahme von selbst hergestellten Produkten oder Erzeugnissen, z. B. wenn der Bäckermeister Brot zum Eigenverbrauch entnimmt
• Privatentnahme von Waren, beispielsweise wenn der Inhaber eines Bekleidungsgeschäfts einen Anzug für sich beansprucht
• private Nutzung von betrieblichen Gegenständen wie Laptop, Firmenwagen oder Firmenhandy
• Inanspruchnahme betrieblicher Arbeitskräfte, etwa wenn Geschäftsinhaber einer Werkstatt seinen privaten PKW von seinen Angestellten reparieren lässt

Kleiner Exkurs zu Privatentnahmen und Privateinlagen: Diese bilden quasi zwei Gegensätze. Bei der Privatentnahme nimmt der Unternehmer Geld oder anderweitiges Betriebsvermögen, um es privat zu nutzen. Privateinlage bedeutet hingegen, dass Privatvermögen auf das Unternehmenskonto eingezahlt wird oder dass private Gegenstände fortan betrieblich genutzt werden.

Nicht jeder ist zur Privatentnahme berechtigt

Nicht jeder Unternehmer darf Gegenstände, Geld oder Leistungen aus dem Unternehmensvermögen entnehmen. Nur Einzelunternehmer und bestimmte Personengesellschaften dürfen derart auf das Unternehmensvermögen zugreifen – vorausgesetzt, dass sie die Privatentnahme richtig buchen und die hierfür geltenden Obergrenzen von vier Prozent des Kapitals einhalten.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit folgender Rechtsform:

• offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Einzelunternehmen

Bei diesen Unternehmensformen haften die Gesellschafter unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen. Dieses nutzen sie auch als finanzielle Grundlage ihres Unternehmens. Weil sich die Gesellschafter kein monatliches Gehalt zahlen, greifen sie stattdessen auf die Möglichkeit einer Privatentnahme zurück, um ihren Lebensunterhalt zu bestreiten.

Die Privatentnahme in einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft (AG) ist hingegen nicht möglich. Das liegt daran, dass die Gesellschafter einer solchen Kapitalgesellschaft regelmäßig Gewinnausschüttungen gezahlt bekommen und angestellte Geschäftsführer gewöhnlich auch ein lohnsteuerpflichtiges Monatsgehalt beziehen.

Regeln bei der Privatentnahme

Privatentnahmen unterliegen gewissen Regeln. Insbesondere sind dabei folgende Dinge zu beachten:

• Eine Privatentnahme darf nicht mit den betrieblichen Prozessen und Abläufen vermischt werden. Sie gilt nicht als Betriebsausgabe. Folglich schmälert sie auch nicht den Gewinn.
• Entnahmen und Einlagen bleiben bei der Gewinnermittlung außen vor.
• Sachentnahmen sind zu versteuern. Hierunter fallen etwa die private Nutzung des Firmenautos und der Eigenverbrauch.

Eine der wichtigsten Regeln besagt, dass der Unternehmensgewinn durch eine Privatentnahme nicht geschmälert werden darf. Anderenfalls würde sich die Bemessungsgrundlage für die Steuern vermindern, welche ein Unternehmen an den Fiskus abführen muss. Die Steuerschuld hat gleich zu bleiben, sodass Gewinne unberührt bleiben müssen.

Eigenbeleg für jede Privatentnahme

Zur ordnungsgemäßen Buchführung gehört, dass jede Einnahme, Ausgabe und Entnahme entsprechend belegt wird. Wenn keine Rechnung oder Quittung existiert oder wenn eine Barentnahme vorgenommen wurde, muss für jede Privatentnahme ein entsprechender Eigenbeleg als Nachweis angefertigt werden.

Der Beleg muss folgende Informationen beinhalten:

• Datum
• Ort
• Name und Adresse des Empfängers
• Betrag der Barentnahme bzw. Wert der Warenentnahme
• Name und Unterschrift
• Privatentnahme als Verwendungszweck

Privatentnahmen belasten immer das Eigenkapital des Unternehmens. Sie sollten deshalb nie höher sein als der Unternehmensgewinn, weil es anderenfalls zu Liquiditätsengpässen und schlimmstenfalls zu einer Verschuldung kommen kann.

Privateentnahme buchen

Eine Privatentnahme wirkt sich zwar nicht auf den Gewinn aus, es schmälert aber das Eigenkapital und muss deshalb korrekt gebucht werden. Hierfür ist in der Buchhaltung ein Unterkonto als Privatkonto für Privatentnahmen und Privateinlagen einzurichten. Privatentnahmen werden hier als Soll gebucht.

Beachten Sie, dass es Privatkonten nur in der Finanzbuchhaltung von Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie z. B. der GbR gibt. Bei Unternehmen mit anderen Rechtsformen ist die buchhalterische Nutzung von Privatkonten nicht zulässig.

Verwechseln Sie nicht das für die Buchhaltung angelegte Privatkonto mit dem realen Girokonto.

Privatentnahme versteuern

Je nach Art der Privatentnahme gelten bei der Versteuerung unterschiedliche Vorgaben, insbesondere:

• Eine Barentnahme ist für das Unternehmen regelmäßig umsatzsteuerfrei. Weil dadurch aber das Privatvermögen des Unternehmers steigt, muss er hierauf Einkommenssteuern entrichten. Sprich: Sie müssen diese Privatentnahme in Ihrer Einkommenssteuererklärung angeben.
• Wenn Sie betriebliche Waren, Leistungen oder Gegenstände privat beanspruchen, fällt für diese Privatentnahme Umsatzsteuer an. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt, das Sie normalerweise für 1.190 Euro brutto verkauft hätten, privat entnehmen, müssen Sie die Umsatzsteuer von 190 Euro auch verbuchen und an das Finanzamt weitergeben.
• Unternehmer, die ihren Firmenwagen privat nutzen, verursachen durch diese Privatentnahme Kosten. Diese ergeben sich bei einem PKW aus den gefahrenen Kilometern – multipliziert mit den pro Kilometer anfallenden geschätzten Kosten.

Es ist nicht ganz einfach, für die jeweilige Privatentnahme die richtige Steuer zu ermitteln und zu verbuchen. Wenn Sie sich dabei unsicher sind, sollten Sie sich an Ihren Steuerberater wenden, um Schwierigkeiten bei der nächsten Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu vermeiden.

Sachentnahme: Privatentnahme von Waren als Eigenverbrauch

Eigenverbrauch bezeichnet in der Regel den privaten Anteil der Nutzung betrieblicher Wirtschaftsgüter (PKW, Telefon) oder die Entnahme von Wirtschaftsgütern (Waren) aus dem Betriebsvermögen, etwa wenn ein Fleischer Fleisch- und Wurstwaren zum Eigenverzehr entnimmt.

Für einige Betriebe, z. B. Metzgereien und Bäckereien, gibt das Bundesministerium für Finanzen jährlich eine Liste mit Pauschalbeträgen für den unentgeltlichen Eigenverbrauch heraus.

Wer etwas aus dem Betrieb mit nach Hause nimmt, muss im Übrigen wie folgt vorgehen: Entweder er kürzt die Ausgaben direkt vom Konto (Privatentnahme) oder rechnet es als Eigenverbrauch den Betriebseinnahmen zu.

In der Regel ist der private Kostenanteil bei Verbrauchsmaterial (Toilettenpapier, Tücher…) hierfür jedoch so gering, dass eine Erfassung unterbleibt. Eine private Mitbenutzung ist hingegen dann für die Umsatzsteuer unerheblich, wenn sie weniger als 10 % ausmacht.

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